Тонкости выбора?
Если говорить о конкретных условиях, то, желательно заранее уточнить, проводятся ли отдельные виды работ в рамках проекта со стороны поставщика по фиксированным ценам (fixed price) или они определяются в зависимости от потраченного времени и количества привлеченных к выполнению определенной задачи специалистов (принцип - time & material). От этого также будет зависеть конечная стоимость проекта.
Зачастую заказчик даже не задумывается над этим пунктом. По факту может случиться так, что над выполнением одной не самой сложной задачи в ходе проекта будут работать более 6 человек в течение месяца. В итоге заказчик рассчитывает на одну сумму, а ему выставят весьма солидный счет за оказанные услуги совсем на другую.
В случае с фиксированной ценой заказчик знает заранее, сколько будет стоить определенный этап работы без каких-либо изменений, и не важно - один или 10 человек его реализовывали (по сути, это проблема поставщика решения – обеспечить соответствие конечного продукта исходному техническому заданию). Безусловно, и в случае фиксированной цены возможно превышение бюджета проекта, но весьма редко оно превышает 10% от общей суммы, и относится, как правило, к дополнительному сопровождению, либо обучению персонала.
Что касается разработки технического задания (ТЗ), то и здесь могут быть свои нюансы, на которые имеет смысл обратить внимание:
1. Выполняет ли компания-поставщик WMS - системы эти работы самостоятельно на 100%, или предлагает взять на себя их часть сотрудникам компании-заказчика?
В зависимости от этого, стоимость и качество проекта также могут варьироваться. В любом случае, лучшим вариантом будет, если ТЗ разрабатывают специалисты со стороны поставщика решения, а согласование и утверждение производится на уровне комиссии, сформированной на стороне заказчика. Кроме того, наилучшим вариантом работы является поэтапное согласование процессов, и заключительная презентация в конце, когда все процессы уже согласованы, для ознакомления руководства с наиболее важными изменениями в процессах, а также потенциальными рисками проекта.
2. Что именно включается в ТЗ?
Иногда вместо ТЗ заказчику выдается стандартное функциональное описание системы, которое никак не связано с фактическими процессами на складе. Кроме того, структура технического задания и используемая поставщиком аннотация для описания бизнес-процессов тоже заслуживают внимания. Лучше сразу определить, насколько вы друг друга понимаете, и что конкретно будет включено в итоговый документ.
Лицензионная политика поставщиков WMS также заслуживает отдельного внимания. Важно знать, что как минимум, лицензии бывают разных видов: пользовательские, а также на инсталляцию (серверные / на ядро / на узел кластера, и т.п.). Именно на уровне рассмотрения коммерческого предложения чаще всего делается классическая ошибка - заказчик пытается сравнить лицензии разных видов.
Например, один поставщик предлагает серверную лицензию стоимостью, скажем, 500 тыс. рублей, со стоимостью лицензии на стационарный АРМ (автоматизированное рабочее место) – 20 тысяч рублей, а мобильный АРМ – 10 тысяч рублей. В итоге, один склад из 5 стационарных АРМов и 40 сотрудников, которые работают с радиотерминалами, обойдется по лицензированию в один миллион рублей.
Заказчик, в свою очередь, не рассмотрев, что лицензия выдается не на инсталляцию, а на конкретный объект автоматизации, через некоторое время подключает второй склад, который обходится ему еще в один миллион рублей, даже если он находится в ста метрах от основного комплекса, поскольку очередной склад является уже другим объектом автоматизации.
В том случае, если бы заказчик сразу приобрел серверную лицензию без ограничения числа рабочих мест, заплатив за нее даже 1, 5 миллиона рублей, то при автоматизации второго склада он бы сэкономил уже 500 тыс. рублей. Теперь попробуйте подсчитать, сколько бы смог сэкономить заказчик, если бы ему потребовалось автоматизировать и третий и четвертый склады. Сумма будет внушительной. Современные коммуникационные возможности позволяют довольно комфортно работать с сервером даже на существенном удалении в несколько сотен километров.
Кроме того, при выборе поставщика WMS решения, рекомендуется сразу уточнить, проводится ли обучение сотрудников компании-заказчика по работе с системой управления. Если такие услуги входят в перечень работ в рамках проекта, то нужно узнать, что входит в такой курс обучения, и сколько он длится. Оптимальным вариантом будет, если специализированный курс длится не менее 7 - 10 дней, и в него входит обучение не только ключевых пользователей системы, но и сотрудников, которые будут осуществлять сопровождение (администрирование WMS).
Что касается дальнейшей технической поддержки, то и здесь бывают свои тонкости. Для одного заказчика срок реагирования на его заявку в три часа является несущественным, а для другого – критичным. Наличие разных планов обслуживания, а также возможность самостоятельной поддержки системы на высокоинтенсивных складах также являются существенными критериями выбора поставщика, на которые не всегда обращают внимание на первых этапах. Это не смотря на то, что известны случаи, когда именно высокая стоимость дальнейшей технической поддержки (которая входит в общую стоимость владения) вынуждала компанию менять уже приобретенный продукт.