1.2 Информационные системы в управлении производством, их взаимосвязь с информационными технологиями
Чем более широкое применение находит вычислительная техника, чем выше интеллектуальный уровень программного обеспечения, тем больше возникает видов ИТ, к которым относятся технологии планирования и управления, научных исследований и разработок, экспериментов, проектирования, денежно-кассовых операций, криминалистики, медицины, обучение и другие. С первых лет становления ИТ находятся в непосредственной связи с их использованием в информационных системах различных экономических объектов - предприятий, организаций производственной и непроизводственной сферы. Распространенной ИТ, которая играет исключительно важную роль в жизнедеятельности общества, является технология управления. Информационные технологии - источник совершенствования управления.
Управление – это процесс достижения человеком или группой лиц цели управления при наличии определенной информации. Количество и качество информации для управления определяется специальными требованиями и зависит от источников информации. Управление – важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории). Систему, реализующую функции управления (прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование), называют системой управления. Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Любая современная информационная система функционирует именно на базе определенных информационных и предметных технологий.
Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.
Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений, это прикладной уровень информатики характерный изучением вопросов использования ИТ при создании и эксплуатации систем, в которых преобладающими процессами являются информационные [3, стр. 14].
Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.
Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации.
Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.
Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг — это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.
Существуют следующие организационные компьютерные информационные системы:
− формальные, опирающиеся на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных;
− неформальные, основанные на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения (нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться). Такие систе6мы необходимы для жизни организации. К ИТ они имеют весьма отдаленное отношение.
С позиции делового видения информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой. С ростом технической мощи ИТ, компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без ИТ было невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях большой неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе [7, стр. 52].
Говоря о «новых» возможностях информационных систем в менеджменте, более справедливо называть некоторые из них новыми только для нашей страны. Например, системы поддержки принятия решений уже более двух десятилетий используются в развитых странах, но пока еще не получили широкого распространения в нашей стране.
Информационные системы и ИТ не являются панацеей для решения всех организационных трудностей. Их внедрение не только не отменяет необходимость совершенствования производства и управления, а наоборот усиливает его значение. Кроме того, сами ИТ требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемких программных и технических средств. Поэтому их внедрение в систему управления организации должно начинаться не с монтажа и освоения оборудования, а по подготовке программно-математического обеспечения, формирования информационных потоков, подготовки контингента специалистов и пользователей. Другими словами необходим комплексный подход к формированию ИТ и их составляющих элементов.
Широкое применение современных ИТ в организации обеспечивает:
− оперативный доступ к самым отдаленным источникам информации, в том числе к источникам внешней среды;
− качественную электронную связь;
− создание возможностей вертикальной и горизонтальной взаимосвязи управленческой деятельности всех звеньев менеджеров предприятия;
− функционированием единой информационной среды организации, что позволит охватить многофункциональную деятельность в единый комплекс.
− своевременную и полную информированность о возможностях новых информационных технологий с целью их усовершенствования;
− дифференциацию отношений "продукция - рынок" на целевых рынках, что ведет к полному учету требований потребителей и обеспечивает окупаемость затрат производства путем получения ожидаемых доходов;
− уменьшение издержек производства, которые связаны с общим ростом производительности производства, что обеспечивает более высокий доход и возможность проведения гибкой ценовой политики.
По мере проникновения ИТ в производственный процесс, они изменяют различные стоимостные показатели, на которых основывается уровень конкуренции, что в свою очередь влечет фундаментальные структурные изменения во всех отраслях экономики. Внедрение одних средств информационных технологий вносит значительные изменения на этапах разработки продукции, а внедрение других - влияет на этапах производства продукции. Эффективность интегрированного управления на основе информационных технологий позволяет, во-первых, уменьшить производственные затраты при большей разнообразия видов продукции (услуг), хотя и меньших объемах ее выпуска. Во-вторых, обеспечить большую экономию в сфере обеспечения производства за счет уменьшения накладных расходов.
Эффективность интегрированного на основе ИТ производства и рынка ускоряет сдвиг в плоскости заказов в направлении эффективного выполнения потенциальных возможностей и еще не осознанных желаний потребителей. Этот процесс связан с уменьшением производственных затрат, которые можно получить даже при меньших объемах производства и большем разнообразии продукции, а также с большей экономией в сфере обеспечения производства и уменьшения накладных расходов. Это в значительной степени изменяет распределение добавленной стоимости, что объясняет смещение основного акцента конкуренции из сферы производства в сферу маркетинга и физического сбыта, как только этот сдвиг пройдет, возникнут новые, упрощенные взаимоотношения между производителями, поставщиками и потребителями. В частности, производители смогут видеть в интегрированных рыночных услугах то средство, что позволит избежать резких колебаний интересов покупателей, которые возникают при общении с посредниками.
Основная причина превращения ИТ в такую мощную силу воздействия на деятельность организаций состоит в том, что информация часто выступает в роли основного продукта обмена при совершении сделок. Это утверждение справедливо для взаимоотношений, как внутри предприятия (производство - обеспечение), между предприятиями (покупатель - продавец), так и между предприятиями и потребителями.
Информация — главный ресурс интеллектуальной, а, следовательно, производственной и предпринимательской деятельности человека. При помощи информации о силах и законах природы целенаправленно используются трудовые, материальные и финансовые ресурсы в сфере производства и достигается заранее намеченный результат. Работа с информацией, умение продуктивно ее использовать — основное условие успеха деятельности всякого предприятия.