- предоставление разъяснений на вопросы претендентов по поводу уточнения информации, содержащейся в тендерной документации;
- внесение дополнений и изменений в тендерную документацию и информирование о них всех претендентов.
На тендерный комитет возлагается:
o проведение предварительной квалификации претендентов принятие, регистрация и хранение тендерных предложений (оферт) претендентов;
o вскрытие тендерных предложений (оферт) и их объявление, уточнение с претендентами, в случае необходимости, отдельных вопросов относительно тендерных предложений;
o оценка тендерных предложений (оферт) и принятие решении по результатам оценки;
o определение победителя торгов (тендеров);
o документальное оформление информации по процедуре и результатам проведения торгов (тендеров) подготовка отчета о проведении торгов (тендеров);
Решения тендерного комитета принимаются на закрытых заседаниях в присутствии не менее двух третей его состава открытым голосованием простым большинством голосов. В случае равного распределения голосов голос председателя тендерного комитета является решающим.
Решения тендерного комитета оформляются протоколом, который подписывается всеми членами тендерного комитета, принявшими участие в голосовании.
Заказчик контролирует ход работы, связанной с проведением торгов (тендеров), решает важнейшие вопросы, возникающие в ее процессе, утверждает протоколы заседаний тендерного комитета, тендерную документацию, результаты торгов (тендеров), рассматривает жалобы от претендентов, окончательно согласовывает условия контракта с победителем торгов (тендеров) и подписывает с ним контракт.
Заказчик может на любой стадии проведения торгов (тендеров) до заключения контракта, если это было предусмотрено тендерной документацией, прекратить торги (тендеры), уведомив об этом в трехдневный срок всех претендентов с обоснованием своего решения Заказчик не несет при этом ответственности перед претендентами за такое решение.
Объявление о торгах (тендерах)
Объявление об открытых торгах (тендерах) и приглашение подрядчиков к участию в закрытых торгах (тендерах) или конкурентных переговорах дается заказчиком или организатором при условии готовности тендерной документации
Объявление об открытых торгах (тендерах) обязательно публикуется заказчиком в газетах, других официальных периодических изданиях и в иностранной прессе, в частности в технических журналах, которые распространяются по международным каталогам. В случае необходимости заказчик может сделать объявление об их проведении по радио или телевидению.
Приглашения к участию в закрытых торгах (тендерах) и конкурентных переговорах направляются подрядчикам, которые способны выполнить заказ. Участие в таких торгах и переговорах без приглашений невозможно.
Заказчик не позднее трех дней после публикации объявлений о торгах (тендерах) или отправления приглашений подрядчикам к участию в закрытых торгах (тендерах) и конкурентных переговорах направляет их копии органу, который обеспечивает финансирование заказа.
Публикация объявления об открытых торгах (тендерах) или отправление приглашений подрядчикам к участию в закрытых торгах (тендерах) должны осуществляться за 1 — 6 месяцев до окончания срока представления и регистрации тендерных предложений в зависимости от сложности заказа и времени, необходимого для предварительной квалификации претендентов и подготовки тендерных предложении.
В случае необходимости заказчиком может быть принято решение о других сроках представления и регистрации тендерных предложений.
Объявление об открытых торгах (тендерах) или приглашение к закрытым торгам (тендерам) и конкурентным переговорам должно содержать информацию о:
· Названии, адресе, телефонах заказчика или организатора и тендерного комитета;
· названии и описании заказа;
· источнике финансирования заказа;
· способе проведения торгов (тендеров);
· желаемом или предельном сроке выполнения заказа;
· адресе, сроках условиях и других сведениях по поучению тендерных документов;
· сроках и месте представления документов для предварительной квалификации претендентов;
· возможности уточнения информации, необходимой для подготовки документов в целях проведения предварительной квалификации претендентов;
· сроках, адресе и способе представления тендерных предложений (оферт);
· языке на котором должны составляться ДОКУМЕНТЬІ тендерного предложения.
В случае необходимости объем указанной информации может быть расширен.
Предварительная квалификация претендентов
Тендерный комитет в случае проведения открытых торгов (тендеров) с предварительной квалификацией претендентов определяет состав информации, которую должны представить претенденты, готовит и передает им соответствующие формы
Претенденты передают в тендерный комитет в определенные им сроки заполненные формы, другие документы для анализа и оценки, а также официальное уведомление о намерении принять участие в торгах (тендерах).
Тендерный комитет анализирует полученную информацию и определяет на ее основании техническую, организационную и финансовую способность каждого из претендентов выполнить заказ, принимает соответствующие решения относительно результатов их предварительной квалификации, обеспечивает документальное оформление этой процедуры.
Информация, которая представляется претендентами для предварительной квалификационной оценки, должна содержать:
- копии документов, удостоверяющих юридический статус место регистрации организации, копию лицензии,
- справку о ежегодных объемах выполненных строительно-монтажных работ за последние три года в стоимостном отражении,
- справку об опыте выполнения за последние три года аналогичных заказов с указанием заказчиков, для которых они выполнялись, и их реквизитов,
- перечень основных строительных материалов, которые предусматривается использовать для выполнения заказа с указанием их производителя,
- сведения о квалификации и опыте специалистов, которые будут принимать участие в выполнении заказа,
- отчет о финансово-имущественном положении, финансовых результатах и балансе предприятия (претендента),
- сведения об арбитражных делах за последние три года,
- предложения по привлечению субподрядчиков.
В случае необходимости от подрядчиков может требоваться другая информация, за исключением составляющей коммерческую тайну.
Во время проведения квалификационной оценки претендентов необходимо учитывать их соответствие следующим минимальным требованиям:
· среднегодовой объем работ, который они выполняли ранее, должен быть не меньше предусматриваемого заказом,
· иметь опыт работы генерального подрядчика не менее чем на двух объектах, подобных по характеру и сложности предусматриваемому заказом,
· иметь в своем владении или гарантировать возможность приобретения либо выполнения (купля, аренда лизинг и др. ) необходимых для выполнения работ машин и механизмов,
· владеть достаточными для выполнения заказа оборотными средствами или иметь документально подтвержденные гарантии банка о возможности получения кредита.
При этом участники направляют заказчику совместное письмо, в котором информируют, что подписанное ими тендерное предложение будет иметь силу для каждого из них и каждый из них самостоятельно и все вместе будут отвечать за выполнение контракта согласно его условиям, а также определяют ответственного участника, который будет представлять всех участников объединения и будет обеспечивать выполнение условий контракта, включая расчеты.
После проведения предварительной квалификации составляется список претендентов, которые могут принять участие в тендере. Их количество целесообразно ограничить шестью участниками. Список утверждается заказчиком и каждому из претендентов, оставшихся в списке, направляется официальное приглашение принять участие в тендере
Претендентам, которые не прошли предварительной квалификации, сообщается об этом письменно с соответствующим обоснованием в течение трех дней после принятия решения. Они могут ознакомиться с официальным отчетом о проведении предварительной квалификации, но не имеют права требовать от заказчика доказательств или пояснений относительно мотивов принятия решения.
Тендерная документация
Тендерная документация должна быть одинаковой для всех претендентов, а также не дискриминационной однозначной для понимания, содержать исчерпывающую информацию необходимую для разработки тендерных предложений и не создавать риска для подрядчиков из-за обстоятельств и событий, которые они не могут предусмотреть во время определения цены и на которые не имеют влияния.
Заказчик должен представить претендентам тендерную документацию согласно процедурам и требованиям, указанным в объявлении об открытых торгах (тендерах) или в приглашении к участию в закрытых торгах (тендерах) и конкурентных переговорах.
В процессе подготовки тендерных документов тендерный комитет не имеет права обращаться за советом в организации, которые могут иметь комерческий интерес к заказу, и принимать их советы, если это препятствует конкуренции между претендентами.
Тендерная документация утверждается заказчиком и включает следующие документы:
- инструкцию для претендентов,
- форму контракта,
- форму тендерного предложения (оферты),
- форму квалификационной оценки претендентов,
- проектную документацию,
- перечень работ,
- информацию о способе предоставления тендерного обеспечения.
Заказчик в случае необходимости может изменять состав тендерной документации.
Инструкция для претендентов должна содержать необходимую информацию о разработке, оформлении и представлении тендерного предложения (оферты), а также об условиях и порядке проведения торгов (тендеров).