Условия применения централизованного подхода к организации информационной системы: существует необходимость полного контроля; в информационной системе используются дорогие ресурсы либо использование ресурсов ограничено; различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности, используются похожие операции; имеет место монолитная организация с централизованным автократическим подходом к управлению; централизация является жизненной необходимостью.
К инструментам информационного обслуживания относятся универсальные (не предназначенные специально для управления) инструменты автоматизации библиотечной деятельности (библиотечные информационные системы), справочно-правовые базы данных (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс), другие средства доступа к информационным ресурсам.
Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) - системы планирования ресурсов для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек. АБИС обычно состоит из реляционной базы данных, программного обеспечения, которое взаимодействует с базой данных, и двух графических пользовательских интерфейсов (один для читателей, второй для персонала).
Библиотечная технология применяется в процессе реинжениринга собственной организации и исследований, направленных во вне, например, на исследование технологий. В результате неё деловая информация, полученная в процессе информационного обслуживания преобразуется человеком на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями в отчеты, доклады с предложениями для выработки и принятия соответствующих управленческих решений в различных формах представления – в виде текста, графики, табличных данных, изображений. Процессы библиотечной деятельности - это работа с фондом (комплектование новыми поступлениями), работы с пользователями информации (выдачи и возврата), функции каталогизатора (библиографа - работы с библиографическими описаниями изданий и статей), функции подготовки отчетности (отчетов о деятельности библиотеки).
Примеры автоматизированных библиотечных систем – Ирбис, Руслан, 1С: Библиотека ВУЗа.
Справочно-правовые базы данных используются чаще всего специалистами юридических подразделений, обладают развитой поисковой системой и позволяют вести правовое обеспечение деятельности организации.
Информационное обслуживание связано с использованием электронных информационных ресурсов. Информационные ресурсы — информация (сведения, знания, программы, методики и т.п.), зафиксированная на материальном носителе, предназначенная для автоматизированной обработки и предоставляемая другим людям на коммерческой или некоммерческой основе. Внешняя информация в едином мировом экономическом пространстве образует мировые информационные ресурсы. Мировые информационные ресурсы формируются и поддерживаются информационными агентствами, информационными центрами, информационными корпорациями. Это открытые информационные ресурсы интернета и платные профессиональные базы данных, такие как Lexis-Nexis и Questel-Orbit.
Приведем наиболее яркие примеры открытых информационных баз, ориентированные на массового пользователя.
Http://ru.wikipedia.org – свободная интернет-энциклопедия.
Http://forum.ru-board.com – архив комментариев экспертов и дискуссий по всем отраслям компьютерных знаний.
Http://natahouse.ru – обширнейшая электронная библиотека.
Http://Ixbt.com – информационная база со статьями - описанием компьютерного оборудования и современных технических стандартов.
Http://www.viruslist.ru - обширная вирусная энциклопедия, новости, обзоры и статьи об угрозах и информационной безопасности, а также заметки ведущих вирусных аналитиков Лаборатории Касперского.
Средства доступа к информационным ресурсам в телекоммуникационных сетях (в том числе и мировых) тоже являются универсальными, это многочисленные и разнообразные коммуникационные технические и программные средства.
Управление организацией в целом и создание корпоративных информационных систем в настоящее время опираются на различные специализированные информационные технологии, специфичные для сферы приложения управления. В отличие от прикладного программного обеспечения вычислительной техники специальное программное обеспечение менеджера это Business Intelligence (BI) - инструменты, используемые для преобразования, хранения, анализа, моделирования, доставки и трассировки информации в ходе работы над задачами, связанными с принятием решений на основе фактических данных. BI-технологии позволяют анализировать большие объёмы информации, заостряя внимание пользователей лишь на ключевых факторах эффективности, моделируя исход различных вариантов действий, отслеживая результаты принятия тех или иных решений. Выделяют следующие группы программного обеспечения, созданного для помощи менеджеру в анализе информации о своей компании и её окружении: управления ресурсами, документооборотом, корпоративными знаниями, деловыми процессами.
Средства управления ресурсами реализованы в рамках интегрированных программных пакетов и бизнес-приложений технологических платформ управления предприятием, главная задача которых – планирование и учет. Для личного планирования и учета используются организаторы работ.
Организаторы работ – это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или её подразделений. К пакетам данного типа относятся: Time Line, MS Project, SuperProject, Lotus Organizer.
Бизнес-приложения имеют то же назначение, но ориентированы на коллективное использование и основываются на технологической платформе. Технологические платформы – специализированный framework - фундамент построения и среда исполнения, в котором функционирует бизнес-приложение. Совершенствование данного класса технологий направлено на обеспечение автоматизированного формирования модели предметной области и погружения ее в стандартную инструментальную среду. Бизнес-приложения являются самостоятельными сущностями и могут выступать в качестве отдельных программных продуктов, но полностью опираются на технологии платформы. Платформа содержит инструментарий, необходимый для разработки, администрирования и поддержки бизнес-приложений. Примеры технологических платформ – SAP R/3, Oracle Applications, MS Business solutions Axapta и Navision, 1С:Предприятие, Альфа и др.
Средства электронного документооборота автоматизируют процессы создания, преобразования и передачи документов. Категории технологий (с примерами наиболее известных поставщиков продуктов в каждом классе):
· электронные системы управления документооборотом (ЭСУД), ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, Hummingbird PC DOCS;
· корпоративные ЭСУД (Enterprise-centric EDM): Lotus Domino, Opent Text LiveLink;
· системы управления информацией или порталы (Information Management): Excalibur, Oracle Context, Lotus Notes и K-station;
· системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus Domino Workflow, StaffWare.
В крупных организациях в целях быстрого и адекватного реагирования на различные воздействия необходимо поддерживать на высоком уровне корпоративные знания (знания организации) - многообразную информацию об основных бизнес-процессах организации.
Средства управления корпоративными знаниями позволяют создать автоматизированную справочную систему с единым информационным пространством - телекоммуникационную среду, в которой знания одного работника становятся достоянием всех сотрудников благодаря функциям «представления информации», «публикации информации», «потребления информации». В телекоммуникациях выделяют три уровня реализации: аппаратный, программный и информационный. На информационном уровне системы управления корпоративными знаниями выделяют три подуровня: язык представления, модели представления, фактические знания.
Язык представления корпоративных знаний зависит от конкретной предметной области и решает задачу унификации представления знаний, однозначного их толкования, разбиения процессов обработки знаний на процедуры, допускающие автоматизацию. Это графический язык, состоящий из условных обозначений элементов для моделей в виде сетевых графиков, цепочек создания добавленной стоимости, событийных цепочек (eEPC), диаграмм структурного анализа (IDEF0, IDEF3), объектов универсального языка моделирования (UML) или дружелюбного русского алгоритмического языка (ДРАКОН). В настоящее время достаточно программных инструментальных средств, с помощью которых можно строить функциональные, информационные, стоимостные и имитационные модели бизнес-процессов, системы управления и системы качества предприятия. MS Visio - для создания диаграмм и наглядного представления данных; BPwin, Designer/2000 – для структурного анализа и проектирования; ARIS, ReThink - моделирования и проектирования бизнес-процессов.
Модели представления знаний определяют специфику деятельности организации. Знания этого уровня являются метаданными, описывающими первичные данные.
Фактические знания отображают конкретные предметные области и являются первичными данными.
Средства автоматизации деловых процессов близки к классу систем управления потоками работ, но ориентированы на бизнес-процессы: позволяют поддерживать на высоком уровне многообразную информацию об основных бизнес-процессах организации, объединяют в своем составе встроенные средства моделирования (инструменты графического языка создания моделей корпоративных знаний в одной из известных методологий, примеры рассмотрены в лекции 6) и механизмы исполнения бизнес-процессов. Они применяются в целях быстрого и адекватного реагирования на множество всевозможных событий и ситуаций, возникающих в деятельности компании (бесплатные, например - Runa WFE и платные, например Unify NXJ).