платеж 2.3. Процедуры внутреннего контроля реализации продукции.
Содержание процедур внутреннего контроля, возлагаемых на конкретных исполнителей – должностных лиц предприятия, зависит от организационной структуры предприятия и его структурных подразделений.
1. При получении заказа соответствующим должностным лицом осуществляется контроль за наличием таких признаков, как разборчивая подпись и указание должности лица, составившего заказ; точное указание юридического адреса и банковских реквизитов заказчика; четкий оттиск печати организации – заказчика; конкретность намерений заказчика и т.д.
Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов. Все выявленные отклонения от указанных параметров учитываются при предварительной оценке возможности выполнения заказа.
Все неясные стороны заказа уточняются у заказчика посредством телефона или факсимильной связи. Заказ направляется для дальнейшего анализа только при отсутствии отклонений от параметров. Все заказы нумеруются и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов.
Должностные лица предприятия, участвующие в процессе:
· Начальник бюро формирования портфеля заказов отдела сбыта;
· Начальник отдела сбыта.
Для ООО «Фаворит» должностными лицами являются: бухгалтер по работе с клиентами и менеджер.
Все заказы оформляются в момент их поступления и заполняются самим заказчиком. При этом организация-заказчик должна предоставить такие документы, как Устав предприятия или копию первой страницы Устава, копию свидетельства о регистрации в ИФНС.
Бухгалтер по работе с клиентами на месте проверяет правильность заполнения заказа, наличия всех документов, паспортные данные достоверного лица, заказывающего печать. Затем заказ передается менеджеру для проверки, а он в свою очередь представляет заказ для выполнения специалисту по изготовлению печатей и штампов.
2. Процедура контроля финансовой устойчивости заказчиков.
Принимая решение об отгрузке продукции на условиях последующей оплаты, должностные лица, ответственные за это, должны проводить анализ финансового состояния и надежности заказчика.
Действия внутреннего контроля заключаются в :
▪ выборе примера нескольких еще не исполненных заказов на существенную сумму и анализе материалов, на основе которых была установлена финансовая устойчивость, кредитоспособность и деловая порядочность заказчиков;
▪ оценке необходимости, достаточности и истинности данных материалов;
▪ проведении выборочного анализа финансовой устойчивости с целью подтверждения качества анализа, выполненного специалистами финансового отдела.
3. Процедуры контроля при подготовке проектов договоров поставки. Проект договора поставки готовится на основе образцов примерных договоров поставки, составленных в предусмотренной законодательством форме для различных отраслей промышленности с учетом условий конкретного заказчика.
Действия внутреннего контроля заключаются в:
выборе для примера нескольких еще не исполненных заказов на существенную сумму и анализе соответствующих им договоре поставки на предмет их соответствия необходимым параметрам;
уточнении причины выявленных отклонений.
4. Процедуры контроля выписанных товарно-транспортных накладных. Выписка ТТН и санкционирование отгрузки во избежание злоупотреблении производится разными должностными лицами.
Выписанные экземпляры ТТН регистрируются в специальном журнале или файле. Должностное лицо, санкционирующее отгрузке, по установленному порядку осуществляет контроль выписанных ТТН по следующим параметрам: правильность их оформления; взаимосвязь указанных данных; точность подсчета указанных данных; соответствие указанных цен условиям договора и прейскуранту организации; соответствие характеристик продукции условиям договора и календарным планам отгрузок.
5. Процедуры контроля формирования партий отправки и их погрузки в автотранспортное средство.
Все экземпляры выписанной ТТН передаются на склад готовой продукции. Получив экземпляры ТТН, заведующий складом готовой продукции проверяет, поставлена ли на них соответствующая подпись заместителя начальника отдела сбыта и при наличии ее организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партий отправки, формирует грузовые единицы и производит их соответствующую маркировку.
По прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом, сверяя соответствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела ТТН, осуществляет контроль на предмет соответствия параметров прибывшего под погрузку автомобиля объему данной поставки.
После осуществления погрузки заведующий складом в предназначенных для этого разделах ТТН проставляет номера путевого листа, указывает наименование документов, следующих за грузом, вид упаковки, количество мест и скрепляет экземпляры ТТН штампом склада и своей подписью с указанием должности и ФИО.
6. Процедуры контроля реализации готовой продукции.
При получении данных об отгрузке продукции покупателю начальник бюро оперативного управления отдела сбыта в журнале ежедневного учета отгрузки фиксирует:
наименование покупателя;
дату и номер договора поставки;
дату выписки и номер соответствующей ТТН;
дату и время фактического осуществления отгрузки;
фактические данные об отгрузке в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции;
дату и время возвращения автомобиля в организацию после отгрузки.
По данным вышеуказанного регистра начальника бюро оперативного управления составляются и ежедневно передаются в экономический отдел, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода.
Отчеты составляются по утвержденной форме в трех видах:
● по отгрузкам продукции каждого наименования всем покупателям;
● по отгрузкам продукции всех видов каждому покупателю в разрезе заключенных с них договоров;
● по объекту отгруженной продукции по видам отгрузки в разрезе транспортных средств и с указанием времени, затраченного на погрузочно-разгрузочные работы.
Начальник экономического отдела на основе ежедневных отчетов, полученных из бюро оперативного управления, а также данных по расчетам за продукцию, поступивших из договорно-правового бюро, подготавливает и по установленному порядку ежедневно передает заместителю начальника отдела сбыта отчеты о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода, а также отчеты о выполнении оперативно-календарных планов отгрузок и перевозок.
Заместитель начальника отдела сбыта анализирует полученные отчеты, определяет причины отклонений, находит виновных, принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно по установленному порядку передает сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта.
Начальник отдела сбыта анализирует полученную информацию, принимает меры в пределах своей компетенции и предоставляет вышеуказанные отчеты и объяснительные записки с указанием причин отклонений, выявленных виновников и принятых мер дирекции организации для рассмотрения на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. На совещаниях по не устраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения.
Действия внутреннего контроля заключаются в наблюдении за подготовкой первичной отчетности по сбыту ответственными за это работниками, в опросе руководства отдела сбыта на предмет наиболее часто возникающих причин отклонений от заданных объемов реализации и принятых по отклонениям управленческих решений.
7. Процедуры контроля фактурирования поставок.
На основании полученного от водителя-экспедитора экземпляра ТТН с отметками покупателя о приемке продукции работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии выписывается счет-фактура в 2-х экземплярах.
Первый экземпляр не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции предоставляется покупателю; счет-фактура подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, заместителем начальника отдела сбыта и скрепляются печатью организации.
Второй экземпляр счет- фактуры подшивается и хранится в учетной документации. Перед подписание счета- фактуры вышеуказанные должностные лица методами проверки документов и встречной проверки документальных данных осуществляют контроль за правильностью указания реквизитов и следующих дополнительных данных: серия, номер и даты выписки ТТН; дата отгрузки; номер автомобиля, на котором осуществилась доставка продукции; количество грузовых мест. При этом данные счета- фактуры сверяются с данными ТТН и условиями договора.
Бланки счетов-фактур должны быть заранее пронумерованы. Последовательность нумерации проверяется главным бухгалтером. Счет-фактура является основным документом, по которому объем реализации отражается в бухгалтерском учете.
