В связи с тем, что кафе «Тетушка Молли» - предприятие торговли, подсистема, позволяющая вести учет поступления и реализации товаров является первоочередной для разработки.
Определим перечень задач данной подсистемы. Основной целью подсистемы является - обеспечение качественного складского учета товаров.
Для достижения указанной цели в процессе работы подсистемы решается следующий круг задач:
- «Приход товара»;
- «Расход товара»;
- «Перемещение между складами»;
- «Удаленный доступ»;
В процессе решения задачи «Приход товара» должна быть обеспечена возможность занесения в электронную базу данных информации, содержащейся в приходных накладных и счетах-фактурах.
В процессе решения задачи «Расход товара» должна быть обеспечена возможность формирования на основе информации, содержащейся в электронной базе данных, расходных накладных и счетов - фактур.
В процессе решения задачи «Перемещение между складами» должна быть обеспечена возможность формирования на основе информации, содержащейся в электронной базе данных, накладных на внутреннее перемещение товаров между складами и материально-ответственными лицами.
В процессе решения задачи «Удаленный доступ» должна быть обеспечена возможность импорта накладных в электронном варианте с целью возможности оперативного занесения информации о товарах в базу данных предприятия при существовании у продавца таковой технической возможности.
3.4.2. Используемые классификаторы информации
Во время работы подсистемы используются следующие классификаторы информации:
- код товара формата ХХХХХХХХХХ (таблица 14);
- штрих-код товара ХХХХХХХХХХХ (таблица 15);
- код контрагента ХХХХ (таблица 16).
Таблица 14 -Пример классификатора кода товара
| Код | Наименование |
| 0000000001 | Макароны Зерновые Лапша |
| 0000000002 | Макароны Зерновые Рифленая Трубочка |
| 0000000003 | Макароны Зерновые Спираль |
| 0000000004 | Макароны Ржаные Лапша |
Таблица 15 - Пример классификатора штрих-кода товара
| Код | Наименование |
| 1111111112 | Макароны Зерновые Лапша |
| 1111111113 | Макароны Зерновые Рифленая Трубочка |
| 1111111114 | Макароны Зерновые Спираль |
| 1111111115 | Макароны Ржаные Лапша |
Таблица 16 - Пример классификатора кода контрагента
| Код | Наименование |
| 0001 | ООО "Макарон-Сервис" |
| 0002 | ЗАО «Стимул» |
3.4.3. Требования к оборудованию и персоналу
Для функционирования проектируемой АСОИ необходимо оборудование следующей конфигурации:
Сервер:
- процессор не хуже Intel Pentium 4, 1,7 ГГц;
- RAM не менее 1 Гб;
- HDD не менее 80 Гб.
Рабочие станции:
- процессор не хуже Intel Celeron 1,7 ГГц;
- RAM не менее 256 Гб;
- HDD не менее 20 Гб.
Сетевое оборудование комплекса включает:
-сетевые концентраторы, коммутаторы и маршрутизаторы;
-сетевые кабели: витая пара в кране, оптоволоконные, коаксиальные;
Обслуживающий персонал подсистемы:
- системотехник;
- программист.
На должность системотехника, либо программиста назначается лицо, имеющее высшее или средне - техническое образование и стаж работы в аналогичной должности или других инженерно-технических должностях не менее 3 лет.
3.5. Постановка задачи «Удаленный доступ»
3.5.1. Организационно - экономическая сущность задачи
Задача относится к подсистеме «Складской учет» и решается в комплексе задач оптового приобретения товаров. При традиционной отгрузке товаров поставщиком расходные документы отписываются в бумажной форме. Затем ООО «Базальт» вручную заносит данные по товарным позициям в свою электронную базу данных.
При этом теряется время компании, а также возможны ошибки оператора при разнесении накладных, что впоследствии негативно скажется на скорости погашения кредиторской задолженности за отгруженный товар. Поэтому предлагается для поставщиков производить загрузку в электронном виде приходных накладных, путем получения их средствами электронной почты. При этом с каждым поставщиком согласовывается формат файла для обеспечения возможности беспрепятственного импорта им данных.
Данная задача решается каждый раз при приобретении товара компанией.
Основным условием для функционирования настоящей задачи является наличие на момент импорта файла переноса данных. Информация о сформированных и проведенных накладных в электронной базе данных представляет собой исходные данные для решения задачи «Приход товара». Временных ограничений на выдачу решения задачи не предусматривается. Результаты решения передаются покупателю средствами электронной почты. Для внедрения подобной схемы необходимо провести синхронизацию товаров со справочником поставщика. Для этого необходимо написать обработку в программе по выгрузке справочника товаров в определенном формате. Загрузка осуществляется по взаимосогласованным к поставке товарам. В ходе дальнейшей работы может потребоваться синхронизация по новым товарным позициям
3.5.2. Информационная база задачи
Информационная база задачи представляет собой:
-файл базы данных, содержащий непосредственно накладную на товар (входная оперативная информация);
-файл синхронизации справочников (нормативно-справочная информация);
-результатный файл (выходная информация).
Файлы (*.dbf) с информацией о товаре содержат столько записей, сколько товаров поставляет поставщик. В таблицах: Х - символьный тип данных; 9 - числовой тип данных. Структура файла, содержащего непосредственно накладную на товар, представлена в таблице 17.
Таблица 17 - Структура содержащего непосредственно накладную на товар (входная оперативная информация)
| Наименование реквизита | Обозначение реквизита | Вид реквизита и длина в знаках |
| ИНН | INN | Х(12) |
| номер документа | DOCNUM | 9(5) |
| дата документа | DOCDATE | 9(8) |
| название товара | NAME | Х (30) |
| код товара в базе | CODE | 9 (10) |
| штрих-код товара | BARCODE | 9 (10) |
| количество | QTY | 9 (5) |
| цена одной единицы товара | COST | 9 (5.2) |
| ставка НДС | VAT | 9 (5.2) |
| общая конечная стоимость единиц товара | TOTAL | 9 (10.2) |
Структура файла синхронизации представлена в таблице 18.
Таблица 18 - Структура файла синхронизации (нормативно-справочная информация)
| Наименование реквизита | Обозначение реквизита | Вид реквизита и длина в знаках |
| название товара | NAME | Х (30) |
| код товара в базе | CODE | 9 (10) |
| штрих-код товара (обязательно, если он есть) | BARCODE | 9 (10) |
| ставка НДС | VAT | 9 (5.2) |
Структура основного результатного файла представлена в таблице 19.
Таблица 19 - Структура основного результатного файла (выходная информация)
| Наименование реквизита | Обозначение реквизита | Вид реквизита и длина в знаках |
| название товара | NAME | Х (30) |
| код товара в базе | CODE | 9 (10) |
| количество | QTY | 9 (5) |
| цена одной единицы товара | COST | 9 (5.2) |
| ставка НДС | VAT | 9 (5.2) |
| общая конечная стоимость единиц товара | TOTAL | 9 (10.2) |
3.5.3. Алгоритм задачи
Рассмотрим схему алгоритма решения данной задачи, построенную по модульному принципу. При этом работа пользователя с представленным программным модулем включает в себя исполнение четырех процедур, в процессе функционирования которых формируются файлы баз данных. Вместо n подставляется номер файла в базе:
- t0000n.dbf - файл накладной на товары поставщика;
- s0000n.dbf - файл синхронизации базы компании «Базальт» с информационной базой поставщика (синхронизация выполняется при появлении новых товаров, либо при сбоях загрузки накладных).
Во время выполнения процедуры 1 происходит формирование файла синхронизации в соответствии со структурой, приведенной в таблице 18 и упаковка его в архив.
Во время выполнения процедуры 2 происходит получение файлов загрузки накладных в соответствии со структурой, приведенной в таблице 17 и извлечение его из архива.
Во время выполнения процедуры 3 происходит загрузка данных.
Во время выполнения процедуры 4 происходит отправка файла синхронизации поставщику.
3.5.4. Оценка экономической эффективности реализации задачи
«Удаленный доступ»
Проведем оценку затрат на разработку программного решения задачи «Удаленный доступ» на основе расценок НТВП «Кедр», так как данное предприятие занимается сопровождением информационной системы предприятия «Базальт». Кроме того, составим календарный план внедрения данной задачи в производственный процесс предприятия. Разработка программного решения задачи будет включать в себя следующие этапы: разработка технического задания; разработка алгоритма решения; разработка программного решения; отладка задачи; обучение персонала. Оценим затраты исходя из того, что 1 час работы специалиста НТВП «Кедр» оплачивается предприятием в размере 354 руб., вкл. НДС. Для этого воспользуемся данными таблицы 20,21.
Таблица 20 - Оценка затрат на разработку программного решения задачи «Удаленный доступ»
| Этап | Кол-во специалистов, чел. | Кол-во нормо-часов | Стоимость нормо-часа, руб. | Сумма, руб. |
| Разработка технического задания | 1 | 0,5 | 342 | 171 |
| Разработка алгоритма решения | 1 | 0,5 | 342 | 171 |
| Разработка программного решения | 1 | 8 | 342 | 2736 |
| Отладка задачи | 1 | 2 | 342 | 342 |
| Обучение персонала | 1 | 1 | 342 | 342 |
| Итого | 3762 |
Таблица 21 - Календарный план внедрения задачи «Удаленный доступ»