Содержание
Введение………………………………………………………………3
Глава 1. Понятие контроля……………………………….…………4
1.1.Цели и задачи контроля…………………………………………8
1.2.Характеристики эффективного контроля………………………9
1.3.Технология контроля……………………………………………11
1.4.Требования-критерии контроля………………………………..12
Глава 2. Виды контроля …………………………………………….13
2.1. Предварительный контроль………………………………...….13
2.2. Текущий контроль ……………………………………………...15
2.3.Заключительный контроль………………………………………16
Глава 3. Этапы контроля……………………………………………..19
3.1.Установление стандартов ………………………………………..19
3.2.Сопоставление достигнутых результатов с установленными
стандартами……………………………………………………………20
3.3.Принятие необходимых корректирующих действий.………….22
Заключение……………………………………………………………..24
Список использованной литературы…………………………………26
ВВЕДЕНИЕ
Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написано в мудрой китайской книге «И Цзинь» («Книге перемен») еще три тысячи лет назад, до того, как возникли первые идеи науки управления: «Когда умный человек видит почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их.»
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Глава 1. Понятие контроля
Функция контроля имеет для менеджера особое значение. В фундаментальном труде "Основы менеджмента" (авторы М. X. Мескон и др.) контроль определяется как "процесс обеспечения достижения организацией своих целей".
Когда составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников, остается еще один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль.
Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развития процесса.
Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования.
Управленческий контроль не является разовой акцией. Это процесс непрерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения управленческих задач.
Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Он обеспечивает наблюдение за осуществлением стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры. Контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. Как видно из определения, контроль имеет непосредственное отношение к процедуре оценки успешности выполнения намеченных организацией планов и удовлетворения потребностей внутренней и внешней среды.
Функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами). На менеджере лежит обязанность контроля за выполнением принятых ранее решений, не только включенных в план, но и оперативных, текущих. Частично контроль осуществляется в ходе совещаний и визирования документов. Но этого недостаточно. При планировании собственной работы менеджеру следует предусмотреть регулярные проверки деятельности своих подчиненных, причем не только членов своей команды, но и всех остальных. Могут применяться как официальные отчеты и аттестации, так и неформальные беседы. Надо отметить, что беседа с менеджером, стоящим на иерархической лестнице на несколько ступенек выше, производит большое положительное воздействие на сотрудника. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи. По данным учета производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Подготавливаются и принимаются новые управленческие решения. Функция контроля проявляется в форме воздействия на коллектив людей посредством выявления, обобщения, анализа результатов деятельности организации и доведения этих результатов до руководителей с целью подготовки управленческих решений. Функция контроля реализуется посредством ведения организацией учета. Для менеджмента характерно большое количество различных видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния (результаты), либо усилить действие, если результаты позитивные.
Контроль необходим менеджеру для:
· снятия неопределенности информации о текущем состоянии дел в организации;
· предупреждения возможности возникновения связанных с этой неопределенностью кризисных ситуаций;
· постоянного поддержания условий успешной деятельности предприятия.
Управленческий контроль организации в наиболее узком смысле это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:
а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);
б) сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности;
в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;
г) выявление причин данных отклонений.
Существует три аспекта управленческого контроля:
- установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
- измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
- подготовка необходимых корректирующих действий.
Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.
В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы:
- Какие результаты мы имеем?
- Что в следующий раз следует делать иначе?
- В чем причина отклонений от намеченного?
- Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
- Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
- Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?
- Почему необходим контроль?
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы».
1.1. Цели и задачи контроля
Основными целями являются:
а) сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации;
б) своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде;
в) обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.
Достижение целей системы как известно обеспечивается реализацией задач, которые, на наш взгляд, заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:
1) соответствие деятельности организации принятому курсу действий (т.е целевым установкам и ориентирам) и стратегии;
2) устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;
3)сохранность ресурсов и потенциала организации;
4) должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;
5) показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации - наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;
6) рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;
7) соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур - положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;
8) соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.