По сути, оргструктура МУП «ИМКХ» это - конвейер, и каждое подразделение здесь четко знает свою роль в функционировании этого конвейера: конструкторы разрабатывают, технологи внедряют и т.д., каждое подразделение выполняет четко определенные функции в общей цепочке производственного процесса.
Характеристика основных функциональных направлений деятельности аппарата управления МУП «ИМКХ» представлены в таблице 12:
Таблица 12
Основные функциональные направления деятельности аппарата управления МУП «ИМКХ»
| Должность | Функции и обязанности |
| Директор | Управление предприятием, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами. (Без доверенности действует от имени предприятия, представляет его во всех учреждениях, распоряжается в соответствии с законом имуществом и средствами МУП «ИМКХ», заключает договора, выдает доверенности, открывает в банке счета МУП «ИМКХ». В пределах своей компетенции издает приказы по предприятию). |
| Заместитель директора по общим вопросам | Ведение переговоров, сбыт продукции, контроль и анализ финансового состояния фирмы |
| Заместитель директора по социальным вопросам | Определение потребности в материальных ресурсах. Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах. Составление балансов материально-технического обеспечения, сводных таблиц по видам сырья, материалов. Руководство ЖЭЦ и АХО. |
| Секретарь | Работа с документами, обеспечение и обслуживание работы руководителя: выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Организация телефонных переговоров руководителя, ведение делопроизводства, выполнение отдельных служебных поручений руководства. |
| Юрискон-сульт | Юридическое сопровождение деятельности предприятия |
| Главный инженер | Руководство техническими службами, координация подразделений по разработке технического развития предприятия, обеспечение систематического повышения эффективности производства, производительности труда, обеспечение производства конкурентоспособной продукции |
| Бухгалтерия | Формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Выполнение финансовых операций. |
| Отдел кадров | Обеспечение подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов. Организация системы учета кадров, анализ текучести кадров; разработка политики по сохранению кадрового потенциала, эффективных механизмов мотивации работников. |
| Служба охраны | Обеспечение безопасности жизнедеятельности. Контроль за соблюдением дисциплины на территории предприятия. |
Сопоставление организационной МУП «ИМКХ», представленной на рисунке 12, и данных таблицы 6 позволяет сделать следующие выводы:
- использование данной структуры управления приводит к тому, что конечный результат отходит на второстепенный план, в силу того, что каждая служба работает не на его получение, а на исполнение своих «механических» обязанностей;
- разобщенность подразделений, преобладание оперативных проблем («текучки») в работе руководителей практически всех подразделений, отсутствие единого «генерального плана действий» в целом приводит к малой гибкости и невозможности своевременного и адекватного реагирования на изменения рыночной среды;
- существующая система распределения полномочий направлена в основном на оперативную работу и не позволяет перейти к стратегическому управлению;
- каждое подразделение планирует свою деятельность исходя из собственных предположений, ориентируясь на прошлый опыт. Отсюда, слабая достоверность и роль информационного обеспечения, которое является необходимым условием функционирования любого эффективно работающего предприятия.
Таким образом, рассмотренное выше позволяет утверждать, что для поиска новых возможностей в конкурентной борьбе и обеспечения на этой основе перспективной выживаемости, руководству МУП «ИМКХ» необходимо пересмотреть управление предприятием, выдвигая на первый план проблему обеспеченности структуры управления оперативным движением информации, эффективности принятия и реализации управленческих решений.
Это, в свою очередь, требует изменения (совершенствования) организационной структуры предприятия.
3.2 Повышение эффективности Муниципального унитарного предприятия «Излучинское многопрофильное коммунальное хозяйство» путём совершенствования структуры управления
Серьезным препятствием для эффективной деятельности Муниципального унитарного предприятия «ИМКХ» является дублирование функций и неравномерная нагрузка по исполнению управленческих и организационных обязанностей и ответственности ведущими специалистами, - каждое подразделение планирует свою деятельность исходя из собственных предположений, ориентируясь на прошлый опыт. Отсюда, слабая достоверность и роль информационного обеспечения, которое является необходимым условием функционирования любого эффективно работающего предприятия.
Для устранения данных недостатков в структуре управления МУП «ИМКХ» необходимо провести ряд мероприятий по ее совершенствованию, соблюдая следующие принципы:
- принцип распространенности контроля. Следует правильно определить количество подчиненных, которыми может эффективно руководить один человек, т.е. норму управляемости;
- принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и должностного лица. Такое соответствие создает реальные условия для принятия и реализации оптимальных решений.
При анализе работы различных служб и отделов структуры управления МУП «ИМКХ» было установлено, что такое функциональное звено, как диспетчерская служба не выполняют в должной мере обязанности, возложенные на него. Часто по вине данной службы предприятие имеет некоторые трудности с реализацией продукции, а иногда простои оборудования из-за нескоординированных действий сотрудников этой службы.
Руководителем диспетчерской службы является человек, имеющий должную квалификацию и опыт работы, но исследуя деятельность данной службы предприятия, выявлен ряд существенных недостатков:
- отсутствует хранение информации;
- анализ информации производится вручную, что замедляет скорость и точность ее обработки;
- информация, выдаваемая службой, часто бывает уже устаревшей;
- нет взаимодействия с различными отделами, службами и производственными подразделениями предприятия.
Для устранения данных недостатков предлагается вместо диспетчерской службы создать информационно-аналитический отдел. Информационно-аналитический отдел будет являться самостоятельным структурным подразделением, и находиться в подчинении у директора предприятия.
Обязанности данного отдела будут заключаться в следующем:
- получать информацию от всех производственно-хозяйственных подразделений о ходе выполнения и фактическом состоянии работ, также выдавать информацию в любое время суток;
- осуществлять оперативный контроль за ходом производства, обеспечивая максимальное использование производственных мощностей, сдачи готовой продукции, ритмичности и своевременной отгрузки готовой продукции, координировать действия по приему и реализации сырья;
- контролировать обеспеченность основного производства сырьем,
- необходимыми материалами, погрузочно-разгрузочными средствами;
- составлять отчетные рапорты и другую информацию о ходе производства, участвовать в работе по анализу и оценке деятельности подразделений предприятия, выявлению внутрипроизводственных резервов.
Таким образом, информационно-аналитический отдел должен в полной мере обладать системой внутренней информации, содержащей сведения, отражающие различные стороны деятельности предприятия и его состояние (данные заявок, заказов, договоров, отчётов и т.д.), и системой внешней информации, которая ориентирована на сведения о событиях и ситуациях, складывающихся во внешней среде.
Основные преимущества информационно-аналитического отдела по сравнению с диспетчерской службой будут заключаться в следующем:
- высокой скорости и точности обработки информации;
- быстрым поиском необходимой информации;
- свободный доступ к информации прямо из отделов, служб;
- сокращением потери рабочего времени;
- сокращением рабочих мест, что сократит затраты на оплату труда.
В каждом отделе, службе аппарата управления предприятием существует ряд функций, выполняемых работниками вручную, это приводит к тому, что данные работы выполняются медленно, зачастую неквалифицированно, с большим числом грубых ошибок. Документация, проходящая через все эти отделы, очень часто вовремя не попадает к нужному адресату. Из-за чего наблюдаются большие потери рабочего времени ряда служащих предприятия. С введением информационно-аналитического отдела отпадает необходимость в выполнении ряда функций. Все эти функции будут выполняться в информационно-аналитическом отделе, что приведет к неизбежному сокращению целого ряда работников аппарата управления. Таким образом, предлагается провести следующие сокращения:
В производственно-техническом отделе сократить одного инженера по выявлению внутрипроизводственных резервов;
В цехе ВОС и КОС: мастера оператора;
Диспетчерская служба ликвидируются не полностью, - сокращаются 4 человека;
В отделе кадров: табельщика;