— организует представление дипломатического корпуса президенту РФ;
— организует приглашение глав дипломатических представительств на мероприятия и церемонии государственного характера;
— издает сборник «Дипломатический корпус в Москве».
Протокольные службы существуют также в органах власти субъектов Российской Федерации. Так, например, в Свердловской области существуют управление протокола губернатора Свердловской области, отдел международного протокола в структуре Министерства международных и внешнеэкономических связей Свердловской области.
На уровне предприятия функции протокольной службы несколько иные. При ее формировании необходимо стремиться к тому, чтобы работники службы владели иностранными языками. При этом следует заметить, что протокольную службу должна иметь любая уважающая себя фирма, независимо от того, занимается она внешнеэкономической деятельностью или нет. Если предприятие небольшое, то протокольные функции должны быть вменены в обязанность одному из сотрудников.
Основными функциями протокольной службы предприятия являются:
— организация приемов иностранных делегаций и визитов в зарубежные страны;
— подготовка и проведение деловых приемов и презентаций;
— организация и обслуживание деловых переговоров;
— осуществление записи проходящих встреч и бесед, занесение их в досье (картотеку на фирму);
— подготовка предложений руководителю переговоров о подарках и сувенирах для вручения партнерам по завершении переговоров, встреч и бесед;
— подготовка и организация проведения других протокольных мероприятий (торжественных собраний, награждений, траурных мероприятий и т. д.);
— обеспечение персонала предприятия визитными карточками;
— организация и проведение занятий с персоналом предприятия по протокольным вопросам;
— получение приглашений на приемы и другие протокольные мероприятия и подготовка предложений по списку участников для утверждения руководством;
— подготовка поздравлений по случаю памятных дат и благодарственных писем иностранным партнерам по итогам визитов.
Хорошо организованная и четко работающая протокольная служба вносит существенный вклад в успешную коммерческую деятельность предприятия, она очень важное звено в деле создания и поддержания имиджа предприятия, повышения эффективности его деятельности.
Особенно важны в контактах с иностранными партнерами правильная организация приема иностранной делегации на Родине и визита вашей делегации за рубеж. Это важнейшие инструменты в осуществлении международных и внешнеэкономических связей. Основными протокольными мероприятиями при этом являются встречи и проводы, международные переговоры, приемы и презентации, подписание документов о сотрудничестве и др.
С точки зрения протокола самыми существенными моментами, определяющими уровень визита, являются цель визита и ранг главы делегации. В ходе организации приема иностранной делегации принимающей стороне важно соблюдать паритет с точки зрения ранга главы делегации и количества ее членов.
При подготовке к приезду иностранной делегации принимающая сторона составляет две программы. Одна программа общая — для гостей, включает основной перечень мероприятий визита с указанием даты, дня недели, времени и места его проведения. Каждый пункт общей программы работники протокольной службы хозяев согласовывают со своими коллегами за рубежом, после чего она утверждается руководителем принимающей делегации, переводится на язык, на котором говорят гости, и заранее направляется партнерам.
Вторая, более подробная программа, — для принимающей стороны, включает все организационные и технические детали: состав участников тех или иных процедур, ответственных за проведение мероприятий и их телефоны, порядок проведения церемоний и т. д. В ней детально и тщательно прописывается и прорабатывается каждый пункт общей программы. Фактически вторая программа является подробным сценарием приема иностранной делегации.
Если глава делегации гостей прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть для нее отдельную программу, которая может по большей части повторять общую программу для прибывшей делегации, но может иметь и отличия. И не забывайте при встрече про цветы для дамы (дам).
Подготовка и проведение международных переговоров. Переговоры как протокольные мероприятия имеют важнейшее значение для достижения успеха в международных контактах. В современной практике для достижения успеха в международных контактах разработаны различные переговорные технологии. Они включают такие разделы, как стратегия и тактика переговоров, философия переговорного процесса, способы достижения целей, психологические особенности переговоров, правила убеждения, жесты и манеры в ходе переговоров, критерии результативности и др.
Следует иметь в виду, что переговорный процесс в разных странах имеет свои национальные особенности. Так, например, в Швейцарии и Германии переговоры ведутся достаточно целенаправленно и сухо. Австрийцы не любят говорить «нет», они предпочитают сказать «да, но…»; по их мнению, «нет» или резкий отказ считается грубым актом. Финны и японцы считают, что они вносят большой вклад в переговоры своим культурно-ориентированным молчанием.
Существуют десять общих простых правил подготовки к переговорам.
1. Тщательно готовьтесь. Вы должны понять не только сущность сделки, но и активно изучить страну, культуру, идеологию, компанию партнеров, составить представление об участниках переговоров.
2. Знайте вашу пороговую черту.
3. Не предъявляйте ультиматумов вашему партнеру в отношении длительности переговоров.
4. Необходимо владеть ситуацией и контролировать ее.
5. Проявляйте уважение к культуре, идеологии, традициям, вере, стране вашего партнера.
6. Будьте гибкими.
7. Формируйте неформальные отношения с партнерами.
8. Исследуйте ваших партнеров.
9. Акцентируйте внимание партнеров на положительных моментах переговоров.
10. Сохраняйте хладнокровие в ходе переговоров.
В задачу протокольной службы при подготовке международных переговоров входит следующее:
— подготовка помещения для переговоров, включающая установку на столе флажков стран — участниц переговоров, сервировку стола напитками и стеклянной посудой, раскладку бумаги и авторучек, установку необходимой оргтехники и др.;
— подготовка списка участников переговоров и перечня вопросов для обсуждения;
— обеспечение участников переговоров визитными карточками;
— подготовка подарков, сувениров, буклетов и рекламной продукции;
— составление плана размещения участников за столом. Обычно на переговорах используется стандартная схема рассадки — «стенка на стенку». Руководители занимают места по центрам противоположных сторон стола. Далее слева и справа от них располагаются члены делегации в соответствии с их рангами;
— подготовка квалифицированных переводчиков.
Из всех основных факторов влияния на ход и результативность в международном общении — а это язык, культура, традиции, идеология, религия, иностранные законы, бюрократические традиции и организации, национальная валюта и др. — именно язык создает атмосферу переговоров и является наиболее важным. Вывод: знание языка партнера — это ваш важнейший дополнительный инструмент достижения цели.
Общеизвестно, что языком международного бизнеса является ломаный английский, изобилующий всевозможными акцентами, модуляциями и, несмотря ни на что, понятный всем участникам. В силу этого англоговорящие бизнесмены в большинстве случаев имеют определенные преимущества.
Степень владения английским языком обеих сторон оказывает существенное влияние на темп и успех переговоров. В каждой стране разговорный английский имеет свои особенности, и поэтому даже в общении высокообразованных людей могут возникнуть некоторые неувязки из-за несовпадений чисто языкового характера. Здесь будет уместным вспомнить высказывание Бернарда Шоу: «Англия и Америка — это две страны, разделенные общим языком».
Даже если противоположная сторона и знает английский язык, она может отказаться вести на нем переговоры, чтобы не давать тактического преимущества тем, для кого этот язык является родным. В этом случае есть только два варианта: вести переговоры на языке партнеров или общаться с помощью переводчика.
Согласие вести переговоры на языке противоположной стороны может быть чрезвычайно полезным для налаживания добрых взаимоотношений с партнером. Вместе с тем необходимо помнить о правиле: не следует вести переговоры на иностранном языке, которым вы недостаточно хорошо владеете. В противном случае все ваше внимание будет концентрироваться не на существе оговариваемой сделки, а на языке.
Разговор через переводчиков вносит существенные изменения в процесс переговоров: во-первых, увеличиваются расходы на их проведение; во-вторых, процесс деловых переговоров удлиняется; в-третьих, появляется дополнительный риск возникновения недоразумений между партнерами.
Существует две разновидности перевода: синхронный и последовательный. Синхронный перевод имеет высокую стоимость из-за необходимости использовать специальное оборудование и привлекать переводчиков высочайшей квалификации. Чаще всего такой перевод используется на крупных международных конференциях, когда в составе участников представители более двух стран.
На переговорах делегаций из двух стран обычно применяется последовательный перевод. В этом случае у членов каждой делегации, даже если они знают язык партнеров, появляется дополнительное время для обдумывания своих высказываний, что является несомненным преимуществом данного вида перевода.
Назовем семь основных правил по работе с переводчиками.
1. Делегация должна иметь по возможности своего переводчика.