- организация взаимодействия с экспедиторскими, операторскими, страховыми компаниями и таможенными органами;
- разработка и реализация новых видов транспортных и иных услуг.
Региональное агентство через технологический центр по обработке перевозочных документов и подведомственную агентскую сеть осуществляет следующие функции:
- сбор и обработку информации для анализа спроса услуг федерального железнодорожного транспорта в обслуживаемом регионе;
- сбор и обработку данных по производству и потреблению продукции различных отраслей промышленности и сельского хозяйства, перевозимой железнодорожным транспортом, работе других видов транспорта, уровню цены тарифов на перевозки грузов;
- формирование спроса и стимулирования сбыта транспортных услуг, включая рекламу. Определение объемов грузоперевозок на основе прогнозирования;
- разработку предложений по расширению и предложению качества транспортных услуг, совершенствованию взаимодействия с пользователями услуг федерального транспорта;
- согласование и оформление в установленном порядке договоров с пользователями услуг федерального железнодорожного транспорта на организацию перевозок грузов и комплексное транспортное обслуживание;
- прием и согласование заявок на перевозки грузов и оказание комплексных транспортны услуг пользователям федерального железнодорожного транспорта. Доведение до грузоотправителей оформленных заказов и причин отклонения заявок;
- разработку и представление в дорожный Центр фирменного транспортного обслуживания предложений по совершенствованию и проведению гибкой тарифной политики и предоставлению конкурентно способных ставок и скидок с тарифа;
- разработку и обоснование предложений по повышению конкурентно способности услуг федерального железнодорожного транспорта, совершенствованию технологии и организацию перевозок грузов в регионе;
- оперативное руководство ТехПД в части организации работы: по выполнению заданий по начислению, взысканию выручки за грузовые перевозки и мобилизации дебиторской задолженности; правильностью начисления провозных платежей и ввода информации в отраслевые автоматизированные системы;
- организацию расчетов и обеспечение контроля оплаты перевозок грузов в соответствии с нормативными правовыми и иными актами ОАО «РЖД» и Центрального банка Российской Федерации;
- обеспечение контроля за выполнением организациями и предприятиями железной дороги и пользователями услуг федерального железнодорожного транспорта заключенных договоров и согласованных заявок на перевозки грузов, а также за своевременностью и полнотой оплаты перевозок;
- анализ причин отказа в приеме заявок на транспортные услуги, ведение учета и передачу соответствующих сведений руководству отделения дороги и дорожного Центра фирменного транспортного обслуживания;
- информирование в установленном порядке грузоотправителей и грузополучателей о порядке оформления перевозок грузов, договоров, заявок и перевозочных документов, оплаты перевозок и дополнительных услуг, применение тарифа на перевозимые грузы;
- информирование в установленном порядке грузоотправителей и грузополучателей о месте нахождения поездов, вагонов и грузов, о выполнении сопутствующих перевозке услуг по отдельным заявкам;
- информирование грузоотправителей и грузополучателей об экспедиторских и страховых организациях имеющих договоры, заключенные с железной дорогой;
- информирование пользователей услуг федерального железнодорожного транспорта и принятие с ними согласованных решений о необходимости изменений условий договоров на перевозку, в связи с возникновением обстоятельств, не зависящих то железной дороги;
- создание и организацию работы агентской сети для улучшения обслуживания пользователей услуг федерального железнодорожного транспорта;
- предоставление установленной отчетности дорожному Центру фирменного транспортного обслуживания и отделению Северо-Кавказской железной дороги;
- контроль исполнения заданий и поручений ОАО «РЖД», ЦФТО МПС России, руководства железной дороги, дорожного Центра фирменного транспортного обслуживания и отделения железной дороги; обеспечения режима секретности и защиты секретных и служебных сведений от разглашения; ведение в установленном порядке делопроизводства и текущего архива, подготовку документов к сдаче на постоянное хранение;
- организацию и проведение маркетинга по привлечению грузов к перевозке во всех видов сообщений. Изучение транспортного рынка в регионах, обслуживаемых дорогой, с учетом всех коньюктурных факторов, влияющих на динамику перевозок грузов железнодорожным транспортом.
Но на практике Региональным агентством выполняются не все функции, а в частности следующие:
- сбор и обработку информации для анализа спроса услуг федерального железнодорожного транспорта в обслуживаемом регионе;
- сбор и обработку данных по производству и потреблению продукции различных отраслей промышленности и сельского хозяйства, перевозимой железнодорожным транспортом, работе других видов транспорта, уровню цены тарифов на перевозки грузов;
- формирование спроса и стимулирования сбыта транспортных услуг, включая рекламу. Определение объемов грузоперевозок на основе прогнозирования;
- прием и согласование заявок на перевозки грузов и оказание комплексных транспортны услуг пользователям федерального железнодорожного транспорта. Доведение до грузоотправителей оформленных заказов и причин отклонения заявок;
- оперативное руководство ТехПД в части организации работы: по выполнению заданий по начислению, взысканию выручки за грузовые перевозки и мобилизации дебиторской задолженности; правильностью начисления провозных платежей и ввода информации в отраслевые автоматизированные системы;
- организацию расчетов и обеспечение контроля оплаты перевозок грузов в соответствии с нормативными правовыми и иными актами ОАО «РЖД» и Центрального банка Российской Федерации;
- обеспечение контроля за выполнением организациями и предприятиями железной дороги и пользователями услуг федерального железнодорожного транспорта заключенных договоров и согласованных заявок на перевозки грузов, а также за своевременностью и полнотой оплаты перевозок;
- анализ причин отказа в приеме заявок на транспортные услуги, ведение учета и передачу соответствующих сведений руководству отделения дороги и дорожного Центра фирменного транспортного обслуживания;
- информирование в установленном порядке грузоотправителей и грузополучателей о порядке оформления перевозок грузов, договоров, заявок и перевозочных документов, оплаты перевозок и дополнительных услуг, применение тарифа на перевозимые грузы;
- информирование пользователей услуг федерального железнодорожного транспорта и принятие с ними согласованных решений о необходимости изменений условий договоров на перевозку, в связи с возникновением обстоятельств, не зависящих то железной дороги;
- создание и организацию работы агентской сети для улучшения обслуживания пользователей услуг федерального железнодорожного транспорта;
- предоставление установленной отчетности дорожному Центру фирменного транспортного обслуживания и отделению Северо-Кавказской железной дороги;
- контроль исполнения заданий и поручений ОАО «РЖД», ЦФТО МПС России, руководства железной дороги, дорожного Центра фирменного транспортного обслуживания и отделения железной дороги; обеспечения режима секретности и защиты секретных и служебных сведений от разглашения; ведение в установленном порядке делопроизводства и текущего архива, подготовку документов к сдаче на постоянное хранение;
- организацию и проведение маркетинга по привлечению грузов к перевозке во всех видов сообщений. Изучение транспортного рынка в регионах, обслуживаемых дорогой, с учетом всех коньюктурных факторов, влияющих на динамику перевозок грузов железнодорожным транспортом.
Численность Регионального агентства определяет начальник Северо-Кавказской железной дороги по представлению начальника дорожного Центра фирменного транспортного обслуживания и согласованию с начальником отделения Северо-Кавказской железной дороги.
Региональное агентство по своей структуре состоит из секторов (Приложение 1):
- маркетинга и тарифной политики;
- планирования перевозок и контроля исполнения заказов;
- по оказанию информационных услуг и договорной работы.
Штатное расписание и смету расходов Регионального агентства утверждает начальник отделения дороги по согласованию с начальником дорожного Центра фирменного транспортного обслуживания.
Сектор маркетинга и тарифной политики занимается:
- анализом и обработкой первичной маркетинговой информации, формированием предложений по максимальному удовлетворению платежеспособного спроса;
- внедрением и совершенствованием услуг, предлагаемых потребителям, повышением их качества и конкурентоспособности;
- сбором и анализом информации для подготовки предложений по применению гибких тарифных условий на грузовые перевозки;
- сбором и анализом информации для анализа применения действующих тарифных условий и оценки финансовых результатов их использования;
- осуществлением взаимодействия со смежными видами транспорта и поставщиками сопутствующих перевозке услуг для комплексного транспортного обслуживания, включая экспедирование.
Сектор маркетинга и тарифной политики Регионального агентства фирменного транспортного обслуживания состоит из 3-х человек: начальника отдела маркетинга и 2-х инженеров.
В подчинении Краснодарского Регионального агентства фирменного транспортного обслуживания Северо-Кавказской железной дороги находится 11 агентств фирменного транспортного (АФТО) обслуживания: