Во время каждой фазы проводиться тщательный контроль за деятельностью команды проекта, а также за деятельностью сторонних организаций, которые вовлечены в реализацию некоторых мероприятий.
В конце каждой фазы обязательным является подготовка отчетов о проделанной работе, а также ее прием заказчиком проекта.
Финансовый план проекта включает в себя все затраты, которые необходимы для реализации проекта, он представлен в Таблице 7.
Таблица 7
| Мероприятия | Затраты | Период | Компания-посредник (поставщик) |
| 1. аренда помещения; | 70000 руб. | ||
| 2. проведение планировки и ремонта помещения в т. ч; | 200000 руб. | 03.04.2011 г. - 10.04.2011 г. | ООО «Трансалтоптима» |
| 3. закупка и установка/сборка мебели, оборудования, предметов интерьера в т. ч; 3 массажных комнаты; приемная; комната бухгалтера; комната администратора; | 74000 руб. | ООО «ХостКол», ООО «НОРД», «IKEA», «OBI» | |
| 4. заключение договоров с компаниями-поставщиками масел: | 15.02.2011 г. - 21.02.2011 г. | «АШАН», «Карусель», «METRO» и др. | |
| 5. заключение договоров с рекрутинговыми агентствами и агентствами по аутсорсингу в т. ч: разработка критериев для конкретных должностей (персонала компании); определение необходимого количества работников компании; оценка предложенных кандидатур работников и их найм; формирование фонда оплаты труда; проведение обучения персонала, повышение их квалификации | 45.000 руб. 435.960 руб. (ежемесячно) 40.000 руб. | ООО «Карьера», ООО «Интеллект-Партнер» | |
| 7. регистрация компании в т. ч: государственная регистрация компании (государственная пошлина); | 4.000 руб. | ||
| 8. проведение рекламных акций в т. ч: заключение договоров на размещение рекламы на интернет-сайтах; заключение договоров на размещение рекламы на баннерах; заключение договоров на размещение рекламы в журналах и газетах; | 56.500 руб. 35.000 руб. 6.000 руб. 15.500 руб. | www.e1.ru, www.66.ru, www.uralweb.ru, АиФ Урал, Вечерний Екатеринбург, Здоровье и экология Урала и др. | |
| |
Финансовый план проекта включает в себя комплекс мероприятий, таких как:
Аренда помещения;
проведение планировки и ремонта помещения;
закупка и установка/сборка мебели, оборудования, предметов интерьера;
аренда офисного помещение и его оснащение мебелью, оборудованием и т. д.;
заключение договоров с компаниями-поставщиками масел;
заключение договоров с рекрутинговыми агентствами и агентствами по аутсорсингу;
регистрация компании;
проведение рекламных акций.
Оплата проектной команды не входит в общую смету (стоимость) проекта, т. к. ее сумму конкретно оговаривают заказчик проекта и члены проектной команды.
Все вышеперечисленные мероприятия требуют больших финансовых затрат, общая сумма которых представлена в Таблице 7.
Риск проекта – это степень опасности для успешного осуществления проекта. Понятием риска характеризуется неопределенность, связанная с возможностью возникновения в ходе реализации проекта неблагоприятных ситуаций и последствий.
Риск может быть вызван одной или несколькими причинами и, в случае возникновения любого из этих точно не известных заранее событий, может повлиять на стоимость проекта, его календарный график или выполнение. Риски определяются как внешними по отношению к проекту аспектами – условиями среды, так и внутренними – условиями реализации проекта.
Для повышения качества исполнения проекта и достижения конечных целей руководитель проекта совместно с координатором реализуют процесс управления рисками.
Управление рисками – это систематический процесс снижения неопределенности и управления вероятностью событий в проекте. Цель управления рисками проекта – повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности возникновения и воздействия неблагоприятных для проекта событий.
Анализ первого вида проектных рисков представлен в Таблице 8.
Таблица 8
| Риск | Последствия | Способы минимизации |
| Проблема целеполагания – знание и понимание членами команды общей цели проекта и, в частности, своих задач и функционала | Некачественное выполнение возложенных обязанностей и функций, что в конечном итоге может препятствовать своевременной и надлежащей реализации проекта. | Максимально точная формулировка целей и задач руководителем проекта в согласованности с заказчиком, а также постоянный анализ предложений по проекту и проверка их на предмет соответствия заявленной цели координатором и руководителем. |
| Риск отклонения от заранее оговорённых нормативов в связи с изменениями и дополнениями, которые могут появиться в ходе работы над проектом | Отклонение от запланированных сроков выполнения проекта в целом. Все увеличивающийся размер проектного задания может повлечь за собой расширение бюджетных рамок проекта, что нежелательно и может быть неосуществимо. | Предварительная договоренность между заказчиком и исполнителем о предельно допустимых сроках согласования и числе итераций документации. На этом же этапе принимаются решения о том, какой вариант изменений будет оптимальным для проекта. Здесь следует найти «золотую середину» между действительно необходимым функционалом и объемом затрачиваемых на его реализацию ресурсов. |
| Финансовый риск – риск не уложиться в рамки бюджета, выделенного на реализацию проекта | Ухудшение показателей эффективности проекта: рост себестоимости, снижение прибыльности. | Контроль над финансовыми ресурсами предполагает сдерживание необоснованного роста затрат на реализацию проекта. Возникновение новых задач может оказаться неизбежным, и в таких ситуациях можно говорить о контролируемом увеличении бюджета. Задачи, не являющиеся критичными, следует зафиксировать, а их решение отложить на последующие этапы работы над проектом. В целях подстраховки должен быть создан дополнительный денежный резерв на непредвиденные расходы. |
| Риск несоответствия проектных работ заявленному качеству и требованиям | Получение на выходе проектного продукта не того образца, к которому стремились в ходе работы над проектом | В ходе проекта на регулярной основе следует контролировать качество получаемого продукта – совпадает ли полученный результат с заявленными целями? Т.е. должен существовать механизм контрольных точек, основное назначение которого состоит в том, чтобы проанализировать состояние проекта, его выполненные, текущие и потенциальные задачи, сопоставить желаемое с действительным и выработать решения по возникающим отклонениям. К данным контрольным точкам относятся встречи проектной команды с заказчиком. |
| Временной риск - риск не уложиться в плановые временные рамки проекта | Несоблюдение критерия успешности проекта и возможное недовольство заказчика | Использование календарного плана-графика проекта, который является инструментом управления проектом, и в котором определяется весь ход и последовательность работ. Также целесообразно создание временного резерва по согласованию с заказчиком |
[1] Более подробную информацию по требованиям к персоналу см. в Приложении 3.