Процедуры сбора и подтверждения управленческой информации выполняются с помощью следующих методов: осмотр предприятия, проверка первичной документации, логическое сопоставление данных, интервьюирование.
Указанные методы тесно взаимосвязаны и работают на один результат – формирование мнения об уровне кредитного риска, связанного с заключением кредитной сделки с клиентом.
При осмотре предприятия необходимо уделить внимание четырем ключевым пунктам, представленным в таблице 1.[17]
Таблица 1 — Мероприятия, осуществляемые при осмотре предприятия
| Месторасположение | Проверить соответствие адреса, площадей, наличие охраны, подъездных путей, пожарной сигнализации и другие параметры, озвученные представителями клиента при первичном интервью;Проверить условия хранения продукции;В случае анализа предприятия розничной торговли оценить выгоды месторасположения магазина (близость к транспортным развязкам, оживленным улицам), количество потенциальных покупателей, внешнее и внутреннее оформление, наличие указателей. |
| Продукт | Оценить качество, номенклатуру и ассортимент. |
| Организация процесса | Изучить бизнес-процесс, попытаться определить сильные и слабые стороны, зависимость процесса от отдельных единиц оборудования;Оценить степень автоматизации процесса, соответствие технологическим нормативам;Оценить организацию учета, выполнение контрольных процедур (инвентаризация и пр.)Проверить процесс на соответствие экологическим и санитарным нормам. |
| Персонал | Оценить соразмерность численности штата и объемов бизнеса, организационную структуру, зависимость от конкретных специалистов, производительность труда, согласованность действий, выполнение техники безопасности, ношение форменной спецодежды и др. параметры, поддающиеся визуальному наблюдению;При анализе розничного магазина стоит понаблюдать за деятельностью продавцов, по возможности выяснить у них количество покупателей в среднем за день, величину «среднего чека», наличие постоянных покупателей и др[18]., чтобы в последствии сопоставить эту информацию с данными официальных представителей клиента. |
Интервьюирование – основной инструмент сбора[19] управленческой информации. Интервью, по сути, является продолжением опроса, цели проведения которого после выявления потребности клиента меняются, теперь задача кредитного специалиста состоит в том, чтобы составить предварительное суждение о кредитоспособности клиента.
Ключом к успешному интервьюированию является деликатное выведывание у клиента необходимой информации в форме непосредственной беседы, при этом буквальное следование структуре файла сбора и подтверждения информации (далее – файл) не является обязательным. Поскольку в основном говорит именно клиент, умение кредитного специалиста слушать так же важно, как и умение задавать вопросы.
Желательно чередовать закрытые и открытые вопросы, с одной стороны провоцируя клиента на развернутый рассказ о бизнесе, а с другой – вынуждая давать четкие ответы на конкретные вопросы.
Структура файла построена по универсальному методу использования финансовой отчетности в качестве анкеты для опроса. Чтобы поддержать структуру беседы и избежать неловких пауз, необходимо мысленно представить себе структуру баланса и отчета о прибылях и убытках, таблица 2.
Таблица 2 — Бухгалтерская отчетность как источник информации
| Статьи отчетности | Информация, которую необходимо выяснить в ходе интервью |
| Актив Баланса | |
| Денежные средства | Обслуживающие банки, если банков несколько для каких целей используются счета каждого из них.Хранение наличности. Как часто наличные деньги сдаются в банки.Наличие инкассации |
| Финансовые вложения | Имеются ли ликвидные средства в виде векселей, депозитов |
| Дебиторская задолженность | Основные клиенты, период сотрудничества, концентрация по покупателям. Развитость рынка: регионы, в которые осуществляются поставки, конкурентная позиция, наличие альтернативных потребителей.Периодичность и объем отгрузок.Условия расчетов (предоплата, товарный кредит), по каким принципам предоставляется отсрочка. На какой срок предоставляется отсрочка.Наличие просроченной задолженности , имели ли место случаи несоблюдения сроков платежей ранее, какие меры предприняты, чтобы избежать возникновения просрочек в будущем. Создаются ли резервы. |
| Товарно–материальные запасы | Минимально необходимый уровень запасов, необходимый для бесперебойного бизнес-процесса. Как меняется объем ТМЗ в течении бизнес - цикла.Номенклатура и ассортимент, сезонные особенности.Логистика. Процесс доставки от поставщика, перевозка, доставка покупателям. Разделение ответственности в случае порчи груза.Срок годности, условия и особенности хранения. Права на места хранения. Охрана, доступность мест хранения. Страхование.Методы контроля. Частота инвентаризаций и ревизий. |
| Основные Средства (оборудование, автотранспорт, недвижимость) | Собственность, технические характеристики, моральный и физический износ. Расходы на обслуживание и ремонт. Реальная и балансовая стоимость. Зависимость бизнес – процесса от конкретных объектов. Условия и особенности хранения. Права на места хранения. Охрана, доступность мест хранения. Страхование. Планы по продаже, замене, модернизации. |
| Прочие активы | Наличие в собственности долей и других предприятий, предоставленные займы и др. |
| Пассив баланса | |
| Расчеты с бюджетом | Система налогообложения, методы налоговой оптимизации, отношения с налоговыми органами. |
| Кредиторская задолженность | Основные поставщики, период сотрудничества, концентрация по поставщикам. Регионы, откуда осуществляются поставки, наличие альтернативных поставщиков. Периодичность и объем закупок. Условия расчетов (предоплата, товарный кредит). На какой срок предоставляется отсрочка. |
| Кредиты | Кредитная история, наличие просрочек. Наличие текущих кредитов ,условия кредитования. Графики погашения. Требования банков к поддержанию оборотов, залоговому имуществу. |
| Займы | Наличие, объем и условия займов. Характер займов – внешние и внутренние (от связанных лиц). Документальное оформление. |
| Собственный капитал | Зарождение бизнеса, размер и источники формирования стартового капитала. Собственники, менялся ли состав. Порядок принятия решений. Контроль собственников за положением дел в бизнесе. Дивидендная политика. |
| Отчет о прибылях и убытках | |
| Выручка | Объем среднемесячной выручки, сезонность. Выручка в «лучший»/ «худший» месяц за последний деловой цикл. Объем продаж в натуральном выражении. Цена продажи единицы продукции. Факторы влияния продажи. Полнота отражения выручки в официальной отчетности. Доля безналичного оборота. |
| Себестоимость | Наценка, или состав производственной себестоимости. «Плавает» ли себестоимость в зависимости от сезона. Когда выгоднее осуществлять закупки/затраты. Объем закупок в натуральном выражении. Закупочная цена (производственная себестоимость) единицы продукции. |
| Общие расходы | Расходы на персонал, количество сотрудников (увеличивается ли в сезон), выплачиваются ли премии по итогам квартала, года. Полнота отражения в отчетности, ЕСН. Расходы на аренду. Занимаемые площади, использование (торговые, складские), стоимость кв.м. Документальное оформление, сроки действия договоров. Планы по перемещению. Расходы на транспортировку. Расходы на изучение рынка, стимулирование продаж. Выплаты процентов по кредитам и займам. Прочие расходы (амортизация, связь, налоги др.) |
Перечень предлагаемых выше тем для обсуждения с клиентом не является исчерпывающим. Кредитный специалист должен действовать сообразно ситуации.
Кроме того, желательно выяснить планы владельцев на будущее. Наличие амбициозных проектов, не сопоставимых с текущим положением дел, или, напротив, отсутствие видения ситуации в обозримом будущем (1 год) ставит под сомнение компетентность лиц, принимающих решение.
Кредитный специалист должен узнать у клиента необходимые финансовые показатели, при этом не следует принимать слова за «чистую монету» - их обязательно нужно проверить. Решение этой задачи во многом зависит от качества ведения клиентом учета хозяйственных операций и организации хранения первичной документации.
Значительных успехов можно добиться путем проведения индивидуальных бесед с руководителями различных направлений финансово-хозяйственной деятельности клиента (генеральным директором, коммерческим директором, финансовым директором или главным бухгалтером) и последующим сопоставлением полученных данных.
Точные цифры получают непосредственно из регистров управленческого учета.[20] Регистр представляет собой сводную таблицу хозяйственных операций, данные в которую заносятся из первичных документов, таблица 3.
Таблица 3
| Операция | Первичные документы | Регистры |
| Поступление товара на склад | Накладная, приходный ордер | Ведомость учета ТМЗ |
| Оплата товара | Счет, счет-фактура, платежное поручение | Книга учета счетов-фактур |
| Реализация товара в розницу | Z-отчет ККМ или приходный кассовый ордер | Журнал кассира-операциониста или кассовая книга |
Сначала необходимо ознакомится с организацией учета финансово-хозяйственных операций и документооборотом, принятым на предприятии, это позволяет понять, во-первых, из каких регистров можно получить необходимые данные и, во – вторых, на основе каких первичных документов данные заносятся в регистры – именно эти документы, в дальнейшем, и подлежат проверке.