Акционерное общество Дубиновское хлебоприемное предприятие (стр. 4 из 8)

Материальное воплощение информационного потока может быть в виде документов, машинных носителей и электрических сигналов, передаваемых по каналам связи.

На предприятии различают три основных потока документации:

-документы, поступающие из других организаций (входящие);

-документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

-документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

1. первичную обработку;

2. предварительное рассмотрение;

3. регистрацию;

4. рассмотрение руководством;

5. передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления представлена на предприятии самостоятельным структурным подразделением – отделом кадров (секретарь). Отдел кадров (секретарь) принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на:

1) направляемые на рассмотрение руководителю организации;

2) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Внутренние документы предприятия создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения. Оригинал документа подшивается в дело.

Генеральный директор и все высшее руководство в процессе управления занимаются тем, что планируют решения, стимулируют выполнение решений и так далее. Принятие решений и коммуникации тесно взаимосвязаны. Коммуникации – это обмен информацией, на основе которой руководитель принимает эффективные управленческие решения и доводит принятые решения до работников предприятия.

Хозяйственная деятельность ОАО «Дубиновское ХПП» основывается на полученной первичной и вторичной информации. Первичная информация появляется у предприятия в результате взаимодействия с потребителями товаров (услуг), покупателями. Ее источниками служат анкеты, опросы, интервью. Вторичная информация необходима для составления финансового, инвестиционного, организационного и других планов предприятия. К непостоянной вторичной информации относятся совещания, выставки, законы, акты, указы Президента; к узкопрофильной вторичной информации относят бухгалтерские и финансовые отчеты предприятий, отчеты руководителей предприятий.

ОАО «Дубиновское ХПП» пользуется разнообразными средствами для коммуникаций составляющими для своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями предприятие общается с помощью рекламы и других программ продвижения товара на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное значение ХПП уделяет созданию определенного образа. Предприятию приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты.

К коммуникациям внутри предприятия относятся межуровневые коммуникации (перемещение информации в рамках вертикальных коммуникаций), а также по нисходящей (сообщение подчиненным уровням о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки).

Предприятие состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководитель должен добиваться чтобы подразделения работали совместно, продвигая предприятие в нужном направлении.

На предприятии используются такие программы как Microsoft Word, Microsoft Access, Microsoft Excel. Средствами связи с внешней средой являются Internet, факсимильная связь, телефонная линия.

ГЛАВА 6 ЭКОНОМИЧЕСКИЕ СЛУЖБЫ И ФИНАНСОВЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ

6.1. Структура и назначение бухгалтерии предприятия

Бухгалтерия является отдельной структурой, возглавляемой главным бухгалтером. Бухгалтерия подчиняется генеральному директору. Комиссионный состав составляет 7 человек во главе с главным бухгалтером. Структура бухгалтерии подробно представлена на рисунке 6.1.

Рис 6.1 Организационная структура бухгалтерии

Главный бухгалтер ОАО «Дубиновское ХПП» ведет расчеты с банком, регистрирует платежные поручения, ведет учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами, ведет учет расходов будущих периодов, ведет учет прибыли и убытков, расчеты с бюджетом. Составляет оборотный баланс и его отчетность. Учетом основных средств и нематериальных активов, учетом товарно-материальных ценностей на складе, ведением книги учета счетов-фактур, накладных, проведением ревизии кассы, контролем за кассовыми операциями занимается заместитель главного бухгалтера. Бухгалтер-расчетчик занимается начислением заработной платы и расчетами по внебюджетным фондам, учетом расчетов с подотчетными лицами, учетом фонда потребления. Бухгалтер-кассир занимается учетом кассовых операций, ведением кассовой книги, приемом и выдачей наличных денежных средств, учетом приходных и расходных кассовых ордеров, формированием выручки, книги продаж, покупок, определяет затраты. Бухгалтер по зерну занимается учетом реализации по договорам. Бухгалтер по муке занимается ведением учета расчетов по ценным бумагам, мельницей, учетом муки. Бухгалтер-программист занимается работой по вопросам программного обеспечения 1C Бухгалтерия.

Выпускаемая продукция ОАО «Дубиновское ХПП» и цены на нее подробно представлены в таблице 6.2.

Таблица 6.2 Виды выпускаемой продукции ОАО «Дубиновское ХПП»

и цены на нее за 2004г.

Наименование	Единица измерения	Цена, руб.
Мука высший сорт	мешок	450
Мука 1 сорт	мешок	450
Мука 2 сорт	мешок	450
Мука ржаная	мешок	350
Отруби	тонна	180
Зерноотходы	тонна	250
Комбикорм (рецепт №1)	тонна	2500
Комбикорм (рецепт №2)	тонна	2830
Комбикорм (рецепт №3)	тонна	3560
Комбикорм (рецепт№ 5)	тонна	3760
Комбикорм в гранулах	центнер	255
Мука высший сорт	упаковка	80
Мука 1 сорт	упаковка	72
Мука высший сорт, 1 сорт	25 кг	230

Проанализировав таблицу 6.2 можно сказать, что предприятие выпускает широкий выбор продукции. Цены на продукцию устанавливаются заместителем директора по коммерции. Для каждого покупателя устанавливаются свои цены на продукцию. Например, для постоянных покупателей предоставляется скидка на продукцию в 10%. Для работников предприятия, цена на продукцию снижается на 15%. В таблице представлены усредненные цены на все виды выпускаемой продукции.

6.2. Финансовое состояние предприятия

Исследовать финансовое состояние ОАО «Дубиновское ХПП» можно при чтении баланса данного предприятия. Рассмотрим уплотненный баланс ОАО за 2003 год.

Таблица 6.3

Уплотненный баланс ОАО «Дубиновское ХПП» за 2003год, тыс. руб.

Актив	На начало периода	На конец периода
Денежные средства	3440	4045
Краткосрочные финансовые вложения	1600	1430
Итого (А1)	5040	5447
Готовая продукция	2125	3545
Краткосрочная дебиторская задолженность	6615	10350
Итого (А2)	8740	13895
Долгосрочная дебиторская задолженность	-	-
Сырье и материалы	10000	13500
НДС	1600	2025
Запасы и затраты	14745	20095
Итого (А3)	26345	35645
Внеоборотные активы (А4)	8700	8950
Баланс	48825	63965
Пассив	На начало периода	На конец периода
Кредиторская задолженность (П1)	4000	4400
Кредиторские обязательства (П2)	15700	22000
Долгосрочная кредиторская задолженность (П3)	5000	5300
Собственный капитал (П4)	23925	31965
Резервы предстоящих платежей	200	300
Баланс	48825	63965

Оценка платежеспособности по балансу осуществляется на основе характеристики ликвидности оборотных активов, которая определяется временем, необходимым для превращения их в денежные средства. Ликвидность баланса заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени убывающей ликвидности с краткосрочностью их погашения (таблица 6.3). Из таблицы видно, что баланс предприятия в 2003 году был абсолютно ликвидным, так как денежные средства и краткосрочные финансовые вложения больше кредиторской задолженности, и предприятие является в настоящий момент платежеспособным. Также быстрореализуемые активы и медленно реализуемые активы значительно больше кредиторских займов и кредитов и долгосрочных кредитных займов. Значит на ОАО «Дубиновское ХПП» имеет место перспективная платежеспособность. И в целом предприятие финансово устойчиво, так как внеоборотные активы меньше собственного капитала.