Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета.
Ревизор должен знать, что в задании на командировку указываются:
- государство и цель командировки;
- время нахождения за границей;
- пан встреч и переговоров;
- перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;
- предмет договора;
- иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.
Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.
При возращении из командировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) представить в бухгалтерию авансовый отчет [Приложение Е].
В ходе проверки авансовых отчетов обращается внимание на:
- правильность оформления авансовых отчетов;
- порядок проведения расчетов с подотчетными лицами;
- факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
- порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.
Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.
При проверке авансовых отчетов по форме анализируются наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.
В авансовом отчете в строке «назначение платежа» указывается один из вариантов расходов, это могут быть командировочные расходы, расходы на приобретение ГСМ, на хозяйственные нужды, на закупку ТМЦ, на оплату услуг и др.
Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.
К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы в подлинниках:
- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;
- проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
- письменный отчет по выполнению задания на командировку.
Осуществляется сверка данных документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными авансового отчета. Данную информацию можно представить в виде таблицы.
Так, на анализируемом предприятии, на основании приказа концерна от 28.11.2010 №87-ЗК работник был направлен в командировку за переделы Республики Беларусь (г. Москва, Российская Федерация) сроком на 3 дня [Приложение Ж], [Приложение З]. Авансовый отчет был представлен 05.11.2010 года [Приложение И]. К авансовому отчету приложены 2 документа – проездные билеты: Минск - Москва и Москва – Минск, а также предварительный расчет по командировке [Приложение К], [Приложение Л]. Сверку данных документов, приложенных к авансовому отчету, с данными авансового отчета произведем в таблице 3.
Таблица 3 - Проверка авансовых отчетов по существу отраженных операций.
| Документ | Содержание операции | Подотчетное лицо | Сумма по авансовому отчету, руб. | Прилагаемые подтверждающие документы | Сумма в соответствии с подтверждающими документами, руб. | Нарушение (отклонение) | |
| № | дата | ||||||
| 3-ЗК | 05.11.2010 | Служебная командировка | Фомина Л.М | 743110 | Проездные билеты | 743110 | Не обнаружено |
Примечание – Источник : собственная разработка
При сопоставлении подтверждающих документов по авансовому отчету с данными, изложенными в авансовом отчете, нарушений не обнаружено.
Одновременно надо проверить, имеется ли в организации журнал регистрации командировок, утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение.
При командировании работников на автотранспорте необходимо проверить, имеется ли надлежаще оформленный путевой лист.
Если работник организации представляет ее интересы при подписании документов, заключении договоров, то необходимо убедиться имеется ли у подотчетного лица доверенность.
Также следует помнить, что при оформлении табеля учета рабочего времени согласно ст. 133 ТК РБ в составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.
Обобщив информацию, можно привести перечень документов, используемых при оформлении служебных командировок в следующей таблице.
Таблица 4 - Перечень документов, используемых при оформлении служебных командировок.
| Документы | Служебная командировка | |
| в пределах Республики Беларусь | за границу | |
| Докладная записка | Необязательно | Необязательно |
| Приказ о командировании | Обязательно | Обязательно |
| Командировочное удостоверение | Обязательно | Необязательно |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки | Обязательно | Обязательно |
| Приглашение | Может быть | Может быть |
| Журнал регистрации приглашений | Обязательно, при наличии приглашений | Обязательно, при наличии приглашений |
| Письменное задание по командировке | Может быть | Обязательно |
| Письменный отчет по командировке (о проделанной работе) | По требованию нанимателя | Обязательно |
Примечание – Источник: [11, таблица 1].
Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот расчетов с подотчетными лицами очень широк и разнообразен. Наличие большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора – правильность и достоверность проверки.
3.3 Проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам
Особое внимание уделяется проверке правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам.
Так, в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.
Приступая к проверке, ревизор должен знать, что срок командировки работников определяется нанимателем, а направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя, но не более чем на десять дней.
Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.
Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении.
Днем окончания командировки считается день фактического возращения командированного работника, т.е день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл.
В соответствии со статьей 95 Трудового кодекса Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно;
- по найму жилого помещения;
- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
- иные производимые работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
При проверке возмещения расходов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь надо руководствоваться нормами возмещения расходов при служебных командировках, установленными Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 №197. При этом ревизор должен знать, что расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.
При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.