Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 №115. Данная Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации).
Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 “Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.11.2008) установлены нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.
Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 № 197 “Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках” установлены конкретные размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь.
Следует отметить, что по вопросу служебных командировок и оплаты командировочных расходов министерства неоднократно составляли письма, которые не имеют нормативного значения, поэтому список источников, регулирующий данные отношения, не является исчерпывающим.
По мере развития экономических отношений возникает необходимость изменения, дополнения отдельных вопросов, связанных с расчетами наличными денежными средствами, с выдачей денежных средств под отчет, поэтому следует рассматривать нормативно-правовые акты с изменениями и дополнениями.
Также данный перечень нормативных и законодательных актов может быть дополнен за счет различных ведомственных нормативных документов, так как расчеты с подотчетными лицами имеют место во всех сферах деятельности.
3 Ревизия расчетов с подотчетными лицами
3.1 Планирование и организация проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами
Планирование – это разработка контролирующим органом общего плана проверки с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.
Планирование контрольного мероприятия должно проводиться в соответствии с общими принципами организации контроля, а также в соответствии со следующими частными принципами:
- комплексности планирования;
- непрерывности планирования:
- оптимальности планирования;
- действенности планирования;
- конкретности плановых заданий;
- реальности планирования;
- гибкости и мобильности планирования.
Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 г. №510 (в ред. от 09.03.2010 №143) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” определен порядок организации и проведения проверок. Данным документом предусмотрено изменение подхода контрольной деятельности, то есть переход от сплошного контроля к дифференцированному, разделяя организации на группы риска.
Контролирующий (надзорный) орган вправе назначить плановые проверки в отношении проверяемых субъектов, отнесенных:
- к высокой группе риска, - не чаще одного раза в течение календарного года;
- к средней группе риска, - не чаще одного раза в три года;
- к низкой группе риска, - по мере необходимости, но не чаще одного раза в пять лет.
Планирование контрольной (надзорной) деятельности начинается с составления координационных и сводных планов. Координационные планы контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь формируются органами Комитета государственного контроля на полугодие на основании представленных сводных планов проверок, включающих проверки, проводимые соответствующими государственными органами (их структурными подразделениями, территориальными органами, подчиненными организациями, являющимися контролирующими (надзорными) органами).
Не допускается включение в сводные планы проверок на второе полугодие субъектов, включенных в координационные планы на первое полугодие текущего года.
При проведении совместной плановой проверки контролирующие (надзорные) органы обязаны приступить к ее проведению в течение календарного месяца, указанного в координационном плане.
О назначении плановой проверки проверяемый субъект должен быть письменно уведомлен не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения. Проверяемому субъекту направляется уведомление, которое считается полученным им по истечении трех дней со дня его направления.
Проверяемый субъект обязан обеспечить возможность проведения плановой проверки в срок, указанный в уведомлении.
Перед началом проведения проверки проверяющий (руководитель проверки) обязан предъявить проверяемому субъекту или его представителю служебное удостоверение, предписание на проведение проверки, а также внести необходимые сведения в книгу учета проверок.
Как форма отражения информации в процессе проведения проверки проверяющим (руководителем проверки) может использоваться контрольный список вопросов (чек-лист). Контрольный список вопросов (чек-лист) или его часть заполняется проверяющим (руководителем проверки) по вопросам, подлежащим проверке, и является неотъемлемой частью акта (справки) проверки.
Перед началом проверки ревизор должен провести подготовительную работу, связанную с изучением данной организации, подготовкой программы и плана проведения ревизии. При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта. Такое изучение дает возможность ревизору заранее определить наиболее неблагополучные участки в работе этого предприятия, и таким образом, очертить основное направление работы во время ревизии.
Программа ревизии может включать перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля.
При согласовании программы проведения ревизии уточняются вопросы, относящиеся к компетенции контрольного (надзорного) органа, круг должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, присутствие которых необходимо при производстве ревизии, а также специалистов (экспертов) других ведомств и организаций, привлечение которых необходимо для проведения проверок и экспертиз, дачи заключений по вопросам, не входящим в компетенцию контрольных (надзорных) органов.
На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.
Перечень основных вопросов, касающихся проверки расчетов с подотчетными лицами приведен в таблице 1.
Таблица 1 - Перечень основных вопросов, подлежащих проверке расчетов с подотчетными лицами
| № п/п | Объект исследования | Представляемая информация |
| 1 | Утвержден ли в организации список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды | Приказ об утверждении списка лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды |
| 2 | Имеется ли в организации журнал регистрации работников, направленных в командировки, в т.ч. загранкомандировки | Журнал регистрации работников, направленных в командировку |
| 3 | Оформляются ли приказы по командировкам, даются л командируемым работникам письменные задания | Приказы, распоряжения |
| 4 | Наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц | Кассовые документы |
| 5 | Выдаются ли авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам | Журнал-ордер №7 |
| 6 | Наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому | Письменное распоряжение руководителя |
| 7 | Облагаются ли подоходным налогом командировочные расходы, выплачиваемые сверх норм и возмещаемые по решению руководителя организации | Приказ, протокол и др. |
| 8 | Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения | Данные аналитического учета |
| 9 | Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки | Расчет аванса |
| 10 | Проверяется ли правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам | Первичные учетные документы |
| 11 | Своевременно ли взыскивается задолженность, нет ли случаев технических ошибок списания сумм задолженности с подотчетных лиу без оправдательных документов на счета затрат | Журнал-ордер №7, кассовые документы и др. |
| 12 | Проверяется полнота приходования ТМЦ, приобретенных за счет подотчетных сумм | Данные складского, синтетического и аналитического учета |
| 13 | Своевременно ли представляются авансовые отчеты | Авансовые отчеты, командировочные удостоверения, данные бухгалтерского учета |
| 14 | Своевременно ли представляются письменные отчеты по командировкам | Авансовые отчеты, задания и отчеты командированных лиц. |
Примечание – Источник: собственная разработка.
Таким образом, ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и отделен по времени.
Планирование контрольно-ревизионного процесса является неотъемлемой, составной частью порядка проведения проверки на всех уровнях ее осуществления.
3.2 Проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам