Это достигается на основе:
-создания автоматизированных рабочих мест (АРМ), обеспечивающих автоматизацию процессов сбора, обработки и хранения информации;
-создания системы клиент-сервер путем объединения АРМ в локальную вычислительную сеть выделенным сервером и обеспечения тем самым многоаспектного доступа к совокупности взаимосвязанных данных.
В создаваемой АСОИ должны быть автоматизированы конкретные функции, такие как:
-ведение журнала для учета хозяйственных операций предприятия с возможностью автоматического получения данных из подсистем АСОИ с использованием локальной вычислительной сети (ЛВС);
-формирование отчетных данных для предоставления информации на магнитных носителях в требуемой контролирующими органами форме;
-обработка первичных бухгалтерских документов;
-учет кадров;
-учет труда и расчет заработной платы сотрудников;
-получение данных из программы начисления заработной платы по суммам начисленной заработной платы работникам предприятия;
Создание автоматизированной системы в экономической сфере должно обеспечить выполнение учетных задач в минимальные сроки и с высоким качеством, а именно:
-предоставление полной и точной информации руководству предприятия о финансово-экономическом состоянии, о критических ситуациях в сфере договорных отношений и в области материальных поставок, а также о нарастающем дефиците денежных средств;
-осуществление и регулирование взаимоотношений с дебиторами и кредиторами, а также с сотрудниками предприятия по оплате труда и средствам, выданным в подотчет;
-ответственность за своевременное выполнение предприятием своих обязательств по платежам в бюджет и внебюджетные фонды;
-контроль работы материально - ответственных лиц предприятия;
-выполнение в срок и предоставление в государственные контролирующие органы полного и точного баланса, а также другой финансовой отчетности;
-учет кадров и обеспечение эффективной занятости персонала
Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Цель технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.
Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.
Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.
На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:
-обработка данных об операциях, производимых фирмой;
-создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
-получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.
Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:
-выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
-решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
-выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
-выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
-использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
-акцент на хронологию событий;
-требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.
Таким образом, могут быть сформулированы цели создания АСОИ:
- обеспечение качественного складского учета реализации товаров;
- обеспечение ведения бухгалтерского и налогового учета в организации в соответствии с требованиями ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- обеспечение возможности оперативного проведения анализа результатов хозяйственной деятельности предприятия.
3.3. Определение комплексов задач (подсистем) в АСОИ
Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую автоматизированный сбор и обработку информации с использованием ПЭВМ, оргтехники и современных средств связи в процессе решения основных задач управления организацией.
В настоящее время существующая в компании «Ваш Дом» автоматизированная система обработки информации (АСОИ) позволяет автоматизировать следующие области деятельности предприятия:
- бухгалтерский и налоговый учет;
- складской учет;
Внутри предприятия информационные потоки организуются между подразделениями.
Таким образом, исходя из определенных информационных потоков, проектируемая комплексная АСОИ должна включать в себя следующие подсистемы:
- подсистема «Бухгалтерский и налоговый учет»;
- подсистема «Бизнес - планирование»;
- подсистема «Делопроизводство»;
- подсистема «Складской учет»;
- подсистема «Сбыт»;
Опишем назначение каждой подсистемы.
Подсистема «Бухгалтерский и налоговый учет» реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.
Для решения этих задач подсистема включает:
-план счетов, содержащий типовые настройки аналитического, количественного и валютного учета;
-набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета;
-набор перечислений для организации аналитического учета с регламентированным набором значений;
-справочник валют, используемый при ведении валютного учета;
-набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций;
-набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета на конкретном предприятии;
-набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики;
-специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета;
-набор регламентированных отчетов и механизм их обновления;
-специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.
Набор документов, содержащихся в единой базе и автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета (решения задач):
-ведение классификаторов (справочников);
-операции по кассе;
-операции по банку;
-учет основных средств и нематериальных активов;
-учет материалов, инвентаря, спецодежды;
-учет производства продукции;
-учет валютных операций;
-расчеты с контрагентами, дебиторами, кредиторами;
-расчеты с подотчетными лицами;
-расчет зарплаты;
-учет расчетов с бюджетом;
-другие разделы учета;
-формирование бухгалтерской и налоговой отчетности;
Подсистема «Бизнес - планирование» позволяет:
- разработать детальный финансовый план и определить потребность в денежных средствах на перспективу;
- определить схему финансирования предприятия, оценить возможность и эффективность привлечения денежных средств из различных источников;
- разработать план развития предприятия или реализации инвестиционного проекта, определив наиболее эффективную стратегию маркетинга, а также стратегию производства, обеспечивающую рациональное использование материальных, людских и финансовых ресурсов;
- проиграть различные сценарии развития предприятия, варьируя значения факторов, способных повлиять на его финансовые результаты;
-сформировать стандартные финансовые документы, рассчитать наиболее распространенные финансовые показатели, провести анализ эффективности текущей и перспективной деятельности предприятия;
Подсистема «Делопроизводство» предназначена для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Подсистема ориентирована на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней.
Подсистема «Складской учет» предназначена для ведения складского учета в суммовом и количественном выражении на складах предприятия, а также организации учета реализации товаров.
В данном модуле целью автоматизации является организация переноса информации по складским и торговым операциям из первичных документов на технические носители информации и перенос информации в модуль «Бухгалтерский учет» путем экспорта.
3.4. Подсистема «Складской учет»
3.4.1. Задачи подсистемы