Анализ работы и рабочего место (стр. 6 из 11)
Таблица 6
Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | Шифр затрат | Плановые затраты времени (эксперт.), % | Фактические затраты времени, % | Δ(±) |
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 3% | 2,6% | 0,4% |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 2А | 5% | 4,7% | 0,3% |
| Телефонные разговоры с покупателями | 3А | 4% | 3,8% | 0,2% |
| Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 8% | 9,4% | -1,4% |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 5А | 3% | 3,0% | 0,0% |
| Разбор конфликтов с клиентами | 6А | 0% | 1,7% | -1,7% |
| Просмотр заявок-требований от покупателей | 7А | 1% | 1,3% | -0,3% |
| Нерегламентированные перерывы | 8А | 0% | 3,8% | -3,8% |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 9А | 13% | 11,9% | 1,1% |
| Контроль за заказами материалов (просмотр заявок) | 10А | 7% | 8,2% | -1,2% |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 11А | 3% | 10,3% | -7,3% |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 12А | 1% | 1,7% | -0,7% |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 13А | 5% | 6,8% | -1,8% |
| Служебные разъезды (дорога) | 14А | 2% | 10,5% | -8,5% |
| Участие в совещаниях | 15А | 2% | 4,6% | -2,6% |
| Проведение семинаров с работниками | 16А | 1% | 1,5% | -0,5% |
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 17А | 1% | 1% | 0% |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 18А | 4% | 5,2% | -1,2% |
| Обход помещений (рабочих мест) | 19А | 1% | 0,3% | 0,7% |
| Посещение различных учреждений по деловым вопросам | 20А | 0% | 4,9% | -4,9% |
| Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | 21А | 1% | 1,1% | -0,1% |
| Изучение специализированной периодической литературы и СМИ | 22А | 0% | 1,1% | -1,1% |
| Наведение порядка на рабочем месте | 23А | 1% | 1,1% | -0,1% |
| Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат: | 17,5% | 0% | 17,5% | |
| Резерв на управленческую деятельность: | 17,5% | 0% | 17,5% | |
| Итого: | 100% | 100% | 0% |
Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. – отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.
Для оценки результативности использования рабочего времени воспользуемся коэффициентом экстенсивности, рассчитываемым по формуле:
где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
Ф – фактический фонд рабочего времени, мин.
Таким образом, видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 645 мин., нерегламентированные перерывы составляют 205 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 2700 мин. Тогда:
Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. – на обед и 20 мин. – на отдых и личные надобности) или 350 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.
Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.
Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:
где ПР – потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.
В данном случае, потери рабочего времени 50 минут. Тогда:
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.
Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывается по формуле:
где ПО – потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.
К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 120 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 3 потери рабочего времени по причинам, независящим от исследователя, составляют 52 минут + 60 минут = 112 минут. Тогда коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя равен:
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.
Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:
где ОТ – время на отдых и личные надобности, мин.
В данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 323 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:
В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13% рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.
Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.
Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр по формуле:
где Уiф – фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;
Уiпл – плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени
Рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени основываясь на данных приведенных в таблице 7:
Таблица 7
Рациональность использования рабочего времени
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | Шифр затрат | Плановые затраты времени (эксперт.), % | Фактические затраты времени, % |  в долях |  |
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 3% | 2,6% | -0,004 | 0,004 |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 2А | 5% | 4,7% | -0,003 | 0,003 |
| Телефонные разговоры с покупателями | 3А | 4% | 3,8% | -0,002 | 0,002 |
| Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 8% | 9,4% | 0,014 | 0,014 |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 5А | 3% | 3,0% | 0,000 | 0,000 |
| Разбор конфликтов с клиентами | 7А | 1% | 1,3% | 0,003 | 0,003 |
| Просмотр заявок-требований от покупателей | 9А | 9% | 11,9% | 0,029 | 0,029 |
| Нерегламентированные перерывы | 10А | 7% | 8,2% | 0,012 | 0,012 |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 11А | 3% | 10,3% | 0,073 | 0,073 |
| Контроль за заказами материалов (просмотр заявок) | 12А | 1% | 1,7% | 0,007 | 0,007 |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 13А | 5% | 6,8% | 0,018 | 0,018 |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 14А | 2% | 10,5% | 0,085 | 0,085 |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 15А | 2% | 4,6% | 0,026 | 0,026 |
| Служебные разъезды (дорога) | 16А | 1% | 1,5% | 0,005 | 0,005 |
| Участие в совещаниях | 17А | 1% | 1% | 0,000 | 0,000 |
| Проведение семинаров с работниками | 18А | 4% | 5,2% | 0,012 | 0,012 |
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 19А | 1% | 0,3% | -0,007 | 0,007 |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 21А | 1% | 1,1% | 0,001 | 0,001 |
| Обход помещений (рабочих мест) | 23А | 1% | 1,1% | 0,001 | 0,001 |
| ИТОГО: | 0,30 | ||||
