Витрати як керована економічна категорія, їх види і функції (стр. 9 из 12)

Для потреб управління витратами на крупному підприємстві інформація повинна володіти достовірністю, визначеністю, тимчасовою актуальністю, зручністю уявлення, достатністю, не надмірністю, змістовністю, адресністю. Якщо хоча б одна з вимог не виконується, інформацію не можна визнати за якісну і, відповідно, її цінність в ухваленні формальних управлінських рішень істотно знижується, що приводить до підвищення ризику невірного вибору через відсутність необхідної інформації.

Таблиця 3.2

Переваги і недоліки паперового і електронного документообігу в управлінні витратами

Вид документообігу
Паперовий		Електронний
Переваги	ТрадиційністьВідносна дешевизнаНезалежність від електропостачанняВідносна простотаПри задоволенні певних умов паперові документи мають юридичну силу	Висока швидкість руху документів, в тому чис-ле між географічно видаленими крапкамиМожливість відправки одного документа раз-особистим користувачамЛегкість масштабування документівПростота у використовуванні шаблонівВисока надійністьМожливість надійного резервного копіюванняНадійне розмежування доступуЛегкість пошуку і доступу до документів за рахунокбагатокритерійної класифікаціїЛегкість формування тематичних документопотоковБагатокритерійне сортування документів
Недоліки	Архівне копіювання і зберігання вимагає вищих витрат порівняно з електронним документообігомТривалий час рухи документа (особливо у разі його візування декількома посадовцями)Відсутність можливості створення тематичних документопотоковбез додаткових зусильВелика складність пошуку документаціїВиключно ієрархічне сортування документів	Висока вартість програмного і апаратного забезпеченняВитрати на виявлення необхідних документопотокові їх наладкуВитрати на обслуговування системи електронного документообігуНеобхідність навчання персоналу підприємстваЕлектронні документи не мають юридичної сили

Достовірність абсолютно справедливо є першою в переліку вимог до інформації в управлінні витратами. Користувач інформації повинен бути упевнений, що інформація не містить помилок або змін, які не відповідають дійсності. Крім того, достовірність припускає максимальну об'єктивність інформації, тому в управлінні витратами при формуванні інформації дуже важливо розрізняти кількісний вираз подій і їх оцінку, оскільки остання неминуче містить певний елемент суб'єктивності.

Визначеність розуміється як максимальна точність віддзеркалення інформації в її оцінці. Це особливо застосовано до інформації про майбутні витрати. Інформація повинна бути представлена дискретним значенням або мінімальним рядом - це знижує невизначеність в ухваленні рішень.

Тимчасова актуальність інформації припускає, що співробітник підприємства одержує необхідну в управлінні витратами інформацію настільки швидко, щоб рішення, що приймається на її основі, мало економічний сенс і відносилося до перспективних подій в діяльності підприємства

Зручність уявлення означає, що кожен користувач одержує інформацію про стан витрат підприємства в максимально зручній для нього формі, щоб швидко сприйняти, у разі потреби обробити і використати інформацію. Зручність представлення інформації безпосередньо визначає швидкість і можливість її використовування в подальших діях.

Достатність визначається тим, що одержаної інформації співробітнику буде досить, щоб ухвалити зважене і обґрунтоване рішення. Разом з тим, не надмірність означає, що кожен співробітник одержує тільки ту інформацію, яка йому реально необхідна, і не одержує ніякий іншій. Інакше можна говорити про невиправданість витрат підприємства на збір, обробку і розповсюдження об'єктивно незатребуваної інформації і зниження швидкості ухвалення рішень за рахунок обробки зайвої інформації, яка також вимагає часу.

Змістовність інформації визначається відношенням реально використовуваної інформації до загального об'єму одержаної. Точно кількісно оцінити змістовність документопотоков складно і неекономічної, оскільки це зажадає оцінку інформації або з погляду її об'єму, або з погляду часу на її обробку одночасно з оцінкою її складності і зручності. Чим содержательнє буде інформація, тим, з одного боку, менше часу піде на її обробку, а значить, і рішення ухвалюватимуться швидше, а е інший - за рахунок виключення зайвої інформації знизяться витрати на отримання необхідної. Змістовність стосовно інформації в управлінні витратами функціонально близька до корисності і ненадмірності, проте відображає, швидше, внутрішню характеристику інформації, а не характеристику її використовування.

Адресність як характеристика інформації в управлінні витратами припускає її призначення для конкретного користувача і такий рух інформаційних потоків, коли інформація доходить до користувача. Документообіг повинен містити механізм контролю пошуку саме користувача документа. Порушення адресності може привести до порушення тимчасової актуальності, і тоді інформація просто втратить свою цінність.

Крім перерахованих вимог інформація повинна мати цільовий характер, при її використовуванні повинна виконуватися вимога економічності. Цільовий характер припускає, що будь-яка інформація в управлінні витратами збирається, акумулюється і надалі обробляється з чіткою орієнтацією на конкретну мету в управлінні. Якщо цільовий характер інформації відсутній, вона зразу ж стає надмірною. Економічність стосовно інформації в управлінні витратами означає, з одного боку, мінімізацію витрат на збір і обробку інформації, а з іншою - перевищення вигод, одержуваних в результаті використовування зібраної інформації, над витратами, понесеними в ході її обробки і використовування.

Метою побудови документообігу в управлінні витратами підприємства є забезпечення кожної особи, що ухвалює рішення, необхідною інформацією, що міститься в електронних або паперових документах і відповідає розглянутим вимогам.

Один з елементів механізму руху документів в ході документообігу для кожного співробітника підприємства, що бере участь в документообігу, представлений на рис. 3.1.Якщо співробітник фіксує нову інформацію, то запит і отримання інформації співпадають в часі. Якщо ні, то первинно інформацію складає інший співробітник. Контроль отримання і обробки є формальним підтвердженням відповідних дій і необхідний для забезпечення адресності, тимчасової актуальності інформації і виконавської дисципліни.

За підсумками обробки інформації, суть якої визначається поставленою за мету, для чого ініціювалося отримання інформації, інформація без змін або передається далі на обробку, зберігання або знищення, або на її основі створюється нова інформація, яка зберігається і передається в систему підприємства далі. Два варіанти після обробки інформації можуть співпадати - при цьому обидва завершуватимуть відрізок маршруту або документопотока.

Рис. 3.1.Елемент механізму руху документів

Кожна стадія руху документа в елементі механізму (рис. 3.1.) безпосередньо орієнтована на рух інформації. Сума елементів утворює документообіг або в розрізі документопотока, або в розрізі маршруту. Відповідно, якщо інформація в даному елементі механізму руху документів міститься в одному документі, то сам елемент є відрізком маршруту, якщо в декількох - то відрізок документопотока або навіть частина інформаційного об'єкту. В цьому випадку наявність єдиної мети отримання інформації в різних документах дозволяє їх об'єднати за змістом в один потік документації.

Знання структури представленого на рис. 3.1. елементи механізму руху документів дозволяє його використовувати при побудові документообігу в управлінні витратами відповідно до потребам кожного співробітника і таким чином витримати перераховані вимоги до інформації.

Умовою якісного інформаційного забезпечення є отримання посадовцем реально необхідної йому інформації. При цьому визначення потреби посадовця в інформації для управління витратами може здійснюватися з використанням двох методів: методу анкетування і функціонального підходу з орієнтацією на бізнес-процеси.

Функціональний підхід безпосередньо пов'язаний з центрами відповідальності і бізнес-процесами. Його застосування засноване на тому, що для кожного процесу існує своя інформація. Відповідно, посадовець повинен одержувати всю інформацію, пов'язану з реалізовуваними процесами для ухвалення рішень по них. Таким чином, на підставі картини процесів на підприємстві, для кожного процесу і посадовця, з ним зв'язаного, визначається потрібна для реалізації процесу інформація, яка і повинна бути своєчасно поставлена особі, що ухвалює рішення. Надалі одержані результати доцільно погоджувати з безпосередніми користувачами і творцями інформації. Графічно побудова документообігу на основі процесів в діяльності підприємства представлена на рис. 3.2.

Визначення деталізації розгляду інформаційних потреб

Визначення функцій і задач кожного суб'єкта інформаційної потреби

Визначення інформації, необхідної для реалізації розглянутих функцій і задач

Визначення процедур обробки інформації

Визначення джерела отримання інформації

Визначення механізму і періодичності отримання інформації

Визначення бажаного носія інформації

Рис. 3.2Використовування функціонального підходу для виявлення інформаційних потреб посадовців підприємства