Одна и та же товарная накладная выступает и как приходный, и как расходный документ. Для поставщика накладная служит документом, обосновывающим выбытие товаров, а для ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» та же накладная является основанием для оприходования товара. Накладная выписывается материально-ответственным лицом организации-поставщика при отгрузке товаров со склада. Обязательными реквизитами товарно-транспортной накладной являются номер и дата составления документа, наименование поставщика и покупателя, наименование (краткое описание) товара, количество в единицах измерения, цена на единицу товара, общая сумма отпущенного товара с учетом налога на добавленную стоимость. Накладная подписывается со стороны поставщика материально ответственным лицом, сдавшим товар, а при приеме товара — материально ответственным лицом со стороны покупателя, принявшим товар.
Документ должен быть заверен круглыми печатями поставщика и покупателя. Подпись покупателя на накладной является подтверждением того, что товар принят в количестве, ассортименте и по ценам, которые указаны в накладной. Предъявить претензии к поставщику по поводу каких-либо расхождений между фактически полученным товаром и данными накладной после того, как документ подписан покупателем, практически невозможно. Исключение составляют случаи, когда количественные или качественные недостатки товара не могут быть обнаружены при первоначальном осмотре. Например, при правильно указанном количестве больших запечатанных упаковок (коробок) покупатель расписывается в накладной за их прием, а при вскрытии короток обнаруживается недовложение. Накладная заверяется подписями материально ответственных лиц с обеих сторон и круглыми печатями.
Проверка соответствия количества, номенклатуры и качества товара при поступлении на склад покупателя осуществляется путем внешнего осмотра и подсчета. Если при приемке товара обнаруживаются расхождения, они должны быть внесены в товаросопроводительный документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к внесению исправлений в первичные документы.
Исправления подтверждаются подписями материально-ответственных лиц поставщика и покупателя, причем ответственным лицом от ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» выступает сотрудник склада, непосредственно принимающий товар, а от продавца (если сотрудник, выписывавший накладную, не сопровождает груз) — экспедитор или другое лицо, сопровождающее товар до склада покупателя.
Одновременно с этим, поставщики при отпуске товаров на основании накладных выписываю счета-фактуры.
Счет-фактура – это документ, выписываемый поставщиком при отпуске товаров, готовой продукции и других материально-производственных ценностей.
Счета-фактуры составляются в двух экземплярах, первый из которых предоставляется поставщиком в ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» и дает право на зачет сумм НДС в порядке установленном федеральным законом.
Второй экземпляр (копия) счета-фактуры остается у поставщика для производства записи в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость при реализации товаров.
В счет-фактуре должны быть указаны: порядковый номер и дата выписки, адрес и идентификационные номера продавца и покупателя, номер платежно-расчетного документа, наименование поставляемых товаров, цена за единицу без учета налога, стоимость товаров без и с учетом налога, налоговая ставка и сумма налога и др. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказам организации, заверяется печать организации.
На основании выше указанных документов поступивший товар приходуется на счет 41/1 «Товары на складе», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи.
ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» полученные товары распределяет непосредственно по 3 складам:
1. Склад хранения продуктов питания
2. Склад хранения кондитерских изделий
3. Склад хранения товаров поставщика фирмы «Нестле».
На каждом складе материально ответственные лица ведут складской учет товаров независимо от способа хранения в натуральном выражении по наименованиям, количеству и цене товара на основании приходных и расходных товарных документов.
На складах ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» применяется сортовой методхранения товара. На каждое наименование товара открываются карточки количественного учета. В адресной части карточки указываются наименование организации и название товара, артикул, сорт, цена и др. отличительные признаки товара. В предметной части – отражаются остаток, приход, расход, наименование поставщика, покупателя, номер и дата документов, на основании которых сделаны записи. Записи в карточки производятся по каждому документу материально-ответственными лицами в день совершения операции. В конце рабочего дня исчисляется остаток товаров на конец дня.
Аналитический учет товаров бухгалтерии также ведется по наименования товаров. В целях сокращения объема учетных работ применяется сальдовый способ учета товаров. Сущность данного способа состоит в том, что бухгалтерия не ведет карточек количественно-стоимостного учета. Бухгалтер периодически (ежедневно или раз в несколько дней) проверяет правильность записей в карточках складского учета, которые ведут материально-ответственные лица, с данными приходных-расходных документов, представленным в бухгалтерию при товарном отчете.
При реализации товаров со складов ООО «ТД «Мегаполис-Псков» применяются те же документы, что и при поступлении, только в качестве поставщика в данном случае выступает сам ООО «ТД «Мегаполис-Псков».
2.2.2.Учет поступления товаров и их оценка.
На ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» учет товаров ведется, и на складе (по месту непосредственной приемки и хранения), и в бухгалтерском учете. В бухгалтерском учете используется и синтетический и аналитический метод учета.
Синтетический учет поступления товаров на ООО «ТД «Мегаполис- Псков»» осуществляется на активном счете 41 «Товары», к которому открыт субсчет 1 «Товары на складах». Товары, поступившие на склад ООО «ТД «Мегаполис-Псков»», отражаются по дебету счета 41 «Товары на складах» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по стоимости их приобретения.
Корреспонденция счета 41 показана на примере анализа счета за август 2009 года.
Таблица 5
| Анализ счета:41 | ||||
| за Август 2008 г. | ||||
| ООО ТД "Мегаполис-Псков" | ||||
| Счет | С кред. счетов | В дебет счетов | С кред. счетов | В дебет счетов |
| В валюте | В валюте | |||
| 41 | ||||
| Сальдо на начало периода | 13 101 656,14 | |||
| 60 | 21 368 976,20 | |||
| 90 | 19 740 465,49 | |||
| Обороты за период | 21 368 976,20 | 19 740 465,49 | ||
| Сальдо на конец периода | 14 730 166,85 | |||
| 41.1 | ||||
| Сальдо на начало периода | 13 101 656,14 | |||
| 60 | 21 368 976,20 | |||
| 90 | 19 740 465,49 | |||
| Обороты за период | 21 368 976,20 | 19 740 465,49 | ||
| Сальдо на конец периода | 14 730 166,85 | |||
Итоги по счету 41 «Товары» приводятся в оборотно-сальдовой ведомости по счету 41.
Так как ежедневный оборот товара очень высок, представим журнал хозяйственных операций по сч. 41.1 «Товары на складах» составленного на основании примера поставки товара от ОАО «Русский продукт».
Таблица 6
Журнал хозяйственных операций по учету поступления товаров в ООО «ТД «Мегаполис-Псков»».
| №п/п | Содержание операций | Корреспондирующие счета | Сумма, руб. | Документ-основание | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | На основании договора поставки поступили товары от ОАО «Русский продукт». Поступили следующие наименования товара, в т.ч. | Счет-фактура №008869 от 21.08.2008 г. (Пр-р: Приложение №13) | |||
| 2 | Кондитерские изделия (кексы), кол.-12 шт., в т.ч. НДС | 41.119.3 | 6060 | 53239,298121,25 | Счет-фактура №008869 от 21.08.2008 г. (Пр-р: Приложение №13) |
| 3 | Чипсы («Московский картофель», кукуруза), кол.-225 кор., в т.ч. НДС | 41.119.3 | 6060 | 53872,248217,79 | Счет-фактура №008869 от 21.08.2008 г. (Пр-р: Приложение №13) |
| 4 | Приправы – 125 кор. в т.ч. НДС | 41.119.3 | 6060 | 88665,513525,25 | Счет-фактура №008869 от 21.08.2008 г. (Пр-р: Приложение №13) |
| 5 | Киселя- 6кор. в т.ч. НДС | 41.119.3 | 6060 | 10250,81563,68 | Счет-фактура №008869 от 21.08.2008 г. (Пр-р: Приложение №13) |
| 6 | Сливки сухие – 35 кор. в т.ч. НДС | 41.119.3 | 6060 | 5025,0766,52 | Счет-фактура №008869 от 21.08.2008 г. (Пр-р: Приложение №13) |
| 7 | Кофейные напитки и чаи -115 кор. в т.ч. НДС | 41.119.3 | 6060 | 50015,037629,41 | Счет-фактура №008869 от 21.08.2008 г. (Пр-р: Приложение №13) |
| 8 | Продукты быстрого приготовления – 105 кор. в т.ч. НДС | 41.119.3 | 6060 | 11003,01678,42 | Счет-фактура №008869 от 21.08.2008 г. (Пр-р: Приложение №13) |
Если в первичных документах, подтверждающих стоимость приобретенных товаров, сумма налога на добавленную стоимость отдельной строкой не выделена, то приобретенные товары приходуются по полной стоимости приобретения, включая НДС. Если организация-поставщик освобождена от уплаты НДС и она по просьбе покупателя выставила ему счет-фактуру с выделенной в нем суммой НДС и покупатель сумму налога возместил из бюджета, то поставщик-льготник уплачивает в бюджет ту сумму НДС, которую он указал в этих документах.