8. Контроль за выполнением контрактных обязательств;
9. Таможенное оформление импортируемых товаров
Выбор партнера ОАО «Первый хлебокомбинат» обычно начинается с выбора страны.
Предпочтения отдаются той стране, с которой уже есть нормальные деловые отношения, освоена правовая база, отсутствует дискриминация по отношению к другим странам.
При выборе партнера изучают технологические, организационные, экономические и правовые характеристики.
По полученным оценкам
· Стратегию солидарности потенциального партнера (методы деятельности, платежеспособность, кредитоспособность, степень доверия к нему со стороны банков)
· Деловую репутацию (деловое резюме, наличие опыта в бизнесе, пунктуальность в выполнении обязательств, опыт прошлых сделок)
Предпочтение отдается тем контрагентам, которые занимаются экспортно-импортными операциями.
При выборе партнера используются следующие источники информации:
Справочники;
Годовые отчеты;
Общеэкономические и отраслевые печатные средства массовой информации.
Информационная база постоянно обновляется, из нее формируется досье зарубежных компаний, включающие три раздела:
Карта фирмы – представляет собой анкету отображающую следующую информации: адрес компании, год основания, предмет торговли, производственные мощности, товарооборот, количество работников, данные о финансовом положении компании, основных конкурентов, владельцев, руководителей и ведущих специалистов по внешнеэкономической деятельности, отрицательные моменты.
Сведения о переговорах с зарубежной компанией. Данный раздел заполняется после завершения каждого раунда переговоров и содержит информацию о предмете, результате, характеристике переговоров, о поведении компании во время переговоров, об отношениях с другими белорусскими компаниями – конкурентами ОАО «Первый хлебокомбинат».
Сведения о деловых отношениях составляются 1 раз в год и отображают опыт работы с фирмой в течение года: выполнение условий контракта, заинтересованность в работе, деловые качества фирмы и ее работников.
Досье на фирму дополняется систематически. Ответственным подразделение отвечающим за полноту и актуальность информации о зарубежных партнерах является служба снабжения и таможенного оформления. При этом основными формами отчетности, используемыми для анализа, являются:
· Баланс
· Счет прибылей и убытков
· Счет поступлений и расходований средств
Из этихдокументовберутсяданныедлязаполненияслед4-х разделов:
1. Экономический потенциал фирмы: сведения об активах, объемах продаж, размере прибыли, основном и оборотном капитале, капитальных вложений, собственном и заемном капитале, производственных мощностях, научно- исследовательской базе и др.
2. Показатели эффективности деятельности фирмы: объем продаж, размер прибыли, объем продаж к активам, прибыль и себестоимость и т.д.
3. Конкурентоспособность фирмы: возможность удовлетворить спрос потребителей по сравнению с конкурентами, динамика продаж в стоимостном и количественном выражении, коэффициент спроса, отношение объема продаж к стоимости нереализованной продукции, отношение объема продаж к сумме дебиторской задолженности, загрузка производственных мощностей, портфель заказов, объем, направление и динамика капитальных вложений.
4.Финансовоеположение фирмы определяется критериями: финансовой зависимости, платежеспособности, кредитоспособности.
По каждому из критериев рассчитывают собственные коэффициенты.
Важными факторами при выборе партнера являются:
· Репутация фирмы и ее продукции
· Надежность финансового положения
· Достаточный производственный и научно-технический потенциал.
При проведении переговоров с зарубежными партнерами, с которыми уже установлены долгосрочные деловые отношения, ОАО «Первый хлебокомбинат» в основном использует телефонные переговоры. Кроме этого, руководство компании часто участвует в международных выставках, ярмарках для установления новых контактов с партнерами. Также когда сложно согласовать с партнерами условия сотрудничества компания прибегает к личным встречам.
При проведении переговоров учитываются следующие факторы:
социально-психологическая атмосфера переговоров;
специфика личности переговоров;
национальные и культурные особенности.
Стандартно процесс переговоров включает в себя три этапа:
· изложение предложений и понимания в письменной форме (предварительное);
· уточнение и согласование отдельных позиций сделки (часто по телефону);
· окончательное урегулирование всех условий сделки (процесс переговоров).
В зависимости от социально-психологической атмосферы переговоры в компании бывают:
· жесткие – основываются на силе, отстаивание сторон своих условий.
· мягкие – видят в партнере коллегу, обе стороны идут на уступки (при длительном сотрудничестве).
· принудительные – стороны придерживаются следующих правил:
· отделять эмоции и амбиции от предмета переговоров;
· сосредоточить внимание на интересах сторон, а не на их позициях;
· перед тем как придти к какому-либо решению разработать и обсудить несколько вариантов соглашений;
· добиться чтобы переговоры основывались на объективных данных и достоверной информации.
Переговоры по согласованию контрактных цен являются одним из важнейших этапов внешнеэкономической деятельности ОАО «Первый хлебокомбинат». Основные усилия в ходе подготовки и при проведении переговоров всегда направлены на достижение максимально выгодных контрактных условий для стороны ОАО «Первый хлебокомбинат».
Согласование контрактных цен всегда производится с тщательной разработки четкого плана проведения переговоров и аргументации доводов.
Так как ОАО «Первый хлебокомбинат» является крупным импортером, вес ошибки в цене заметно возрастает, так как даже доли процента изменения цены могут обернуться значительной суммой упущенной выгоды.
Переговоры по ценам иногда носят затяжной характер, а позиция партнера может отличаться упорством и крайней неуступчивостью, что требует мобилизации нервной и интеллектуальной энергии, умелой и своевременной реализации серии домашних заготовок.
В связи с этим первостепенное значение имеет всесторонняя подготовка к переговорам, которая позволит успешно заключить сделку или свести на нет результаты многомесячных поисковых, аналитических, расчетных и рекламных усилий целого коллектива работников.
Зарубежные партнеры уделяют согласованию цен первостепенное значение, проводят детальные анализ цен, анализ квалификации и личных качеств лиц, ведущих переговоры. Переговоры по ценам ведутся на этапах подготовки и заключения внешнеторгового контракта и, как правило, составляют наиболее сложную и длительную часть всего переговорного процесса, так как цена контракта отражает все существенные условия заключенной сделки и выступает концентрированным показателем выгодности сделки. Упрощение переговоров, надежда на "хорошего" партера никогда не приводили к успеху. С другой стороны, умение расположить к себе, завоевать доверие и завязать дружественные личные отношения без ущерба делу, основано на тщательной подготовке к каждой конкретной встрече и затрагивает интересы множества сторон.
В связи с тем что ОАО «Первый хлебокомбинат» уже достаточно долгое время присутствует на рынке в компании существует традиция перенимать опыт зарубежных партнеров в переговорном процессе. И с каждыми новыми переговорами условия внешнеэкономических контрактов для ОАО «Первый хлебокомбинат» становятся все выгоднее и более приемлемыми.
Успешному проведению переговоров по согласованию контрактных цен предшествует тщательная работа по выявлению, сбору и анализу конъюнктурных материалов, квалифицированному подбор аналогов, расчету внешнеторговых цен, учету особенностей иностранного партнера, доскональное изучение предлагаемого к поставке товара, условий его применения, особенностей спроса и предложения.
До начала переговоров по согласованию цены проводится вся необходимая подготовительную работу, основное содержание которой составляет:
· определение, сбор, изучение и анализ конъюнктурных материалов.
· определение, расчет и оформление внешнеторговой цены продукции.
· изучение проекта контракта, обратив особое внимание на условия планируемой сделки применительно к особенностям товара.
· изучение предшествующей переписки с иностранным партнером по вопросам планируемой сделки.
· выбор оптимальных аналогов и выработка методики снижения предложенной цены.
· проведение перед сложными переговорами совещания специалистов с целью выработки тактики ведения переговоров.
· изучение досье на фирму и ее представителей, которые будут участвовать в переговорах.
· подготовка подробного плана переговоров с учетом предложения, что иностранный партнер уже встречался с нашими возможными конкурентами.
· подбор состава своих участников осуществляется исходя из принципа "чем меньше людей, тем быстрее достигается необходимый результат".
При подготовке изучаются и анализируются все факторы, которые нужно учесть на переговорах. К основным из них относятся следующие:
· условия контракта (валюта цены, условия платежей, условия доставки, сроки и объемы поставки, условия риска и т.д)
· соответствие характеристик продукции требованиям ОАО «Первый хлебокомбинат».
· качество продукции зарубежного партнера.
· эксплуатационные издержки.
· соответствие продукции предлагаемым гарантиям.