Представитель нужен при выявлении недостачи, несоответствии качества, маркировки товара, тары или упаковки установленным требованиям в случае необходимости составления двустороннего акта вызов представителя продавца является обязательным[4, с.2].
Если не вывялено фактов, указанных в предыдущем абзаце, то приемка товара, поставляемого без тары, в открытой или поврежденной таре, а также приемка товара по массе брутто и количеству мест, поставляемого в закрытой таре, производится: на складе покупателя – при доставке товара продавцом либо перевозчиком; на складе продавца – при вывозе товара покупателем или по его поручению третьим лицом; в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и грузовых мест, на складе перевозчика – при доставке и выдаче товара перевозчиком.
Лица, участвующие в приемке товаров, должны быть ознакомлены с условиями договора, а также всеми иными сопутствующими документами и сведениями, в которых имеется информация о количестве и (или) качестве проверяемых товаров[4, с.4]. То есть должен быть документ, где будет указано, что лицо (лица) принимавшие товар ознакомлены с соответствующими документами, перечислены основные реквизиты этих документов (полное наименование, номер, дата, другие сведения, если по перечисленным нельзя точно идентифицировать соответствующий документ). Приемка товаров по количеству и качеству проводится с использованием средств измерений, находящихся в исправном состоянии и прошедших в установленном законодательством порядке поверку[4, с.4]. Приемка товара по количеству различается как приемка товара по количеству мест и приемка товара по количеству товарных единиц. Отсюда разные требования к срокам приемки товара по количеству.
Товар, поставляемый продавцом без тары, в открытой или поврежденной таре, принимается покупателем по количеству в момент получения его от продавца или от перевозчика либо в момент вскрытия опломбированных и разгрузки неопломбированных транспортных средств и грузовых мест, но не позднее сроков, установленных для их разгрузки действующими на транспорте правилами или договором перевозки[4, с.5]. В таком порядке принимаются грузовые места по массе брутто и количеству мест в исправной закрытой таре.
Приемка товаров по количеству осуществляется на соответствие количества фактически полученного товара данным, указанным в договоре, транспортных, сопроводительных и иных документах (спецификациях, описях, упаковочных листах или ярлыках, кипных картах, маркировке на таре и упаковке) [4, с.5]. Приемка по количеству товаров, поставленных в закрытой таре, обеспечивающей их сохранность, осуществляется по массе брутто и (или) количеству грузовых мест на соответствие данным о массе брутто и количестве грузовых мест, указанным в договоре и (или) в транспортных и сопроводительных документах.
Товар в исправной закрытой таре по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом грузовом месте принимается покупателем одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящемуся товару – не позднее 24 часов с момента доставки груза продавцом либо при вывозе груза самим покупателем со склада продавца[4, с.16]. Приемка товаров по количеству товарных единиц проводится путем сплошного подсчета с полной выкладкой товара из тары (при необходимости и возможности из упаковки), его промера, взвешивания и (или) иного измерения количества в соответствии с требованиями, предъявляемыми к таким измерениям техническими нормативными правовыми актами[4, с.6]. Выборочная проверка количества товара при приемке товаров по количеству товарных единиц допускается только в случаях, когда это предусмотрено договором или актами законодательства[4, с.6].
Организация приемки товаров по количеству должна обеспечивать его сохранность[4, с.6]. В этих целях приемка одной партии товара производится непрерывно. При осуществлении приемки больших партий товаров либо по иным уважительным причинам допускается перерыв в приемке товаров при организации мер по контрольному обеспечению сохранности товаров и условий их приемки.
Недостача, обнаруженная при приемке, может быть двух видов: по количеству мест и по количеству товарных единиц.
В случае обнаружения в ходе приемки недостачи товара, несоответствия отдельных грузовых мест массе брутто, указанной в транспортных или сопроводительных документах, покупатель обязан: приостановить приемку; принять меры по обеспечению сохранности товара и предотвращению его смешения с иным товаром; вызвать для участия в приемке товара представителя продавца или иного представителя; оформить факт выявленной недостачи актом [ПРИЛОЖЕНИЕ Д], подписанным лицами, производившими приемку товара[4, с. 6].
Вызов представителя продавца осуществляется посредством направления последнему уведомления не позднее 24 часов, а в отношении скоропортящегося товара – безотлагательно после обнаружения несоответствия, если иные сроки не установлены договором[4, с.2]. Уведомление направляется по телеграфной, телетайпной, факсимильной либо иному средству срочной связи. В уведомлении о вызове представителя продавца указываются: наименование товара, дата его отгрузки (отпуска), номера транспортных и сопроводительных документов; количество недостающего товара и его стоимость, характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача в поврежденной таре и другие данные, подтверждающие недостачу); состояние пломб; основные недостатки, обнаруженные в товаре, количество товара ненадлежащего качества; время, на которое назначена совместная двусторонняя приемка товаров по количеству и качеству.
Положение регулирует отношения между продавцом (поставщиком) и покупателем (получателем) при приемке по количеству и качеству товаров, поставляемых по договорам купли-продажи (поставки, контрактации) или мены. Так указано в пункте 2 этого положения. Оно не регулирует порядок действий, когда в отношения вступает покупатель и перевозчик. Перевозчик, который заключил договор перевозки с поставщиком, а не с покупателем. В случае если перевозчик принял к перевозке груз в одном количестве, а доставил в меньшем (сейчас не разбираем ситуацию естественной убыли), и это видно из сопроводительных документов на груз, то один из вариантов: грузополучатель должен сделать запись в товарно-транспортной накладной и подтвердить ее подписью перевозчика. Правило по поводу отметки в товарно-транспортной накладной применяется, в частности при перевозке груза автомобильным транспортом и исходит из пункта 95 Правил автомобильных перевозок грузов, утвержденных постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 1 июля 2002 г. N 20. В этом случае, естественно, никакого представителя поставщика уже не требуется и отношения по компенсации недостачи возникают с перевозчиком.
Однако, если количество товара, указанное в сопроводительных документах перевозчика будет меньше, чем было определено соглашением поставщика и покупателя, то, покупатель обязан, приостановить приемку товара. Имеется ввиду, что он должен не начинать приемку по количеству товарных единиц и по качеству, ведь приемка по количеству товарных мест уже завершена – товар выгружен из автомобиля на склад. После этого – действия, предотвращающие смешения с остальным товаром и принятие мер по сохранности товара, затем вызов представителя.
Представитель поставщика в данном случае не поедет – есть накладная перевозчика, она доказывает правоту покупателя и поставщик сообщит, что ему нет надобности принимать участие в приемке. Однако при неявке представителя продавца по вызову покупателя в установленный срок, а также при неполучении ответа на вызов проверка количества и качества товаров производится с участием иного представителя[4, с.3]. В этом случае заключается по факсу дополнительное соглашение к договору поставки.
В случае обнаружения в ходе приемки недостачи товара по количеству товарных единиц об этом сообщается поставщику, по факсу заключается соглашение, о проведении проверки без представителя как со стороны поставщика, так и со стороны третьих лиц. Если поставщик сомневается, его представитель должен прибыть в место приемки товара не позднее следующего дня, если представитель продавца, находится в этом же населенном пункте, а по скоропортящемуся товару – не позднее 4 часов после получения уведомления о вызове, если в нем не указан иной срок явки. Иные продавцы обязаны не позднее следующего дня после получения уведомления о вызове сообщить покупателю по срочной связи, будет ли направлен представитель для участия в проверке количества и качества товара. Представитель продавца, находящегося вне пределов населенного пункта покупателя, обязан явиться по вызову покупателя не позднее трехдневного срока после получения уведомления о вызове, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен законодательством или договором[4, с.3].
Если представитель поставщика не является к назначенному времени, то необходимо проводить проверку с представителем третьего лица. Представитель продавца или иной представитель должен иметь подписанное руководителем (или заместителем руководителя) разовое удостоверение [ПРИЛОЖЕНИЕ А] или доверенность на право участия в приемке товаров[4, с.3]. В удостоверении (доверенности) на право участия в приемке товаров указываются: дата выдачи и его номер; фамилия, имя и отчество, место работы и должность лица, которому оно выдано; наименование покупателя; товар, приемка которого будет осуществляться. Удостоверение (доверенность) выдается на право участия в приемке конкретной партии товара. Выдача удостоверения (доверенности) на какой-либо период (декаду, месяц, квартал и другой) не допускается. Для приемки товара в выходные или праздничные дни удостоверение может быть выдано в последний предвыходной или предпраздничный день на каждый день в отдельности без указания конкретной партии товара. Удостоверение, которое содержит недостоверные сведения или выдано с нарушением требований Положения, является недействительным.