· кассиры, осуществляющие выдачу наличных денежных средств.
· Анализ уровня автоматизации финансовых процессов.
На сегодняшний день в сфере автоматизации систем финансового менеджмента сложилась ситуация, когда в различных подразделениях предприятия зачастую действуют разнородные системы. И ООО «МК Системс» – не исключение. Бухгалтерский учет ведется в 1С Бухгалтерии, бюджетирование и финансовый анализ – в Excel. Следовательно, необходимо объединение систем финансового менеджмента ООО «МК Системс» в единый программный комплекс.
Анализ, проведенный в главе 1, показал, что, несмотря на отдельные позитивные моменты, положение ООО «МК Системс» близко к критическому. Поэтому в данном параграфе рассматривается ряд мер, направленных на улучшение системы финансового менеджмента предприятия. В следующем параграфе предлагается антикризисный финансовый план, применение которого возможно в случае, если предприятие постигнет финансовый кризис.
Для оптимизации финансового менеджмента предприятия, прежде всего, скорректируем зоны операционной и финансовой ответственности. На этапе формирования зон операционной и центров финансовой ответственности, как правило, происходит коррекция структуры управления предприятия. Данный процесс необходим для оптимизации управленческих процедур.
Проанализируем отдельные положения таблиц 1.11 и 1.12.
Диапазоны ответственности работников фирмы, сформированные по единому принципу, включают:
· для руководителей – ответственность за руководство сотрудниками и ответственность за свои исполнительские задачи;
· для специалистов и служащих – ответственность за исполнительские задачи.
Генеральный директор несет высшую ответственность за деятельность предприятия в целом, обладая для этого всеми необходимыми полномочиями. С целью повышения оперативности управления генеральный директор делегирует полномочия по управлению фирмой менеджерам среднего звена (по направлениям) согласно определенным им диапазонам ответственности.
При этом устанавливается, что менеджерам среднего звена разрешается делать все необходимое для исполнения своих должностных обязанностей в рамках определенных диапазонов ответственности, а также утвержденных генеральным директором планов и директивных заданий. Для каждого менеджера установлен соответствующий перечень документов для согласования, подписания и утверждения, определен порядок подписания исполнительской документации. Менеджеры среднего звена могут в свою очередь делегировать полномочия по принятию ряда решений собственным подчиненным.
После того как диапазоны ответственности сформированы и руководители наделены определенными полномочиями прорабатываются «горизонтальные» взаимодействия в новой организационной структуре с целью повышения оперативности управления.
«Горизонтальные» взаимодействия в новой организационной структуре прорабатываются с целью повышения оперативности управления.
«Горизонтальные» взаимодействия – это деловые отношения, в которые вступают между собой должностные лица для принятия решений по вопросам, относящимся к их диапазонам ответственности. «Горизонтальные» связи формируются между должностями разных структурных подразделений фирмы.
«Горизонтальные» отношения являются обязанностью и входят составной частью в должностные инструкции, где представлены «горизонтальные» взаимодействия между руководителями структурных подразделений фирмы по единой схеме: кто, с кем и по каким вопросам взаимодействует.
Предлагаемое примерное распределение горизонтальных отношений на предприятии представлено в таблице 2.1.
Таблица 2.1
Горизонтальные связи ООО «МК Системс»
| Должность/взаимодействие | Отдел продаж | Отдел маркетинга | Отдел закупок | Бухгалтерия |
| Отдел сбыта | – | Формирование диапазонов цен, объемов продаж, скидок за увеличение объемов продаж. | Формирование перспективного ассортиментного профиля продукции; улучшение качества, надежности и долговечности закупаемой продукции; включение в план продаж новых видов продукции. | Состояние взаиморасчетов между поставщиками и покупателями, исполнения заключенных договоров; реализации договорных отношений с покупателями и поставщиками в рамках «цепочек». |
| Отдел маркетинга | – | – | Формирования диапазонов цен, объемов закупок продукции. | Финансовые показатели деятельности предприятия. |
| Отдел снабжения | – | – | – | Состояние запасов готовой продукции на складе. |
| Бухгалтерия | – | – | – | – |
Для повышения значимости финансового менеджмента необходимо подчинение бухгалтерии коммерческому директору. Выделение в организационной структуре предприятия должностей начальника отдела сбыта, начальника отдела закупок и начальника отдела маркетинга позволит оптимизировать деятельность соответствующих отделов. Так должностные обязанности начальника отдела сбыта будут заключаться примерно в следующем:
· распределение расходов на продвижение выпускаемой продукции;
· составление плана работы отдела;
· участие в разработке стратегического бюджетного плана, контроль за его исполнением в отделе;
· распределение сбытовых мероприятий между сотрудниками отдела сбыта;
· контроль деятельности сотрудников отдела;
· установление размера индивидуальных премий сотрудников отдела по результатам их работы – премии выплачиваются помимо общих премий, устанавливаемых в зависимости от объемов индивидуальных продаж;
· определение способов мотивации сотрудников отдела.
Оплату труда начальника отдела сбыта следует производить по системе «оклад плюс премиальные». Премиальные устанавливаются в зависимости от результатов работы отдела. Размер оклада начальника отдела сбыта – 7000 руб.
Необходимо также пересмотреть систему оплаты труда менеджеров и торговых представителей. Для уменьшения текучести кадров и привлечения в состав предприятия квалифицированных специалистов необходимо платить торговым представителям по системе «оклад плюс комиссионные от продаж».
Особо выделим необходимость повышения мотивации сотрудников бухгалтерии. Оплату их труда необходимо поставить в зависимость от оценки следующих критериев:
· результаты налоговых проверок,
· своевременность предоставления внутренней отчетности управленческого характера,
· точность информации в рамках внутренней и внешней отчетности,
· своевременность закрытия отчетных периодов,
· количество выписанных документов с учетом их состава и сложности.
Для руководителей высшего и среднего звена система показателей, к которым будет привязана их заработная плата, представляет собой бюджетные ежемесячные показатели, а также специфические показатели, которые не входят в систему бюджетирования. К таковым относится уровень дебиторской задолженности, нормативы выработки продукции, показатели работы подчиненных и т. д.
Для автоматизации системы финансового менеджмента предприятия предлагается внедрение на предприятии автоматизированной системы управления на базе «1С-предприятия», в которой осуществляется управленческий учет его деятельности. Предлагаемая система автоматизации «Парус» работает в режиме «клиент-сервер» в сети Мicrosoft под управлением сервера NТ 4.0 на базе протокола ТСР/IР. Предусмотрена также возможность подключения к системе отдельных удаленных пользователей и локальных сетей по коммутируемым или выделенным каналам связи.
Система «Парус» включает в себя следующие блоки:
А. Автоматизация учета людских ресурсов.
Б. Автоматизация движения финансовых ресурсов.
В. Автоматизация планирования сбыта готовой продукции.
Г. Автоматизация внешнего документооборота предприятия.
Далее, на предприятии необходимо создать должность финансового аналитика с окладом согласно штатного расписания и премиальными по результатам его работы. Непосредственный руководитель финансового аналитика – коммерческий директор предприятия. Горизонтальные связи – с бухгалтерией предприятия, его отделом сбыта, отделом маркетинга и отделом снабжения. Вышеперечисленные отделы обязаны предоставлять финансовому аналитику по его запросу всю необходимую информацию.
Эффект от внедрения мер, предлагаемых в этом параграфе, отображен в таблице 2.2.
Таблица 2.2
Увеличение доходов и расходов ООО «МК Системс» в результате введения предлагаемых мер в 2010 году
| Доходы | Расходы | ||
| События | Сумма, тыс. руб. | События | Сумма, тыс. руб. |
| Увеличение прибыли ООО «МК Системс» за счет оптимизации структуры управления | 564,40 | Увеличение заработной платы сотрудников (включая налоговые отчисления) | 190 |
| Увеличение прибыли ООО «МК Системс» за счет изменения системы мотивации и уменьшения текучести кадров на 5% | 395 | Внедрение автоматизированной системы управления «Парус» | 50 |
| Увеличение прибыли ООО «МК Системс» за счет введения должности финансового аналитика | 320 | Заработная плата финансового аналитика | 122 |
| Увеличение прибыли ООО «МК Системс» за счет внедрения системы «Парус» | 225 | ||
| Итого, увеличение чистой прибыли | 620 | Итого, дополнительные расходы | 362 |
Благодаря оптимизации системы финансового менеджмента предприятия, его прибыль увеличится на 258 тыс. рублей от запланированной.