При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в порядке, законодательством Республики Беларусь.
Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, – в размере 70 процентов, двухразовым – в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
Ревизор также должен знать, что в настоящее время уменьшена продолжительность временной остановки командированного за границу работника в пути следования, при которой ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилого помещения по нормам, установленным для государства, где произошла временная остановка. Теперь продолжительность такой остановки должна составлять 12 часов и более, ранее – более суток. До 12 часов сокращена продолжительность временной остановки, при которой работнику выплачиваются суточные по нормам страны командирования. При этом расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
К иным расходам, которые возмещаются командированному работнику, относятся:
- комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой и за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки;
- расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз;
- расходы страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
- расходы по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.
Для получения возмещения не требуется обязательного представления подтверждающих документов в оригинале только для расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.
В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале.
Согласно имеющимся документам произведем проверку правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за пределы Республики Беларусь, а также правильности отражения на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций в следующей таблице.
Таблица 5 – Проверка правильности возмещения командировочных расходов за границу
| Содержание хозяйственной операции | По данным концерна “Белгоспищепром”, руб. | По результатам проверки, руб. | Отклонение, + (-), руб. |
| Выдан аванс | Д-т 71 К-т 50 - 700000 | Д-т 71 К-т 50 700000 | 0 |
Продолжение таблицы 5
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Списание задолженности подотчетного лица по утвержденному авансовому отчету | Д-т 26 К-т 71 739695 Д-т 18 К-т 71 3415 | Д-т 26 К-т 71 739695 Д-т 18 К-т 71 3415 | 0 |
| Возмещение перерасхода по авансовому отчету | Д-т 71 К-т 50 43110 | Д-т 71 К-т 50 43110 | 0 |
Примечание – Источник : собственная разработка
По результатам проверки правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за границу и отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета расхождений с данными концерна “Белгоспищепром” не выявлено.
Согласно представленным документам работнику возмещались следующие расходы:
- суточные – 271800 руб. (3 дн.*30$*3020 руб.);
- по проезду к месту служебной командировки и обратно – 471310 руб.
Срок командировки – 3 дня. Согласно Постановлению Министерства труда и социальной защиты от 19.10.2010 №148, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. Таким образом, возмещение суточных за эти 3 дня производится в иностранной валюте, так как работник был направлен в Москву, то по нормам для этой страны возмещение суточных производится в размере 30$ за каждый день командирования. Согласно представленным проездным билетам, мы можем узнать время отправления и прибытия поезда. Стоимость проездного билета Минск – Москва – 184630 руб., а стоимость проездного билета Москва – Минск – 286680 руб. Таким образом, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно составили 471310 руб.
При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.
Источник списания командировочных расходов зависит от цели и задания командировки.
И цель, и задание должны быть обоснованы какой-либо производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. Поэтому особое внимание ревизор должен уделить проверке правильности отражения произведенных расходов на счетах бухгалтерского учета.
В зависимости от цели служебной командировки, намеченной служебным заданием, для отражения расходов на нее могут быть использованы следующие счета бухгалтерского учета, отраженные в Приложении М .
Таким образом, проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам является важнейшим этапом проверки, так как данный вид хозяйственных операций занимает наиболее значительный удельный вес в общем объеме расчетов с подотчетными лицами. Также данные операции являются более трудоемкими и уязвимыми при совершении каких-либо нарушений, причиной этому может быть часто изменяющееся нормативно-правовое регулирование.
В бухгалтерском учете командировочные расходы по общему правилу отражаются на дату их совершения, что подтверждается первичным учетным документом. В данном случае таким документом является авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие расходы документы. В связи с этим дата авансового отчета и будет являться датой отражения расходов в бухгалтерском учете. Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, отражаются на основании документов бухгалтерского и налогового учета, поэтому командировочные расходы для целей налогообложения прибыли также учитываются на дату авансового отчета
3.4 Проверка правильности расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам
Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.
При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда. При этом ревизор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и иные цели в размере и на сроки определяемые руководителем организации, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:
- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;
- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения организации;
- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по организации.
Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.