Правовые последствия, которые несет неправильное оформление первичных документов
Яковлева Александра, бухгалтер Acsour
При неправильном оформлении первичных документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции.
Первичные документы.
Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ « Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
наименование документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.
Ответственность за неправильное оформление первичных документов.
Ответственность может возникнуть при:
грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
неуплате или неполной уплате налога (сбора);
неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.
Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ « Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика».
Таблица 1. Штрафные санкции.
| Вид правонарушения | Штраф | Основание |
| Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде) | 10000 руб. | п. 1 ст. 120 НК РФ |
| Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в течение более одного налогового периода) | 30000 руб. | п. 2 ст. 120 НК РФ |
| Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение налоговой базы | 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб. | п. 3 ст. 120 НК РФ |
| Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия) | 20% от неуплаченной суммы налога (сбора) | п. 1 ст. 122 НК РФ |
| Умышленная неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия) | 40% от неуплаченной суммы налога (сбора) | п. 3 ст. 122 НК РФ |
| Неуплата или неполная уплата налогоплательщиком сумм налога в результате применения в целях налогообложения в контролируемых сделках коммерческих и (или) финансовых условий, не сопоставимых с коммерческими и (или) финансовыми условиями сделок между лицами, не являющимися взаимозависимыми | 40% от неуплаченной суммы налога (сбора), но не менее 30000 руб. | п. 1 ст. 129.3 НК РФ |
| Невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов | 20% от суммы, подлежащей удержанию или перечислению | ст. 123 НК РФ |
| Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля | 200 руб. за каждый не предоставленный документ | п. 1 ст. 126 НК РФ |
| Отказ в предоставлении налоговому органу сведений, либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями, необходимых для осуществления налогового контроля | 10 000 руб. | п. 2 ст. 126 НК РФ |
| Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля | Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 300 руб. до 500 руб. | ст. 15.06 КоАП РФ |
| Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности*, а равно порядка и сроков хранения учетных документов | Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 2000 руб. до 3000 руб. | ст. 15.11 КоАП РФ |
* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)
Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».
В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».
Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.
Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.