Следует учитывать, что все неотделимые улучшения, произведенные арендатором без согласия арендодателя (лучше письменного) возмещению не подлежат (ст.623 Гражданского Кодекса РФ).
На практике часто возникают трудности с отнесением проводимого ремонта к текущему или капитальному. Правильно определить характер проводимых ремонтных работ поможет раздел 3 Положения Госстроя СССР от 29.12.1973 года № 279 (скачать весь документ). Данный документ, несмотря на дату выпуска, является практически единственным действующим документом, дающим более или менее подробную характеристику текущего и капитального ремонта.(14)
6. Ответственность арендодателя на случаи возникновения спорных ситуаций вокруг объекта аренды с третьими лицами
На практике могут возникнуть ситуации, когда по причине недобросовестности арендодателя или по независящим от него и арендатора причинам, может быть утрачено право и возможность использовать арендуемый объект недвижимости. Такая ситуация возможна если в отношении арендуемого нежилого помещения будут предъявлены судебные претензии третьими лицами (арест, оспаривание договора аренды и т.п.). Видится целесообразным включение в договор аренды нежилого помещения ответственности арендодателя в виде штрафов и/или возмещения убытков за возможное введение в заблуждение арендатора относительно юридической чистоты нежилых помещений, передаваемых в аренду.
7. Акт приема-передачи
Акт приема-передачи арендуемого нежилого помещения является обязательной составной частью договора аренды. Подписанный обеими сторонами Акт приема-передачи подтверждает факт передачи объекта аренды в пользование арендатору с даты подписания данного акта. Аналогично, объект аренды считается возвращенным арендодателю с даты подписания Акта приема-передачи. Судебная практика подтверждает, что основанием для начала и окончания взимания арендной платы является не фактическая передача нежилого помещения, а именно дата подписанного сторонами Акта приема передачи (2).
Кроме того, во избежание спорных ситуаций с арендодателем необходимо достаточно подробно и, при необходимости, с приложением фото, описать в Акте приема-передачи состояние объекта аренды, его характеристики, потребность в ремонте. Целесообразно также указать значения и показания приборов учета коммунальных услуг.
Следует учитывать положения статьи 612 Гражданского Кодекса РФ: арендодатель отвечает за недостатки нежилого помещения, сданного в аренду. Но если недостатки сдаваемого в аренду нежилого помещения были оговорены договором аренды, и арендатору было о них известно, то ответственности за них арендодатель не несет.
8. Основания для досрочного расторжения договора аренды
В одностороннем порядке договор аренды нежилого помещения может быть расторгнут только в судебном порядке. Основания для досрочного расторжения установлены статьями 619 и 620 Гражданского Кодекса РФ. Но в договор аренды могут быть включены дополнительные основания для одностороннего расторжения договора. Причем целесообразно конкретно перечислить какие дополнительные существенные нарушения договора одной из сторон являются основанием для расторжения договора в одностороннем порядке другой стороной.
9. Ежемесячные акты оказанных услуг
Является целесообразным также включить в договор аренды обязанность ежемесячного представления арендодателем арендатору Акта оказанных услуг (Акта приема-сдачи услуг). В соответствии с разъяснениями налоговых органов (4) счет-фактура арендодателем на услуги аренды нежилого помещения составляется на основании первичного документа. В данном случае таким первичным документом является Акт оказанных услуг. Следует учесть, что данный Акт должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете». А именно: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
Отсутствие ежемесячного Акта оказанных услуг по аренде нежилого помещения, являющегося первичным документом, фактически подтверждающим, что услуга приобретена, может послужить основанием для отказа в применении налоговых вычетов по НДС (4), а также может привести к возникновению вопросов по подтверждению первичными документами расходов, в целях налогообложения прибыли.