Рассмотрим первый вариант поступления. После прибытия машины с грузом к месту выгрузки, водитель передает все имеющиеся у него документы контролеру-кассиру магазина. Именно контролеры-кассиры осуществляют приемку товара. Обычно передаются накладные на товар в трех или четырех экземплярах, иногда путевой лист, сертификаты и удостоверения качества. Последние привозятся только один раз, в первое поступление товара, далее данный товар поступает без них, до окончания срока действия сертификата или удостоверения. Также с товаром могут поступать счета-фактуры и протокол согласования цен.
После проверки правильности оформления накладной, а именно, соответствия указанного в накладной адреса, адресу магазина, начинается выгрузка товара. В магазине отсутствует специально отведенное место для приемки, поэтому товар выгружается непосредственно в торговый зал или сразу на склад. Во время выгрузки прослеживается целостность упаковок, затем проверяется соответствие наименования товара наименованию, указанному в накладных, если не нарушена упаковка, то сверяется только количество мест, если же есть повреждения, то может быть пересчет всех единиц товара. Когда же товар поступает без упаковки, то его полностью пересчитывают и осматривают. После окончание сверки количества и проверки качества товаров и не обнаружения никакого несоответствия контролер-кассир подписывает все экземпляры товарно-транспортных накладных, в которых указывается должность, фамилия и инициалы лица, принявшего товар, ставится его подпись, время и печать магазина. Первый экземпляр остается у грузополучателя, остальные отдаются водителю. Печать магазина ставится и на путевом листе водителя. Если имеются счета-фактуры и протоколы согласования цен, то они только подписываются и отправляются в главный офис в двух экземплярах для постановки печати, и затем один из экземпляров отправляется поставщику. При обнаружении недостачи по количеству или товара плохого качества, а также товара с истекшим сроком годности, составляется акт, в котором указывается наименование товара, количество недостачи или брака и причина. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается контролером-кассиром и водителем, ставится печать магазина и делается пометка в накладных. Далее товар отправляется на склад для хранения, а накладные передаются по факсу в бухгалтерию для формирования окончательной розничной цены на товар.
При поступлении товара со склада организации процесс приемки остается неизменным, только на накладных, кроме печати самого магазина, ставится и внутренняя печать.
Время приемки товара составляет от 15 минут до 2 часов. Все зависит от характера поступаемого товара, его количества, состояния, от количества машин, прибывших с грузом и количества покупателей в магазине. Наиболее быстро принимаются продовольственные товары, т.к. они поступают минимальными партиями в открытом виде и не требуют особо тщательного осмотра. Чуть больше по времени, примерно 30-40 минут занимает приемка напитков и алкогольной продукции. Не смотря на то, что эти товары всегда поступают в таре и их пересчет происходит по количеству мест, они являются достаточно тяжелыми и количество наименований и мест может доходить до 60. В этом случае большинство времени уходит на выгрузку и перенос товара к месту приемки. Максимальное время в процессе приемки товара занимают автопринадлежности. Это происходит из-за огромного ассортимента доставляемого товара и большого его количества, также некоторые из этих товаров являются достаточно габаритными, например, автомобильные масла или автопокрышки. Кроме этого это довольно дорогостоящий товар и он всегда полностью пересчитывается и осматривается, а количество наименовании в одной накладной может доходить до 100.
Продовольственные товары поступают в магазин раз в неделю или раз в полторы недели, напитки раз в 14-20 дней, табачные изделия каждые семь дней, алкогольная продукция каждые 14 дней, автотовары 1 раз в месяц, остальные промышленные товары и некоторые продовольственные товары по мере реализации заказываются и поступают. Далее в Таблице приведен график поступления товаров в определенный временной промежуток (за сентябрь месяц).
Таблица—График завоза товаров в магазин
| Дата и день недели | Поступление товара | |
| 1, среда | «Сантаимпакс»: салаты; «Морозпрдукт»: мороженое, пельмени; МЗБН: напитки; «Белавтомикс»: автопринадлежности; | |
| 2, четверг | «Белатмит»: мясная прдукция; ГМЗ №2: молочная продукция; «Первая логистическая компания»: пиво; | |
| 3, пятница | Хлебзавод №2: хлеб; «Леорпластик»: салаты; «Комунарка»: шоколад, конфеты; «Трайпл»: напитки; «Битергрупп»: пиво; | |
| 4, суббота | «Грызли»: семечки, орехи; | |
| 5, воскресенье | ||
| 6, понедельник | Хлебзавод №2: хлеб; «Бритишамерикантабак»: сигареты; «Речицапиво»: пиво; «Брестбакалея»: алкогольные напитки, сигареты; | |
| 7, вторник | «Табакинвест»: сигареты; «Кока-Кола»: напитки; «Владпродимпорт»: соки, макароны, кетчуп; | |
| 8, среда | ГМЗ №2: молочная продукция; «Слодыч»: кондитерские изделия; «Евролайт»: автопринадлежности; «Айтин»: сувениры; | |
| 9, четверг | «Белатмит»: мясная прдукция; Хлебзавод №2: хлеб; «Полгейтсистем»: пиво; «Добрада»: консервы, паштеты; | |
| 10, пятница | «Сантаимпакс»: салаты, сельдь; «Леорпластик»: салаты; «Дарида»: напитки; «Кастрол»: автолампы и масла; | |
| 11, суббота | ||
| 12, воскресенье | ||
| 13, понедельник | Хлебозавод №2: хлеб, сухари, сушки; «Бритишамерикантабак»: сигареты; «Бульбаш»: алкогольные напитки; «Поликом»: чай, кофе оливки, маслины; | |
| 14, вторник | ГМЗ №2: молочная продукция; «Трайпл»: напитки; «Мострагрупп»: шоколад, шоколадные конфеты; | |
| 15, среда | «Морозпрдукт»: мороженое, пицца; «Белатмит»: мясная прдукция; «ВРViska»: автомобильные масла; | |
| 16, четверг | «Сантаимпакс»: салаты; «Первая логистическая компания»: пиво; «Добрада»: консервы, паштеты, соки; «Амазис»: автотовары; | |
| Продолжение таблицы | ||
| 17, пятница | МЗБН: напитки; Хлебзавод №2: хлеб; «Леорпластик»: салаты; «Битергрупп»: пиво; «Брестбакалея»: алкогольные напитки, сигареты; | |
| 18, суббота | «Спартак»: шоколад, конфеты, вафли, печенье; | |
| 19, воскресенье | ||
| 20, понедельник | Хлебзавод №2: хлеб; «Коммунарка»: шоколад, конфеты; «Бритишамерикантабак»: сигареты; «Поликом»: жевательная резинка; | |
| 21, вторник | «Белатмит»: мясная продукция; ГМЗ №2: молочная продукция; «Речицапиво»: пиво; «Меггиплюс»: гигиенические товары; | |
| 22, среда | Хлебозавод №2: хлеб; «Леорпластик»: салаты; «Полгейтсистем»: пиво; «Кастрол»: автолампы и масла; | |
| 23, четверг | «Сантаимпакс»: салаты; «Брестбакалея»: алкогольные напитки, сигареты; «Табакинвест»: сигареты; «Полесье»: игрушки; | |
| 24, пятница | Хлебозавод №2: хлеб; «Кока-Кола»: напитки; | |
| 25, суббота | ||
| 26, воскресенье | ||
| 27, понедельник | «Белатмит»: мясная продукция; ГМЗ №2: молочная продукция; «Леорпластик»: салаты; «Бритишамерикантабак»: сигареты; «Добрада»: консервы, паштеты; «Дарида»: напитки; | |
| 28, вторник | Хлебозавод №2: хлеб; «Слодыч»: кондитерские изделия; «Поликом»: соки, кетчуп, майонез; | |
| 29, среда | «Сантаимпакс»: салаты, сельдь; «Первая логистическая компания»: пиво; «Белавтомикс»: автопринадлежности; «Трайпл»: напитки; «Бульбаш»: алкогольные напитки; | |
| 30, четверг | «Морозпрдукт»: пельмени; «Битергрупп»: пиво; «Кока-Кола»: напитки; «Спартак»: шоколад, конфеты, вафли, печенье; «Моннол»: автомобольные масла и принадлежности; | |
Примечание—Источник: собственная разработка.
2.3 Вывод
Как можно было заметить, процесс приемки товара в магазине, отличается от теоретического описания этого действия в достаточной степени. При приемке на торговом предприятии соблюдаются лишь основные правила. Обязательно проверяется товарно-транспортная накладная и производится количественная приемка. Т.к. магазин имеет небольшой ассортимент товаров, вследствие своей маленькой торговой площади, то сроки приемки по количеству и качеству соблюдаются всегда. Приемка всегда происходит в момент прибытия товара. Качественный осмотр товара происходит зачастую в процессе распаковки и предпродажной подготовки товара, и если возникают какие-то недочеты, работники магазина или торгового отдела стараются связаться напрямую с представителем поставщика и договориться о замене или выкупе некачественного товара. По качеству проверяются только скоропортящиеся товары и товары, поставщиком которых являются государственные предприятия, например ГМЗ №2, Брестбакалея и др., т.к. с ними достаточно сложно договориться об обмене или списании некачественного товара. Некоторые мелкие товары в большом количестве при приемке в торговом зале даже не пересчитываются. Это, в основном, автомобильные принадлежности. У контролеров-кассиров существует устная договоренность с поставщиками, и если далее будет обнаружена недостача или брак, работники просто звонят представителю компании и товар довозится в магазин. Это происходит для облегчения и ускорения процесса приемки товара, выгодного как для получателя, так и для поставщика. В магазине меньше машин, ожидающих приемки, а водитель тратит минимальное количества времени на доставку товаров. В вышеописанном случае время уходит только на заполнение сопроводительной документации, а это занимает 5-7 минут.