По содержанию хозяйственных операций выделяют:
- документы по учету материальных ценностей (накладные, акты и др.);
-документы по движению денежных средств (чек, платежные поручения,
объявления на взнос наличными и т. д.);
- документы по учету расчетов, например, с контрагентами (счета – фак-
туры, договора и т. д.).
Документы также различаются по срокам хранения. Существуют различные сроки хранения документации. Предприятие должно обеспечить сохранность документации в соответствии с предписанными им сроками.
Для бухгалтерского учета особенно актуально подразделение документов на три основных группы:
1) . Первичные учетные документы.
2) . Регистры бухгалтерского учета.
3). Отчетность.
Первичные учетные документы — это документы, которые фиксируют факты хозяйственной деятельности.
Регистры бухгалтерского учета создаются на основе первичных учетных документов и служат для накопления информации и се систематизации с целью отражения на счетах бухгалтерского учета. На основе первичных документов составляются сводные учетные документы (регистры): карточки, ведомости, журналы. Так на основе банковских выписок и платежных документов составляется журнал – книга доходов и расходов, на основе приходно-расходных документов составляется кассовая книга. Эти регистры бухгалтерского учета ведутся в хронологической последовательности.
Бухгалтерская отчетность представляет собой документы, отражающие систему данных об имущественном и финансовом состоянии предприятия и результатах его деятельности. Такие документы составляются на основе данных бухучета по установленным формам.
На каждой стадии документирования документы не однородны. Они отличаются объемом учетных работ и зависят от размера предприятия и количества хозяйственных операций.
3.5 Хранение документов
Ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности предприятия завершается обеспечением сохранности документов, которые подлежат хранению, в соответствии с правилами хранения управленческой и бухгалтерской документации. Существуют нормативные акты, регламентирующие порядок и сроки хранения — Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденное Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105), Закон о бухгалтерском учете, Налоговый кодекс РФ, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный Росархивом от б октября 2000 г.).
В соответствии со статьей 17 Закона о бухгалтерском учете предприятия и организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры учета и отчетность в течение сроков, устанавливаемых по правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. В связи с этим на предприятии выделено помещение под хранение документов и назначен сотрудник предприятия, отвечающий за сохранность архива. Ответственность за организацию архива на предприятии несет руководитель.
Положением о документах и документообороте установлен порядок подготовки документов для хранения и сдачи в архив. До сдачи в архив документы хранятся в бухгалтерии в специальных закрывающихся металлических шкафах, где обеспечена их сохранность. За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, их подготовку к сдаче в архив и сдачу в архив несет ответственность главный бухгалтер. Документы обычно переплетаются, подшиваются в папки в хронологическом порядке во избежание утери. В папках документы подшиваются по предметному признаку, например, папка по кассовым документам, авансовые отчеты, переписка, земельный налог, транспортный и т.д. Подготовка документов для сдачи в архив завершается составлением справки (описи) для архива. Выдача документов из архива производится по распоряжению главного бухгалтера.
Сроки хранения управленческой и бухгалтерской документации установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения документов, которые были закончены делопроизводством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 года.
Особое внимание следует уделять хранению документов, связанных с начислением заработной платы на предприятии. Срок хранения лицевых счетов сотрудников определяется по формуле;
75-Л(лет), где Л — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.
Расчстно-платежныс ведомости на выдачу заработной платы хранятся в течение 5 лет. Если на предприятии не ведутся лицевые счета сотрудников — 75 лет.
Лицевые счета лиц, получавших пенсии или государственные пособия, хранятся в течение 5 лет с момента прекращения выплат.
В случае прекращения деятельности предприятия документы, связанные с заработной платой сотрудников, подлежат сдаче в государственный архив.
Налоговый кодекс содержит указания по хранению данных бухгалтерского учета. Так, согласно статье 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщик обязан в течение 5 лет обеспечить сохранность данных бухгалтерского учета в других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные (удержанные) налоги. Согласно п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета предприятие обязано хранить бухгалтерскую документацию не мене пяти лет.
Налоговый кодекс не устанавливает срока хранения для документов, не относящихся к первичным. Вместе с тем налоговики настаивают, чтобы журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты, как и первичные документы, хранились пять лет (письмо УФНС России от 12.01.2007 №22-12/1144).
Документы, срок которых определен «Постоянно», подлежат государственному хранению в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде.
Документы, срок которых определен «До истечения срока надобности», хранятся в течение периода, установленного по усмотрению организации. Это связано с тем, что указанные документы имеют практическое значение лишь для деятельности предприятия.
Организации, документы которых не подлежат приему в государственный архив, уничтожают те документы, по которым истек срок хранения или отпала необходимость. Уничтожение документов оформляется актом за подписью руководителя предприятия.
Нарушение сроков хранения, а также порядка уничтожения документов влечет за собой уголовную и административную ответственность, установленную законодательством Российской федерации, в том числе за нарушение законодательства об архивном фонде РФ.
И так, характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций. Это требование закреплено в Федеральном законе « О Бухгалтерском учете» основанием для любой записи в регистрах бухгалтерского учета являются надлежаще оформленные первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть подтверждены соответствующими оправдательными документами.
4. Учет труда и заработной платы.
4.1 Задачи учета
Основные задачи бухгалтерии ООО «Крона» в области учета труда и заработной платы сводятся к правильному и своевременному расчету с персоналом по начислению заработной платы, премий, пособий, расчету сумм к удержанию и выплате, к расчету сумм отчислений в Пенсионный фонд, органам социального и медицинского страхования и обеспечения. С этой целью на предприятии разработано штатное расписание с указанием категорий работающих (руководитель, специалисты и рабочие), и размер окладов. Учет личного состава в ООО «Крона» производится бухгалтером.
4.2. Первичные и расчетные документы
Первичными документами, по учету численности персонала и его движению являются приказы директора о приеме на работу, увольнении, и предоставлении отпусков. На каждого сотрудника открывается карточка по учету кадров, а бухгалтерия открывает карточку - лицевой счет на каждого работника для расчета ежемесячного и совокупного дохода и сумм к удержанию налогов и пр.
В ООО «Крона» система оплаты труда - оклады.
Почти все сотрудники ООО «Крона» заработную плату получают по пластиковым картам.
ООО «Крона» своим поручением перечисляет заработную плату сотрудников на счет банка и одновременно предоставляет в банк заявку (Заработная плата, согласно списку) на пополнение счетов банковских карт для сотрудников.
Комиссия за расчетно-кассовое обслуживание составляет 0,5% от суммы пополнения картсчетов (Согласно Генеральному соглашению между банком и предприятием). Эти услуги оплачиваются одновременно с пополнением картсчетов.
Бухгалтерия производит не только начисление заработной платы, но и удержания и вычеты из нее. Но удержания не могут превышать 50% заработка работника.
4.3 Виды удержаний из заработной платы работников
Удержания подразделяются на различные виды, в пользу кого они производятся:
в пользу бюджета (например, суммы налога на доходы физических лиц, штрафы за нарушения налогового административного законодательства);
в пользу организации, в которой работает работник (например, невозвращенные подотчетные суммы, ранее начисленные отпускные за неотработанные дни оплачиваемого отпуска);
в пользу третьих лиц (например, алименты, суммы по возмещению причиненного вреда кому-либо, долго кредиту, взносы.) Далее удержания подразделяются на инициативные, то есть по заявлению самого работника или организации.