д) составление таблиц, в которых указаны наименование плановых (отчетных) форм и состав используемых в них показателей;
е) определение регламента формирования бюджетов;
ж) определение форм контроля за составлением бюджетов;
и) сравнение фактических показателей с плановыми и анализ отклонений.
При этом необходимо:
а) определение взаимосвязи показателей во всех формах отчетности;
б) анализ взаимодействия подразделений (центров ответственности) при планировании;
в) организация документооборота в процессе планирования;
г) оценка плановых форм и процедур с точки зрения полноты охвата всех аспектов деятельности предприятия, сроков и периодичности составления бюджетов.
Для распределения функций в бюджетировании на предприятии ФГУП «ПО УВЗ» и регламентации формирования форм управленческого учета, можно предложить следующую таблицу (таблица 27) [44, с. 261]:
Таблица 27 – Распределение функций в бюджетировании
| Служба (отдел) | Функции |
| 1 | 2 |
| Планово-экономический отдел | Подготовка сводных бюджетов компании Сбор и обработка данных для проверки точности данных бюджетов доходов и расходов ЦФО Подготовка сводного бюджета первоначальных затрат компании Калькуляция себестоимости продукции Составление операционных бюджетов (прямых материальных и трудовых затрат, бюджет запасов, бюджет общезаводских накладных расходов) |
| Финансовый отдел | Подготовка кредитного плана и инвестиционного бюджета |
| Бухгалтерия | Сбор и обработка исходных данных для составления бюджетов |
| Отдел маркетинга и сбыта | Составление прогноза сбыта Составление бюджета продаж |
| Менеджер ЦФО (экономист-плановик) | Разработка бюджетов ЦФО согласно принятой технологической схеме |
Бюджетный процесс используется для достижения двух основных целей: планирования и контроля.
В процессе планирования руководству ФГУП «ПО УВЗ» для принятия взвешенных решений необходимо будет обладать отфильтрованной и обобщенной информацией о подразделениях, носителями которой являются менеджеры нижнего уровня (руководители подразделений).
Такой информацией их обеспечивает бюджетный процесс, построенный по принципу «снизу вверх» (этот вариант предусматривает сбор и фильтрацию бюджетной информации от исполнителей к руководителям нижнего уровня и далее к руководству предприятия.
В качестве средства для контроля на ФГУП «ПО УВЗ» бюджет может быть очень эффективен как инструмент, позволяющий задавать пределы ответственности и полномочий нижестоящих менеджеров и анализировать эффективность работы и качества планирования (например, на основе анализа отклонений). Контроль – продолжение планирования, сопровождающее процесс реализации планов.
Контроль в экономическом смысле – это наблюдение и управление, но поскольку эффективное управление и наблюдение невозможны без постановки целей и планирования мероприятий по реализации этих целей, то контроль содержит комплекс задач по планированию, регулированию и наблюдению. Контроль – это инструмент для руководства предприятием, охватывающий всю деятельность и обеспечивающий достижение цели, намеченной перспективными планами. Контроль предполагает достаточную, оперативную и надежную информацию об исполнении бюджета предприятия в части как доходов, так и расходов, анализ выявленных отклонений от запланированных показателей, норм.
Нормативный метод применяется в основном в предприятиях занятых массовым производством, но может быть применен и в среднесерийном производстве, а также в единичном, все типы производства представлены на ФГУП «ПО УВЗ». Фактическая себестоимость должна рассчитываться от нормативной себестоимости путем учета изменений норм и отклонений от этих норм. Учет отклонений от норм организуется в зависимости от технических особенностей сырья и материалов, нормирования их расхода и технологии процесса производства. Сами отклонения от действующих норм определяются путем сопоставления фактического расхода материалов на выпуск продукции по партиям с нормативным расходом.
Бюджеты составляются на год вперед с разбивкой по месяцам. Подготовка проектов бюджетов должна начинаться за два-три месяца до вступления их в силу.
Очень важно наладить систему оперативного получения всей необходимой информации. Иначе принимать меры для исправления ситуации будет поздно. Бюджетирование – один из основных инструментов управления крупным производственным предприятием. Наиболее «продвинутые» российские предприятия уже успешно применяют процедуру бюджетирования для планирования, анализа и контроля своей деятельности.
То есть, как факт: на падение прибыли предприятия ФГУП «ПО Уралвагонзавод» влияет рост себестоимости продукции, причиной которому – недостатки системы оперативного контроля. Например, во многих производствах ФГУП «ПО УВЗ» отчетность и инвентаризации составляется вручную с помощью общего для всего предприятия ИВЦ, в течение месяца нет возможности вывести результаты текущей деятельности завода, провести оперативный контроль отклонений от плана по тем или иным показателям и т.д. То есть реагирование происходит с опозданием, «пост фактум».
Кроме предложенной системы бюджетирования, которую можно внедрить с помощью специализированного программного обеспечения основными источниками резервов увеличения суммы прибыли от реализации продукции ФГУП «ПО Уралвагонзавод» являются:
а) оптимизация цены на весь ассортимент продукции завода;
б) продвижение товара на рынок за счет увеличения объема реализации и улучшения качества продукции.
На основании проведенного анализа использования основных фондов предприятия можно сделать вывод о том, что основные производственные фонды предприятия ФГУП «ПО УВЗ» используются недостаточно эффективно.
Для изменения сложившейся неблагоприятной ситуации руководству предприятия необходимо разработать такой график работы основных производственных фондов, который бы сокращал время непроизводственного простоя. В случае отсутствия объема работ для определенных видов машин и оборудования, занятых выпуском основной продукции предприятия можно предложить цехам предприятия искать заказы на выполнение работ, путем заключения договоров с разными сторонними организациями (к тому же подобная практика существует, поскольку заказчиками многих структурных подразделений предприятия ФГУП «ПО УВЗ» на протяжении ряда лет остаются УЩ – 13, УЩ – 12, КУЛЗ, ОАО НТМК, НТХЗ и т.п.).
Также можно сделать вывод о том, что у предприятия наблюдается снижение стоимости основных производственных фондов, находящихся на балансе предприятия. Это свидетельствует о том, что старение и выбытие основных производственных фондов значительно превышает их обновление. Для устранения такого явления предприятию следует рассмотреть возможность обновления основных производственных фондов и списания старых, для чего обосновать и предоставить в экономический отдел предприятия перечень необходимого оборудования, поскольку предприятие является государственным и инвестировать какое – либо производство со стороны не представляется возможным.
Таким образом, для снижения коэффициента износа и коэффициента годности предприятию необходимо провести замену устаревшего оборудования на более современное и технически более совершенное.
Помимо этого, коэффициент выбытия основных производственных фондов значительно превышает коэффициент обновления. Это свидетельствует о том, что выбытие основных средств на предприятии превышает поступление. Такая ситуация является негативным моментом так как приводит к износу основных средств. Выходом из данной ситуации является обновление основных средств за счет приобретения более современного и списания физически и морально устаревшего оборудования. Причем первоначально коэффициент обновления должен быть больше коэффициента выбытия основных средств. Только в таком случае предприятие сможет провести замену оборудование на новое, без ущерба для основной деятельности.
Работа в этом направлении на ФГУП «ПО УВЗ» уже активно ведется: разработана долгосрочная «Программа техперевооружения ФГУП «ПО Уралвагонзавод» на 2005 – 2010 гг.», в результате освоения которой планируется обновить парк имеющегося морально и физически устаревшего оборудования на 60 %.
Поэтому, в качестве общих направлений более эффективного использования основных производственных фондов предприятие может принять следующие мероприятия:
а) ввод в действие неустановленного оборудования, замена и модернизация имеющегося;
Для исполнения этого пункта мероприятия необходимо, в первую очередь установить новое программное обеспечение на станки с ЧПУ. Затраты на приобретение программного продукта окупятся достаточно быстро, поскольку вся разработка будет занимать в 4 раза меньше времени, чем раньше, и отпадет необходимость в перепроверке расчетов, поскольку все будет выполняться автоматически.
б) повышение коэффициента сменности, которое может быть достигнуто применением оптимального графика работы цехов предприятия, включающий эффективный план проведения ремонтных и наладочных работ;
Для исполнения этого мероприятия необходимо разработать график профилактических работ по обслуживанию (ремонту и наладке) оборудования и строго придерживаться его выполнения, поскольку выход из строя оборудования в самый неподходящий момент может принести к тому, что предприятие понесет убытки, задерживая выполнение заказа (неустойка) или возникнет необходимость в приобретении оборудования – аналога (если потребуется капитальный ремонт).
в) более интенсивное использование имеющегося на предприятии оборудования;