Анализ работы и рабочего место (стр. 5 из 11)
Таблица 4
Структура фактических суммарных затрат рабочего времени руководителя
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | Шифр затрат | Всего за период наблюдения, мин | Удельный вес, % |
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 70 | 2,6% |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 2А | 128 | 4,7% |
| Телефонные разговоры с покупателями | 3А | 102 | 3,8% |
| Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 255 | 9,4% |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 5А | 80 | 3,0% |
| Разбор конфликтов с клиентами | 6А | 45 | 1,7% |
| Просмотр заявок-требований от покупателей | 7А | 35 | 1,3% |
| Нерегламентированные перерывы | 8А | 102 | 3,8% |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 9А | 323 | 11,9% |
| Контроль за заказами материалов (просмотр заявок) | 10А | 223 | 8,2% |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 11А | 277 | 10,3% |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 12А | 45 | 1,7% |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 13А | 183 | 6,8% |
| Служебные разъезды (дорога) | 14А | 282 | 10,5% |
| Участие в совещаниях | 15А | 125 | 4,6% |
| Проведение семинаров с работниками | 16А | 40 | 1,5% |
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 17А | 15 | 0,6% |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 18А | 140 | 5,2% |
| Обход помещений (рабочих мест) | 19А | 8 | 0,3% |
| Посещение различных учреждений по деловым вопросам | 20А | 132 | 4,9% |
| Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | 21А | 30 | 1,1% |
| Изучение специализированной периодической литературы и СМИ | 22А | 30 | 1,1% |
| Наведение порядка на рабочем месте | 23А | 30 | 1,1% |
| Итого: | 2700 | 100,0% |
Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени каждого дня руководителя равен:
Таблица 5
Удельный вес каждого вида затрат времени в день за первую неделю наблюдений
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | День недели | ||||
| пн | вт | ср | чт | пт | |
| Удельный вес, % | |||||
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 5,56 | 3,70 | 0,00 | 0,00 | 5,56 |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 5,56 | 7,41 | 3,70 | 5,56 | 0,00 |
| Телефонные разговоры с покупателями | 5,56 | 2,78 | 4,63 | 0,00 | 2,78 |
| Другие деловые телефонные разговоры | 12,96 | 1,85 | 12,96 | 8,33 | 13,89 |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 2,78 | 2,78 | 5,56 | 0,00 | 11,11 |
| Разбор конфликтов с клиентами | 0,93 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 2,78 |
| Просмотр заявок-требований от покупателей | 4,63 | 0,00 | 8,33 | 0,00 | 0,00 |
| Нерегламентированные перерывы | 4,63 | 4,63 | 2,78 | 3,70 | 2,78 |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 12,96 | 12,96 | 12,96 | 12,04 | 12,04 |
| Контроль за заказами материалов (просмотр заявок) | 5,56 | 18,52 | 0,00 | 28,70 | 10,19 |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 20,37 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 5,56 |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 8,33 | 0,00 | 8,33 | 0,00 | 0,00 |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 10,19 | 1,85 | 11,11 | 0,00 | 16,67 |
| Служебные разъезды (дорога) | 0,00 | 13,89 | 11,11 | 22,22 | 0,00 |
| Участие в совещаниях | 0,00 | 10,19 | 0,00 | 19,44 | 0,00 |
| Проведение семинаров с работниками | 0,00 | 5,56 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 0,00 | 5,56 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 0,00 | 8,33 | 0,00 | 0,00 | 16,67 |
| Обход помещений (рабочих мест) | 0,00 | 0,00 | 2,78 | 0,00 | 0,00 |
| Посещение различных учреждений по деловым вопросам | 0,00 | 0,00 | 15,74 | 0,00 | 0,00 |
| Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Изучение специализированной периодической литературы и СМИ | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Наведение порядка на рабочем месте | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
2.3. Анализ работы и рабочего времени
Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в приложении:
где nij– затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.
Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:
где N – общее время наблюдений, мин.
Для нахождения величины N используем формулу:
где Sj – количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час.
В данном случае значение для всех
. Тогда: 
Т.к. наблюдения проводились 1 рабочую неделю (5 рабочих дней), то суммарный фонд времени составит 2700 минут (
).Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 6 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя». При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени больше плановых, и отрицательным, если фактические затраты меньше плановых.
Графа 2 таблицы 6 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени руководителя за весь период наблюдения для данного специалиста с точки зрения задач и целей организации, стоящих перед руководителем данного учреждения. К сожалению, в данном конкретном случае, руководитель не имеет реальной возможности при составлении плана своего рабочего дня использовать «Золотого правила» (60х40) планирования. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени – период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно поделим на две части по 17,5%. Первая часть – период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть – период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план.