Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом.
Именно поэтому особой системы документооборота в ЗАО «Казань Торгпром» не наблюдается, документооборот налажен между офисом и цехами и точками продаж. Обмен информацией в организации осуществляется путем телефонных переговоров, факсов и выездов на объекты, в цеха. Автоматизированных систем в организации не установлено.
Информационные технологии в ЗАО «Казань Торгпром» связаны разве что с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями.
Таким образом, основной инструмент для обмена информации в ЗАО «Казань Торгпром» - это бумажные носители, документы, собираемые в архив, электронные носители для перемещения оперативной информации и архивы с информацией в электронном виде, хранящейся на жестких дисках. Особой автоматизированной системы для учета клиентов, продукции, поставок ресурсов, контроля материальных запасов и т.д. не предусмотрено. В следующем разделе подробно проанализирована система бухгалтерского учета и финансового менеджмента организации.
Вся экономическая деятельность в ЗАО «Казань Торгпром» осуществляется бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением. Данное подразделение занимается учетом, обеспечивает обработку документов, ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их основе ― составление бухгалтерской отчетности.
Своевременное получение учетной информации из бухгалтерии о производственно-хозяйственной деятельности позволяет руководству компании оперативно влиять на ход производства, принимать соответствующие меры для повышения экономических показателей работы предприятия: производительности труда, прибыли, рентабельности и т.д.
Бухгалтерия должна обеспечить:
- своевременный и точный учет средств фабрики (денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов и др.), правильное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением этих средств;
- достоверный и своевременный учет издержек обращения и производства, исполнение смет расходов, выпуска продукции, объема реализации и прибыли, правильность и достоверность составления отчетных калькуляций себестоимости продукции;
- правильный и своевременный учет и осуществление всех финансовых, кредитных и расчетных операций;
- своевременное начисление и перечисление налогов, отчислений из прибыли и других платежей, а также средств амортизационного фонда на финансирование затрат по капитальным вложениям и капитальному ремонту, своевременное погашение кредитов банка;
- своевременное отчисление прибыли в фонды материального поощрения, социально-культурных мероприятий и жилищного строительства, в фонд развития производства;
- строгое соблюдение кассовой и расчетной дисциплины, порядка выписки чеков и хранение чековых книжек;
- проведение инвентаризаций, своевременное и правильное отражение результатов инвентаризаций;
- составление бухгалтерской отчетности на основе достоверных первичных документов и своевременное ее представление в установленные сроки;
- своевременное проведение документальных ревизий в цехах, отделах в соответствии с утвержденными планами;
- содержание бухгалтерского архива в установленном порядке и сохранность бухгалтерских документов.
Руководство бухгалтерией осуществляет Главный бухгалтер. Он обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций, представлением оперативной информации, составлением и предоставлением в установленные сроки бухгалтерской отчетности. На главного бухгалтера также возложена ответственность за соблюдение правил ведения бухгалтерского учета на предприятии.
Обязанности главного бухгалтера:
- обеспечение рациональной организации бухгалтерского учета и отчетности на основе максимальной централизации учета;
- организация своевременного и точного учета средств предприятия, правильного документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением этих средств;
- обеспечение достоверного учета издержек производства и обращения, исполнение смет расходов, выпуска продукции, объема реализации и прибыли, правильности и достоверности составления отчетных калькуляций себестоимости продукции;
- правильный и своевременный учет и осуществление всех кредитных, расчетных операций;
- контроль за обоснованностью и законностью списания с бухгалтерского баланса морально устаревших, изношенных и не пригодных для дальнейшего использования основных средств, инвентаря, а также за правильным и своевременным проведением и оформлением в установленном порядке переоценки основных фондов и товарно-материальных ценностей;
- своевременное исчисление и перечисление платежей в бюджет;
- обеспечение своевременных отчислений прибыли в фонды материального поощрения, социально-культурных мероприятий и др.;
- строгое соблюдение кассовой и расчетной дисциплины расходования средств полученных из банка;
- организация своевременного проведения документальных ревизий и инвентаризации на складах, цехах и службах предприятия;
- своевременное оформление материалов по недостачам, растратам, хищению денежных средств и товарно-материальных ценностей;
- осуществление экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления резервов и их реализации;
- контроль за исполнением утвержденных должностных инструкций работниками бухгалтерии.
Внутренняя отчетность предназначена для внутренних пользователей (администрации, различных служб предприятия).
Внешние пользователи: пользователи, не проявляющие прямой финансовый интерес (аудиторские фирмы, налоговые органы, различные регулирующие органы и т.д.).
Учетная политика ЗАО «Казань Торгпром» предполагает мемориально-ордерную форму ведения бухгалтерского учета. Учет на предприятии автоматизирован. Из бухгалтерских программ используются 1С седьмой и восьмой версии.
ЗАО «Казань Торгпром» применяет систему синтетических счетов и субсчетов в полном соответствии с Планом счетов. Организация ведения аналитического учета рассмотрена на примере счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Счет 01 «Основные средства».Для учета основных средств используется классификация: здания; сооружения и передаточные устройства; машины и оборудование; транспортные средства; производственный и хозяйственный инвентарь; другие виды основных
Ежегодно проводится инвентаризация основных средств по состоянию на 1 ноября. По ее результатам составляется инвентаризационная опись. Ее данные сверяются с регистрами бухгалтерского учета.
Счет 10 «Материалы». Поступившие на склад материалы сопровождаются следующими документами поставщика (счет-фактура, товарно-транспортной накладной, платежным требованием-поручением). Затем проводится сверка данных, указанных в сопроводительных документах с фактическим наличием и состоянием материалов, после чего на сопроводительных документах делается отметка о полном или частичном акцепте. Далее документы передаются в бухгалтерию. Приобретение материалов подотчетными лицами за наличные деньги подтверждается товарным чеком или актом о продаже.
Расход материалов отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. В них указывают: вид операции; номер склада, отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов; единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.
Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой ― складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.
Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство, осуществляется по средней себестоимости.
В конце месяца все оприходованные на склад материалы отражаются в контрольной ведомости, в которой поступившие материалы учитываются как в количественном, так и в стоимостном выражении в разрезе субсчетов.
По движению материалов на складе составляется материальный отчет, в котором отражаются (в разрезе видов материалов):
- остатки на начало месяца;
- приход материалов;
- расход материалов (в разрезе подразделений);
- остатки на конец месяца.
Материальныйотчет составляется заведующим складом и бухгалтером материальной части.
Счет 43 «Готовая продукция». Поступление из производства готовой продукции оформляется накладными, спецификациями, приемными актами и другими первичными документами.
Отпуск готовой продукции покупателям оформляется накладными. Основанием для выписки накладных являются распоряжения руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателем (заказчиком).
Накладные выписываются на складе или в отделе сбыта в четырех экземплярах и передаются в бухгалтерию для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции и подписи их главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.