- избегать подробного инструктирования;
- не делать выводов за подчиненных;
- побуждать подчиненных к инициативе;
- спокойно воспринимать незначительные ошибки и сбои в работе подчиненных;
- подбирать конкретную работу, которую можно осуществлять качественно.
Условия, необходимые для эффективного делегирования полномочий:
1. четко представлять результаты. Ожидаемые от действий своих подчиненных;
2. определить сроки и формы, в которых эти результаты должны быть представлены;
3. четко контролировать результаты работы и обеспечить исполнительную дисциплину работников;
4. обеспечить должностными инструкциями каждого работника.
Эффективность делегирования снижается из-за типичных ошибок руководителей:
- плохое объяснение поручения;
- неумение проверить выполнение работы;
- боязнь уронить свой авторитет;
- недоверие к исполнению поручения;
- умаление роли подчиненного;
- консерватизм мышления;
- неразбериха в вопросе права подписи документов;
- неоперативность контроля исполнения решений.
Возлагая на работника какую-то задачу и ответственность за ее выполнение, следует всемерно поддерживать авторитет этого работника, подчеркивать его роль.
4. Критерии успешного делегирования.
1. Делегируйте заблаговременно. Решение о том, что и кому вы хотите или должны поручить, принимайте сразу после составления рабочего плана на день.
2. Делегируйте, сообразуясь со способностями и возможностями своих сотрудников.
3. Помните — делегирование без мотивации и стимулирования невозможно! Мотивируйте сотрудников во время делегирования.
4. Делегируйте задачу или работу по возможности целиком, а не в виде частичных изолированных заданий.
5. Каждый раз при делегировании объясняйте, о чем идет речь: об единичном случае или о постоянном делегировании.
6. Решение однородных задач лучше поручать одному и тому же сотруднику.
7. Убедитесь в том, что сотрудник может и хочет взяться за работу.
8. Остерегайтесь того, чтобы, так сказать, «для надежности» поручать одну и ту же работу двум сотрудникам, не знающим об этом.
9. Передавайте вместе с задачей полномочия и компетенцию (вплоть до права подписи документов, если это необходимо).
10. Как можно более точно и полно инструктируйте сотрудников при делегировании. Удостоверьтесь в том, что порученное задание понято правильно. Помните, что подчиненный может сделать только то, что вы ему скажете, а не то, что вы себе представляли или имели в виду при изложении задания (закон «неопределенности отклика»).
11. При инструктировании важно не только объяснять суть задания, но и его смысл и цель.
12. Крупные и важные задания рекомендуется поручать приказным путем в письменной форме. Это, конечно, не снимает необходимости мотивировать и тщательно инструктировать сотрудника.
13. Если задание сложное и новое, то, поручая его, следует применить пятиступенчатый метод. Ступени этого метода имеют определенный психологический смысл:
1. подготовить сотрудника (мотивация);
2. объяснить задачу (подробная инструкция);
3. показать, как делать работу (дать образец);
4. доверить сотруднику выполнение работы под наблюдением и корректировать его действия;
5. передать сотруднику работу целиком, оставив за собой только контроль.
14. Предоставляйте подчиненному возможность дальнейшего профессионального обучения и даже служебного роста в целях лучшего выполнения порученных задач.
15. Обеспечьте доступ к любой необходимой информации. О важности задачи сотрудники судят во многом по тому, насколько полно и своевременно они получают информацию.
16. Избегайте того, чтобы без веских причин вмешиваться в рабочий процесс.
17. Вместе с тем создайте у подчиненного уверенность в том, что в случае возникновения трудностей или проблем он всегда может попросить у вас совета или поддержки.
18. Договоритесь с сотрудником о том, когда, как часто и в какой форме он будет сообщать вам, как продвигается дело.
19. Контролируйте конечные результаты порученного и немедленно информируйте сотрудника об итогах контроля.
20. Конструктивно хвалите успехи и критикуйте недостатки в выполняемой работе.
Заключение.
Делегирование- это управленческое действие, которое многие менеджеры считают секретом. Кто умеет его осуществлять, тот чаще других достигает успеха в управленческой деятельности. Менеджер, который им владеет, имеет все основания называться хорошим организатором: он не просит должностей, их ему предлагают. Делегирование- это такая организация работы, при которой руководитель распределяет между подчиненными конкретные задания. Можно сказать иначе. Делегирование есть передача подчиненному задачи или действия, которое должен осуществить руководитель, вместе с необходимыми для этого полномочиями. Ежедневный объем работы, который предстоит выполнить руководителю, всегда превышает его физические и временные возможности: ежедневно он должен делать больше, чем может, и это нормально. А поручение дел своим подчиненным позволяет руководителю больший объем работы.
Естественно, что подчиненный способен делать какую-то работу или справиться с какой- либо задачей лучше, чем шеф. Этого не следует бояться, а следует поощрять и культивировать. Хороший менеджер не тот, кто может делать любое дело лучше своих подчиненных, а тот, кто руководит так, что каждый подчиненный делает своё дело наилучшим образом. Делегирование является одной из ключевых задач в менеджменте. Если оно осуществляется эффективно, то руководитель выигрывает больше времени, чем тратит. Делегирование дает руководителю возможность узнать способности сотрудников, уровень их квалификации, определить их потенциальные возможности. И, наконец, делегирование позволяет найти время для решения стратегических задач, не выпуская из поля зрения остальные. Иными словами, не будет преувеличением сказать, что умение делегировать- это и есть умение делать что-то руками других, то есть руководить.
Список используемой литературы.
1. Календжян С.О. Аутсортинг и делегирование полномочий в деятельности компании. 2003.
2. Казанцев А.К. Общий менеджмент. Дайжест учебного курса. 2006.
3. Орлов А.И. Менеджмент. Учебник. 2005.
4. Федин С.В., Федина Н.В., Тесленко И.Б. Основы менеджмента. 2004.
5. Старобинский Э. Передача полномочий – один из важнейших принципов
менеджмента. //Управление персоналом, 2007 – №4.
6. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. 2006.
7. Рой О.М. Современный менеджмент. Основные функции и методы.2005.
8. Егоршин А.П. Управление персоналом. 2007.
9. Вересов Н.Н. (Российская академия образования, Московский психолого-социальный институт. Электронная библиотека.) Делегирование: самая суть. 10. Доил П.Г. Основы менеджмента: тактика и стратегия. 2006.