Для того, чтобы грамотно и в полном объёме осуществить аудиторскую проверку расчётов с подотчётными лицами, необходимо предварительно составить план и программу проведения этой проверки. Для этого определяют круг вопросов, которые должны быть изучены и проанализированы в ходе проверки. При проверке расчетов с подотчётными лицами целесообразно использовать вопросник.
| № п\п | Вопрос | Информация или документ, который следу –ет запросить | Назначаемая аудиторскаяПроцедура | Но- мер вы – вода |
| 1. | Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утверждённый приказом по предприятию | Список лиц, кото- рым разрешено выдавать деньги на хоз. нужды | «Подотчёт 1.1.1» | 1 |
| 2. | Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчёт суммам | Журнал – ордер №7 | «Подотчёт 1.1.2» | 2 |
| 3. | Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников кв командировки | Письменные распоряжения руководителя | «Подотчёт 2.1.2» | 3 |
| 4. | Облагаются ли налогом на доходы физических лиц суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия | Приказх руководителя о возмещении | «Подотчёт 2.2.1» | 4 |
| 5. | Организован ли аналитический учёт командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения | «Подотчет 2.1.5» | 5 | |
| 6. | Организован ли аналитический учёт представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения | «Подотчёт 4.1.2» | 6 |
В случае отрицательных ответов по результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор может сделать выводы:
1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчёт, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение гл. 23 (ст. 217) и 24(ст. 238) НК РФ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются налогом на доходы физических лици единым социальным налогом.
5. В нарушение гл. 21 (ст.171), гл. 23 ( ст.217), 24 (ст.238) и 25 (ст.264) НК РФ для целей налогообложения учёт командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведётся.
6. В нарушение гл. 21 ( ст. 171) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей налогообложения учёт представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведётся.
При проверке расчётов с подотчётными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений. По результатам опроса у аудитора складывается определённое мнение о состоянии расчётов с подотчётными лицами на предприятии и оказывается сформированным план и программа проведения их проверки. Также намечается состав процедур аудиторской проверки.
1.4 Программа аудиторской проверки
1. Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчётности и регистров бухгалтерского учёта.
2. Аудит оформления первичных учётных документов по учёту расчётов с подотчётными лицами.
3. Установление объема и состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной материальностью и рабочим планом проверки.
4. Проверка правильности проведения инвентаризации расчётов с подотчётными лицами.
5. Проверка соответствия записей по выдаче, использованию и возврату подотчётных сумм данным журнала – ордера №7 или другого учётного регистра по счёту 71.
6. Установление фактов выдачи денежных средств под отчёт при наличии остатка неиспользованного предыдущего аванса и проверка своевременности возврата неиспользованных подотчётных сумм.
7. Проверка наличия приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчёт.
8. Проверка соблюдения сроков, на которые выдаются авансы на операционно – хозяйственные расходы.
9. Аудит правильности отнесения на себестоимость операционно – хозяйственных расходов из подотчётных сумм и оприходования приобретённых через подотчётных лиц материальных ценностей.
10. Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретённым материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчётных лиц.
11. Аудит правильности отнесения на себестоимость расходов по командировкам, в том числе ведение раздельного учёта произведённых затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов.
12. Аудит правомерности включения в совокупный доход работников для целей налогообложения сумм, превышающих расходы в пределах установленных норм (кроме сверхнормативных расходов по найму жилого помещения), а также расходов на личные нужды.
13. Проверка правильности расчётов с лицами, не работающими в организации, по служебным поездкам за счёт проверяемой организации.
14. Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование постельными принадлежностями.
15. Проверка правильности ведения раздельного учёта расходов с подотчётными лицами в валюте и параллельно в рублях.
16. Аудит правильности учёта курсовых разниц по расчётам с подотчётными лицами в иностранной валюте.
17. Проверка правомерности получения в банке валюты на командировочные расходы через уполномоченные организации, своевременности и полноты её оприходования и выдачи под отчёт.
18. Проверка своевременности и полноты возврата неизрасходованной валюты в кассу организации и её зачисления на текущий валютный счёт.
Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчётов с подотчетными лицами для аудитора служат:
· отсутствие на предприятии утверждённого приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчёт;
· несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчёт;
· отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы;
· несоблюдение установленных учётной политикой предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчёта о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных подотчётных сумм;
· задолженность подотчётных лиц, не погашенная в установленные сроки;
· списание просроченной задолженности подотчётных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;
· отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к отчётам;
· отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчёты;
· выдача денег под отчёт лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.
Ответственность за ведение учёта расчётов с подотчётными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.
1.5 Документы и формы отчётности, используемые при аудите
При проведении операций по расчётам с подотчётными лицами аудитор может получать необходимую информацию из следующих источников:
1. Типовые формы первичной учётной документации, используемые в расчётах с подотчётными лицами:
· авансовый отчёт;
· командировочное удостоверение;
· журнал учёта работников, выбывающих в командировки;
· журнал учёта работников, прибывающих в командировки;
· инвентаризационная опись по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами»;
2. Учетные регистры, используемые для отражения хозяйственных операций по учёту расчётов с подотчётными лицами, включая расчёты в иностранной валюте.
3. Прочие документы и учётные регистры:
· приказы на направление работников в командировки;
· первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению;
· приказ об установлении круга лиц операционные расходы;, которым предоставлено право получать деньги под отчёт на хозяйственно – операционные расходы;
· приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;
· договоры гражданско – правового характера с лицами, выезжающими в служебные поездки за счёт проверяемой организации;
· акты закупок материальных ценностей у физических лиц;
· контракты с иностранными партнёрами, договоры;
· письма – приглашения;
· учётная политика организации;
· Главная книга или иной обобщающий регистр бухгалтерского учёта.
1.6 Методика и основные этапы проведения аудиторской проверки
Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определённый набор контрольных процедур.
Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчётные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трёх дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчётных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчётного лица и.с учётом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу подотчётного лица. При установлении необоснованного списания задолженности с подотчетного лица без предоставления оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, подотчётные суммы, не удержанные из заработной платы подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников и облагаются единым социальным налогом.