В третьем этапе принимается окончательное решение по вопросу автоматизации после расчета показателей эффективности внедрения информационной системы на объекте
·технические – несовместимость программного обеспечения, плохое качество связи по модему и ее отсутствие (особенно характерно для регионов), опасность заражения вирусами, потеря кодов доступа в систему;
·информационные – отсутствие необходимой информации, неактуальность данных, содержащихся в системе, дублирование информации, возможность доступа к конфиденциальным сведениям посторонних лиц (например, хакеров), потеря и порча информации, завышенные цены;
·риск банкротства разработчика, обслуживающего систему, невыполнение им данных пользователю обязательств;
·риск долгой адаптации персонала к особенностям работы в АСБ.
Для того чтобы эффективно препятствовать возможному воздействию описанных ситуаций или хотя бы уменьшить их отрицательные последствия, необходимо определить, проанализировать, оценить и разработать мероприятия по снижению уровня рисков еще на стадии принятия решения по автоматизации своей деятельности. Для этого могут быть использованы методы экспертной оценки, теории вероятности, математической статистики и др.
Четвертый этап – планирование – начинается с определения потребностей компании в ресурсах, требующихся для внедрения системы. Для этого необходимо совершить ряд следующих действий:
а) Поиск и определение источников финансирования программы. Ими могут быть собственные денежные ресурсы компании (прибыль, фондовые отчисления), резервы инвесторов, заемные средства, бюджетные ассигнования, лизинг и т.д.
б) Анализ обеспеченности техническим оборудованием. а также модема и периферийных устройств - принтера, сканера.
в) Определение потребности в трудовых ресурсах, включая разработку должностных инструкций, выделение имеющихся или найм дополнительных сотрудников, распределение полномочий и ответственности.
г) Выделение места для работы (кабинета, рабочего стола и т.д.).
Заканчивается этап планирования оценкой затрат, предстоящих в ходе проекта, их распределением по статьям (составлением бюджета) и во времени. Основными затратами организации при внедрении автоматизированной системы являются следующие:
·затраты на техническое обеспечение проекта (выделение или приобретение специального оборудования, компьютеров, оргтехники);
·затраты на обучение персонала, поиск и найм дополнительных работников;
·затраты на подключение к системе, обслуживание, модернизацию;
·затраты, связанные с заключением договоров с поставщиками сырья, финансовыми организациями;
·затраты, связанные с получением информации (особенно это относится к данным, предоставляемым различными фирмами на коммерческой основе);
·прочие затраты, связанные с внедрением и эксплуатацией АСБ.
Только после определения необходимых ресурсов и утверждения бюджета реализуемого проекта можно переходить к следующему, пятому, этапу. Данный этап представляет наибольшую трудность для компании и включает в себя несколько моментов:
·Поиск организации, предоставляющей услуги по подключению к системе и ее сервисному обслуживанию (установка необходимого оборудования и ПО, обучение персонала, последующая модернизация и т.д.). Как показало проведенное исследование, количество таких организаций (операторов) невелико, поскольку на практике обслуживание системы производится или самим разработчиком, или его представителем.
·Установление контакта и проведение переговоров. На данном этапе решаются как основные (перечень и стоимость услуг, порядок бронирования и реализации услуг, сроки и порядок расчетов, обязанности и ответственность сторон), так и дополнительные вопросы, требующие принятия каких-то отдельных решений (например, по возможности реализации для корпоративных клиентов специального набора услуг).
·Подписание договора с оператором на подключение и обслуживание АСБ
·Заключение договора с провайдером на подключение и абонентское обслуживание в глобальной сети Интернет. При выборе провайдера необходимо руководствоваться следующими основными критериями:
·репутация провайдера на рынке услуг Интернет;
·скорость связи с сервером (ping) – определяет, насколько быстро приходит от сервера ответ на любой запрос с компьютера. Чем меньше задержка, тем лучше: связь считается хорошей, если задержка составляет менее 200 миллисекунд;
·длина пути – количество промежуточных компьютеров (роутеров), через которые проходят любые данные, прежде чем попасть с компьютера на сервер (и обратно). Желательно, чтобы и этот параметр был минимальным, так как чем длиннее путь, тем больше вероятность того, что один из роутеров по пути будет перегружен и скорость связи снизится;
·скорость обмена данными – количество килобит, передающихся за секунду с сервера на компьютер. Минимальным считается параметр 4,4, максимальное же значение зависит от типа модема и от уровня загрузки сети;
·коэффициент потери пакетов – показывает, сколько процентов данных, посылаемых компьютером на сервер, теряется на просторах Интернет. Поскольку данные не доходят, они автоматически пересылаются повторно – хотя потерь и не происходит, на это тратится время. Поэтому, чем меньше коэффициент, тем лучше;
·стоимость услуг – средства, затраченные на подключение и пользование услугами провайдера. Рассчитываются, исходя из потребности пользователя в Интернете (количества часов в месяц): минимальная потребность – 5-7 часов, умеренная – 25-30 часов, из которых 5часов – в ночное или иное льготное время, а также потребность в неограниченном доступе. Исходя из этого, определяются и тарифные планы – фиксированная или почасовая оплата, неограниченный доступ;
·качество модемной связи – в большей мере зависит от конкретной АТС, с которой звонит пользователь.
·Заключение договора с банком оператора на открытие и обслуживание транзитного счета - для быстрого получения и автоматического отслеживания платежей, а также, при желании, для оплаты услуг, не покидая офиса.
Процедура переговоров длительна по времени – в зависимости от объемов и качества согласуемых вопросов, а также от степени занятости ответственных за переговоры лиц, она подчас занимает целый месяц.
После подписания всех необходимых соглашений процесс внедрения системы , а вместе с ней – и новых информационных технологий, начинает двигаться к своему завершению: в течение двух-трех дней провайдер произведет подключение к сети Интернет, а оператор услуг установит в офисе компании, наладит и произведет тестирование необходимого для работы в системе оборудования и программного обеспечения, параллельно проведя обучение сотрудников и, при желании, оказав помощь во внесении в систему первых данных (характерно для туроператоров).
После этого, как и полагается в любой компании, использующей в своей повседневной работе приемы маркетинга, необходим анализ полученного в ходе осуществления проекта опыта, а также контроль и управление происходящими в результате автоматизации изменениями.
При правильном осуществлении всех перечисленных этапов внедрения информационных технологий, а также при удачном стечении обстоятельств, экономический эффект от автоматизации не замедлит сказаться уже в течение двух-трех последующих после завершения проекта месяцев.
4Автоматизация производства ООО «Мода для женщин»
Когда речь заходит о системе управления предприятием, следует хорошо понимать, что должна быть построена именно система взаимоувязанных и взаимообусловленных компонентов, включающих организационные меры, кадровые, финансовые и технологические ресурсы и подкрепленная информационными технологиями (ИТ). Понятие системы распространяется также и на ИТ. Современная информационная система (ИС) должна отвечать определенным принципам. Среди них, в частности, ввод информации в местах ее возникновения, определение функций и доступа каждого пользователя, обеспечение целостности данных и безопасности хранимой информации. Эти и другие меры дают возможность обеспечить оперативную обработку данных, необходимых для принятия решений, а, следовательно, грамотное управление предприятием. На предприятии это хорошо понимали, и решили приступать к новому этапу автоматизации. По рекомендации одного из специалистов обратили внимание на ИС «ТБ.Корпорация» (разработчик – компания «ТБ.Софт»). «Система нам понравилась тем, что она построена на процессном подходе и потому легко перенастраивается при изменении бизнес-процессов, – вспоминал потом заместитель генерального директора по ИТ – Кроме того, она позволяет вести учет в сложной (в частности, холдинговой) территориально распределенной структуре. Это как раз то, что нам было нужно для реализации наших задумок, и в первую очередь для постановки оперативного учета».
Одна из сложностей проекта заключалась в распределенности объектов автоматизации: производственные мощности (собственно само предприятие) располагаются в г.Рошаль , основной склад продукции – в Балашихе , а головной офис– в г. Москва. «Именно поэтому, – отметил директор по ИТ, – нам и требовалась ИС корпоративного уровня, которая позволяла бы вести учет наличной продукции на складах, продажи, производственный учет и отражала бы взаимодействия между предприятиями в реальном времени, иными словами, особый акцент должен быть сделан именно на оперативный учет».
Начать решили с автоматизации складов сырья и готовой продукции. Это участки, контроль за которыми имеет ключевое значение.
Пока шло внедрение на складах, разрабатывалось ТЗ на автоматизацию производственного учета. Летом прошлого года, когда работа на складах подходила к концу, началась настройка оперативного учета в цехах организации. Режим работы предприятия – сменный, круглосуточный. Требовался учет фактических расходов по каждой смене на каждый вид ткани, фурнитуры и продукции, в целях определения фактической себестоимость на конкретное изделие. На данный момент эта задача решена.