Проверка транспортных средств
Данная процедура проходит в общем бизнес-процессе магазина при поступлении товара от поставщика до начала выгрузки товара из транспортного средства.
Поступление товара от поставщика:
1. Транспортное средство прибывает в зону разгрузки. Представитель поставщика (перевозчика) передает приходные документы (товарно-транспортную накладную) сотруднику магазина, работающему в зоне
приёмщики.
2. Сотрудник магазина, работающий в зоне приёмщики, проверяет приходные документы (товарно-транспортную накладную) на соответствие стандартам заполнения.
3. В случае если документы соответствуют установленным стандартам, то сотрудник службы контроля в присутствии представителя поставщика (перевозчика) сверяет соответствие номеров пломб с номерами, указанными в сопроводительных документах. Проверяет состояние пломб на отсутствие признаков нарушения целостности.
В случае выявления характерных признаков нарушения целостности пломбы, производится фотосъемка поврежденной пломбы, составляется акт по факту нарушения, производится тщательная проверка поставки на предмет недостачи/пересорта.
4. Если транспортное средство представляет собой тентованный фургон, то контролёр проверяет фургон транспортного средства на предмет выявления незакрепленных участков тента, в целях исключения возможности хищения ТМЦ посредством таких участков.
5. Наблюдает за характером общения сотрудников магазина с представителями поставщика (перевозчика) в целях выявления возможного сговора.
6. По окончанию выгрузки товара необходимо проверить фургон транспортного средства на предмет отсутствия неучтённого товара.
7. Пломба сохраняется до окончания процедуры приёмки товара и оформления приходных (сопроводительных) документов.
8. Данные о поставке фиксируются контролёром в - Журнале учёта поставок.
Отгрузка товара в другой Магазин сети «Посуда-Центр»:
1. Сотрудник службы контроля осуществляет контроль над отгрузкой товара в фургон транспортного средства, наблюдает за характером общения сотрудников магазина с представителями поставщика (перевозчика).
2. Проверяет правильность заполнения сопроводительных документов, наличие соответствующих печатей, подписей.
3. По окончании отгрузки, сотрудник службы контроля пломбирует фургон транспортного средства с обязательным фиксированием номера пломбы в сопроводительных документах.
4. В случае если транспортное средство представляет собой тентованный фургон, то контролёр проверяет фургон на предмет незакреплённых участков тента.
5. Данные об отгрузке фиксируются сотрудником службы контроля в Журнале учета поставок с надписью в соответствующей графе «Возврат».
Характерные злоупотребления со стороны экспедиторов с пломбировочными устройствами:
1. Замена пломбы, исправление номера пломбы в сопроводительных документах.
2. На ниже представленных фотографиях показаны возможные манипуляции с номерной пломбой:
а) пломба в первоначальном виде, целостность не нарушена;
б) производится разрез у основания блокировочного кольца пломбы;
в) укороченный остаток пломбы вводится в блокировочное кольцо на 1-2мм, так, чтобы зафиксировать конец пломбы в блокировочном кольце);
г) остаток отрезанного конца пломбы припаивается (приклеивается) с обратной стороны пломбы для придания вида целостности.
Данный вид манипуляций с пломбой можно выявить следующим образом: при проверке пломбы на транспортном средстве необходимо потянуть за конец пломбы, в случае спайки либо склеивания конец пломбы легко отсоединяется от основания пломбы. При внимательном осмотре на месте разрыва будут присутствовать характерные признаки спайки (склеивания).
Соблюдение данной процедуры проверки позволит предотвратить хищения товарно-материальных ценностей, а в случае их совершения - своевременное обнаружение, иметь оформленные акты, подтверждающие факт нарушений для дальнейшего установления истины и возмещения товарных потерь.