Питання автоматизації аудиту охоплюють увесь комплекс складних прикладних проблем, пов'язаних із застосуванням інформаційних комп'ютерних технологій у контролі, аудиті та аналізі фінансової звітності підприємств, оцінці ефективності й надійності інформаційних систем підприємств, а також організації роботи аудиторських фірм у сучасних умовах.
Хоча ці проблемні питання на перший погляд належать до різних галузей наукової та практичної діяльності, як-от: інформаційні технології, бухгалтерський облік, менеджмент, економіка підприємств, контроль тощо, ведення сучасного бізнесу неможливе без інтегрованого погляду на ці види діяльності, особливо якщо цей бізнес пов'язаний із наданням аудиторських та консультаційних послуг. І тут є велика проблема, про яку пише американський учений Р. Вебер, автор ґрунтовного посібника з аудиту інформаційних систем. Звертаючись до аудиторів, він зазначає: «Для того щоб бути хорошим аудитором, потрібно бути кращим у бізнесі, ніж ваші клієнти. Напевне, ніколи ще аудитори гак гостро не відчували виклики своєму професіоналізму, ніж коли вони вступили в сферу контролю та аудиту інформаційних систем».
Дані дослідження «Потенційний попит на послуги автоматизації бізнес-процесів з боку аудиторських фірм», проведеного російською агенцією «Експерт», свідчать про те, що понад 50 % аудиторських компаній із тих, що брали участь у дослідженні, не мають ніякої інформації про системи автоматизації, призначені для аудиторської діяльності . Брак інформації фахівці називають основним чинником, що стримує автоматизацію аудиту, разом з іншим чинником - низькою якістю наявних пропозицій. Проте здебільшого аудиторські компанії вважають, що впровадження автоматизованих систем в їх діяльність необхідне, і очікують, що це сприятиме підвищенню ефективності й якості роботи.
В Україні стан справ з упровадженням сучасних технологій в аудит значно гірший. Це підтверджує гой факт, що в Росії вже з'явилося до десятка спеціалізованих аудиторських програмних продуктів місцевої розробки, а в Україні досі не було жодного.
Принциповою відмінністю автоматизованого аудиту є те, що сучасний аудитор має можливість сьогодні перевірити всю генеральну сукупність, яка формує певний тип операцій або залишок на рахунку, весь набір документів або рахунків аналітичного обліку, а не покладатися лише на вибірки. Комп’ютерні програми, які дадуть змогу провадити подібний аналіз, мають назву аудиторського програмного забезпечення загального призначення (GAS). Як правило в країнах, де дослідження файлів баз даних у комп’ютерному аудиті є поширеним явищем, аудитори для аналізу файлів даних використовують такі програмні пакети, як ACLабо IDEA.
Стандартні варіанти постачання подібного програмного забезпечення є достатньо універсальними, здатними аналізувати облікові дані різного характеру (у вигляді не тільки бухгалтерських записів, а й хронологічних записів систем оперативного обліку та будь-яких таблиць, які містять економічні дані).
Слабкі місця застосування програмних продуктів з погляду практикуючого вітчизняного аудитора:
•необхідність знати мову інтерфейсу аудиторської програми (в даному разі - англійську. Наприклад, АСІ, має німецький, французький тощо інтерфейси, навіть польський, однак не має українського або російського);
•необхідність бути впевненим у коректному перенесенні даних з облікової системи;
•потреба вивчати мову запитів конкретної аудиторської програм;
•потреба наявності відпрацьованої методології перевірки за допомогою такої аудиторської програми, яка б виключала такі прикрі речі, як у наведеному прикладі («несподіваних» результатів бути не повинно).
Як правило, великі аудиторські фірми, купуючи подібні програмні продукти, згодом створюють спеціальні надбудови до них. які дають змогу послідовно запускати на масиві даних клієнтів відпрацьовані досвідом фахівців запити та тести. Такі додатки до програми є комерційною таємницею аудиторської фірми.
Як уже було зазначено, досі в Україні не було програмного забезпечення власної розробки. Втім, наскільки нам відомо, одна із харківських аудиторських фірм пропонує в Україні російський програмний продукт «ІТ Аudit: Аудитор». Можна оцінити цей факт дуже позитивно. Ми також встановили демонстраційну версію програмного продукту і спробували вивчити його можливості, переваги та недоліки.
У цілому можливості програмного продукту відповідають заявленим на сайті розробника параметрам. Програма являє собою спробу створити інтегрований аудиторський продукт, який би поєднував як інструмент для аналізу даних, так і засіб для розрахунку аудиторського ризику та фіксації аудиторських доказів у робочих документах аудитора (до речі, подібні інтегровані програмні продукти у світовій практиці невідомі натомість використовують різне програмне забезпечення для різних аудиторських завдань).
Серед недоліків цього програмного продукту, на наш погляд, можна назвати таке:
- намагання всі дії аудитора підпорядкувати достатньо жорсткій схемі - починаючи від форми програми перевірки та проведення тестів до формування встановлених форм робочих документів;
- недостатньо відпрацьований механізм імпорту даних із бухгалтерського програмного забезпечення.
Заради справедливості зазначимо, що перший із зазначених недоліків може інколи розглядатися і як перевага програми, яка усуває помилки, пов'язані із можливою недостатньою кваліфікацією аудиторів. У принципі такий підхід відображує національні особливості аудиту в Росії. Гам, не відкидаючи Міжнародних стандартів аудиту, відбувається процес розробки власних стандартів аудиту, які за формою та змістом більше нагадують інструкції та нормативи, ніж стандарти у класичному значенні. Як зазначила британська дослідниця Андреа Меннікен, яка. тривалий час стажувалася в одній із російських аудиторських фірм, «багато аудиторів в Росії тяжіють більше до механістичного, чи то б пак «алгоритмічного» підходу до аудиту, на противагу світовому досвіду, де велику увагу приділяють аудиторському судженню».
Друге зауваження може бути застосоване до всіх відомих нині подібних програмних продуктів. Вважаємо, що в нашому програмному продукті ми змогли розробити механізм, який дає змогу уникнути прикрих помилок на етапі перенесення даних.
Програмний комплекс містить насамперед запити щодо облікової бази даних, які дають змогу швидко провести «експрес-аудит» - попередній огляд інформації в автоматичному режимі, який зможе виявити багато проблемних місць та значно прискорити процес ознайомлення аудитора з особливостями обліку та внутрішнього контролю клієнта, наприклад, якщо мати на увазі тести, які є універсальними для бухгалтерії будь-якого підприємства. Назвемо такі з них:
1,Перевірка технічної цілісності облікової бази даних комп'ютерної програми бухгалтерського обліку підприємства-клієнта та знаходження і виправлення помилок (наприклад, пошкоджень внаслідок неумисних дій користувачів, перепадів живлення тощо), знайдених на цьому етапі.
2.Формування підсумкової статистики з облікових параметрів бази електронних обліково-фінансових даних клієнта (оцінка унікальності та ступеня використання довідників аналітичного обліку та їхніх елементів).
З. Перевірка рахунків з робочого тану рахунків на відповідність Плану рахунків згідно з наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. №291, а також перевірка логічної структури рахунків і субрахунків, їх ознак належності до активу та пасиву балансу (активні, пасивні, активно-пасивні), позабалансові; перевірка коректності залишків по рахунках.
4.Перевірка коректності бухгалтерських записів згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків (наказ №291); аналіз масиву бухгалтерських записів на цілісність, повтори, пропуски.
5. Запит щодо статистики та повторюваності бухгалтерських операцій за їх параметрами та реквізитам», що дає змогу отримувати статистичну інформацію по всьому масиву облікових записів, а також здійснювати пошук облікових записів з однаковими реквізитами,
6. Запити у вигляді загальноприйнятих бухгалтерських облікових звітів (оборотна відомість, аналіз рахунку, картки рахунків, аналіз рахунків у розрізі аналітичних рахунків).
Для проведення такого швидкого огляду аудитору не обов'язково придбавати програму – перевірка облікової бази даних клієнта може бути здійснена й віддалено - розробниками програми, для чого розроблені відповідні технічні та юридичні механізми (насамперед шифрування для забезпечення конфіденційності інформації, що передається). Втім наявні низка детальних запитів по ділянках обліку, а також механізм розрахунку та відбору записів для статистичної вибірки.
Загалом завдання повністю охопити всі стадії процесу аудиту від складання програми перевірки до формування висновку не ставилося. Натомість було розроблено інструмент, який дає змогу заощадити час аудитора при виявленні потенційних проблем клієнта з організацією бухгалтерського обліку. При цьому кожен запит містить пов'язані з ним форми робочих документів, які відразу можуть бути роздруковані та підшиті у файл перевірки.