Автоматизация управления предприятий туризма (стр. 1 из 3)

Содержание:

Введение…………………………………………………………………….3

1. Теоретическая часть…………………………………………………….4

Система автоматизации гостиничного бизнеса «КредОтель 2.0»…......4

Программа Servio……………………………………………………………10

Система "UCS-Shelter"………………………………………………………14

2. Практическая часть………………………………………………….......19

Заключение……………………………………………………….…………21

Список используемой литературы…………………………….………….22

Введение

В современных условиях автоматизация гостиниц - неотъемлемая часть успешного развития гостиничного бизнеса. Возрастающие с каждым днем требования клиентов и ужесточение конкурентной борьбы требуют от отеля способности быстро реагировать на все изменения рыночной конъюнктуры. Эти факторы диктуют высочайшие требования к автоматизации компаний индустрии гостеприимства.

Главная цель автоматизации гостиниц - создание комплексной системы, объединяющей все основные процессы: бронирование, расчеты с гостями, агентами, туроператорами, учет результатов хозяйственной деятельности компаний гостиничного сектора и др.

Комплексная автоматизация гостиниц и гостиничных сетей позволяет решить следующие задачи:

• повысить прозрачность и оперативность управления гостиничным комплексом;
• организовать параллельное ведение бухгалтерского, управленческого и налогового учета в одной информационной системе без дополнительных трудозатрат;
• вести учет по международным стандартам (GAAP, IAS);
• формировать план-фактную отчетность в разрезе подразделения (USALI);
• организовать эффективное управление в крупной гостиничной сети, состоящей из нескольких отелей.

Теоретическая часть

Система автоматизации гостиничного бизнеса «КредОтель 2.0»

Система «КредОтель 2.0» предназначена для автоматизации учета и управления гостиниц, домов отдыха, пансионатов, санаториев и т.д. Позволяет вести учет состояния номерного фонда в разрезе номеров и мест, управлять взаимоотношениями с гостями и контрагентами, регулировать загрузку номеров, анализировать и планировать денежные потоки.

Основные функции системы:

Автоматизация работы службы размещения

• Прием и регистрация гостей;
• Поиск и подбор подходящих номеров на основании заранее оформленных заявок и с учетом пожеланий гостей
• Поселение, продление, выселение (досрочное, плановое), переселение гостей;
• Обеспечение равномерной загрузки номерного фонда гостиницы;
• Учет дополнительных услуг предоставляемых гостям во время проживания;
• Прием наличных платежей за предоставленные услуги с оформлением необходимых документов, работа с ККМ;
• Оформление возвратов, при досрочном выезде;
• Работа с группами и групповыми счетами;
• Анализ состояний счетов проживающих гостей.

Автоматизация работы службы бронирования

• Прием и оформление заявок на бронирование от частных лиц и организаций;
• Планирование загрузки номерного фонда;
• Ведение статистики загрузки номеров, выявление наиболее и наименее успешных дат, периодов;
• Отслеживание наличия оплат, ранее принятых заявок;
• Ведение базы данных клиентов гостиницы – сторонних организаций, туристических агентств, частных клиентов;
• Оформление договоров с клиентами;
• Работа с постоянными клиентами (система поощрения, различные программы обслуживания);
• Формирование тарифов и тарифного расписания.

Автоматизация работы этажной службы

• Составление планов уборок номеров, оперативное внесение данных об изменении статуса номера (убран/не убран);
• Учет услуг мини-баров, составление листов расхода, начисление полученных услуг на счета проживающих гостей;
• Анализ состояния имущества в номерах. Оперативный ввод данных о порче имущества, с возможностью начисления суммы причиненного ущерба на счета гостей, виновных в порче;
• Сбор произвольной информации о состоянии номеров, для дальнейшего анализа.

Автоматизация работы бухгалтерии и финансовой службы

• Оформление необходимой документации при работе с контрагентами;
• Ведение взаиморасчетов, анализ задолженности;
• Учет и планирование платежей;
• Анализ финансового состояния;
• Формирование стоимости проживания, бронирования и дополнительных услуг.

Получение оперативной информации о деятельности гостиницы

• Состояние номерного фонда;
• Предстоящие заезды и выезды;
• Проживающие гости;
• История проживания гостей за выбранный период;
• Текущая загрузка;
• Загрузка за период;
• Планируемая загрузка;
• Состояние счетов гостей;
• Взаиморасчеты с клиентами, анализ дебиторской задолженности;
• Динамика загрузки номерного фонда;
• Предоставленные услуги;
• Финансовые итоги работы в разрезе услуг, номеров, гостей, организаций;
• Взаимоотношения с контрагентами;
• Категории гостей;

Основные особенности системы

• Использование принципа «расчетный час» при определении количества дней проживания;
• Автоматический расчет полной стоимости проживания гостя при его поселении;
• Автоматический подбор наиболее подходящих номеров для каждого конкретного размещения;
• Учет номерного фонда по номерам и местам;
• Возможность поселения на дополнительное место;
• Бронирование как номеров, так и категорий;
• Разделение оплаты за услуги между гостем и контрагентом в любых соотношениях;
• Возможность разделения номерного фонда гостиницы на несколько частей, с последующим пропорциональным расселением гостей и распределением выручки;
• Возможность работы с компонентой Web – Расширение, для настройки системы удаленного бронирования;
• Взаимодействие со смежными системами (бухгалтерия, общепит, тарификационные системы, электронные замки);
• Возможность гибкой настройки системы под бизнес — процессы конкретного гостинично — санаторного объекта;
• Поддержка работы с различными моделями фискальных регистраторов.

Взаимодействие со смежными системами

Бухгалтерия

Экспорт сводных данных о хозяйственных операциях гостиницы в программу 1С: Бухгалтерия с требуемой периодичностью. Импорт данных о платежах контрагентов из бухгалтерии.

Тарификационная система

Автоматическое начисление стоимости телефонных переговоров из номеров на счета гостей, на основании данных, полученных из тарификационных систем. Тарификационная система по умолчанию — «Барсум». Возможность настройки обмена практически с любой другой системой.

Замковые системы

Автоматическая передача информации о поселяющемся госте и параметрах его размещения (номер, срок проживания) в замковую систему для дальнейшего переноса данных на электронный ключ.

Ресторанные системы

Взаимодействие с ресторанными системами Ресторан. Начисление стоимости услуг, предоставляемых окологостиничными заведениями (рестораны, развлекательные центры и т.д.) на счета гостей, проживающих в гостинице.

Типовая схема функционирования

Программа Servio В современном мире гостиничное дело развивается такими темпами, что первостепенной задачей по управлению отелем становятся высокий сервис в гостиничном бизнесе: качественные гостиничные услуги и грамотный гостиничный менеджмент. Гостиничные услуги, предъявляют все больше требований к управлению отелем. Комплексная автоматизация гостиниц, включающая в себя автоматизацию процессов бронирования, расчетов с гостями, агентами, туроператорами и хозяйственной деятельности становятся все более актуальными для предприятий гостиничной индустрии. Современные системы автоматизации гостиниц (pms системы для гостиниц) включают в себя множество функций, среди которых:

• автоматизация баров и ресторанов;
• автоматизация систем управления гостиницей pms (property management system);
• системы онлайн бронирования гостиниц;
• система безопасности гостиницы;
• системы контроля доступа для гостиниц;
• система управления персоналом гостиницы.

При очевидной необходимости использования решений в области автоматизаций гостиниц и ресторанов, на рынке существует лишь несколько решений, которые способны удовлетворить всем требованиям заказчика. Идеальная программа для гостиниц (АСУ) должна учитывать особенности управления гостиницей, включая в себя не только управление взаимоотношениями с клиентами, но и особенности управления персоналом отеля и управление гостиничным хозяйством. Автоматизированная система управления отелем SERVIO обеспечивает взаимосвязанную работу всех служб гостиницы для организации комплексного обслуживания и учета пожеланий каждого клиента, а также четко разграничивает функции сотрудников посредством строго индивидуального доступа к системе. При интеграции с другими системами, например, системой управления рестораном или бухгалтерской программой, информационная система гостиницы SERVIO выступает центральным элементом, аккумулируя все потоки данных и управляя всеми процессами.

Основные возможности системы: Номерной фонд

• выставление счетов клиентам, резервирование, бронирование номеров и интернет-продажи;
• планирование заездов с учетом текущей и перспективной загрузки;
• планирование проведения семинаров, встреч, конференций;
• поэтажный план отеля;
• работа с "шахматкой" (сводной таблицей заселения этажа) деятельности отеля за любой промежуток времени.

Клиенты

• работа с клиентами: поселение, корректировка, переселение, продление;
• ведение "черного" и "белого" (VIP) списков гостей;
• регистрация российских и иностранных граждан;
• выселение гостей с возможностью выставления счетов по любому виду оплаты и т.д.

Персонал

• разграничение прав доступа;
• формирование нарядов горничным, постановка/снятие с ремонта;
• учет рабочего времени;
• журнал действий пользователя;
• назначение новых задач и рабочих мест.

Документооборот

• формирование любых сводок и отчетов по различным показателям;
• единая система расчетов через фискальный регистратор;
• работа по технологии внутреннего кредита/депозита.

Преимущества

• Благодаря оптимальному распределению загрузки исключается неравномерный износ номерного фонда;
• Эффективность системы управления гостиничным предприятием за счет удаленного доступа;
• Система управления взаимоотношениями с клиентами: детальная карта гостя и расширенный поиск для удобства управления клиентской базой;
• Система подсказок облегчает использование системы и уменьшает количество возможных ошибок;
• Защита от критически опасных действий исключает «человеческий фактор»;
• Программа управления отелем работает непрерывно при проведении ночного аудита;
• Запись всех событий в системе для лучшего контроля персонала;
• Возможность быстрого изменения тарифов благодаря гибкой установке сезонов;
• Интеграция с другими системами обеспечивает комплексность автоматизации, единую систему расчетов и отчетов.

Система "UCS-Shelter"