На счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм- по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».[14]
Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета. Заместителю руководителя организации Смирнову И.И. в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 54 от 15.03.ХХг. выдан аванс в сумме 2280 евро на командировочные расходы в ФРГ для проведения переговоров о закупке импортного оборудования (курс евро на день выдачи -26 руб.,курс доллара США-25 руб. Срок командировки 5 дней. Задолженности по подотчетным суммам у Смирнова И.И. нет. Для обоснования командировки Смирнова И.И.имеются следующие документы:
Приглашение немецкой фирмы «Симпсон и К» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона.
2) приказ руководителя организации № 8 от 12.05.ХХг. о направлении в командировку Смирнова И.И. в Берлин в фирму «Симпсон и К « для проведения переговоров сроком на 5 дней.
3)плановая смета командировочных расходов Смирнова И.И.
Авиабилет (туда-обратно) авиакомпания Люфтганза -600 евро
Гостиница (5 дней х260 евро)-1300 евро
Суточные (по норме 5 дней х58 долл.США х25 руб.\дол./26 руб.\евро)-280 евро; оформление визы 100 евро.
ИТОГО : 2280 евро.
Смирновым И.И. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №7 от 22.05.ХХ об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:
1)авиабилеты компании Люфтганза-800евро.
2) счет гостиницы – 1400 евро,
3)квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы-100 евро, 4)распоряжение руководителя об оплате суточных по норме (5 дней х58 дол.США х 25 руб.\долл.\27 руб./евро.
ИТОГО: 2569 евро
Курс евро на дату утверждения авансового отчета 22.05.ХХ-27 руб/евро;курс доллара США-25 руб/долл.;
5)отчет о работе проделанной Смирновым И.И. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке импортного оборудования ;
6) загранпаспорт Смирнова И.И. с отметками заграничных постов.
По расходному кассовому ордеру №74 от 22.05.ХХг. Смирнову И.И.выдан перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.[15]
1. Составим расчет командировочных расходов Смирнова И.И. по следующей форме (Расчет расходов по норме необходим для целей налогообложения):
Таблица 6- Расчет командировочных расходов
| Расходы | По норме | Сверх нормы | Итого | |||
| евро | рубли | евро | Руб. | евро | Руб. | |
| Проезд Жилье Суточные Прочие расходы | - - 269 - | - - 7263 - | - - - - | - - - - | 800 1400 269 100 | 21600 37800 7263 2700 |
| Итого | - | - | - | - | 2569 | 69363 |
2. Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций.
Таблица 6- Журнал регистрации операций
| № п\п | Документ и содержание операции | Корреспондирующие счета | Сумма | ||
| дебет | кредит | евро | Руб. | ||
| 1 | Расходный кассовый ордер №54 от 05.03.ХХг. Выдано под отчет Смирнову И.И.(курс-26 руб./евро) | 71 | 50 | 2280 | 59280 |
| 2 | Авансовый отчет №7 от 22.03.ХХг.( курс-27 руб./евро) затраты на проезд затраты на жилье суточные прочие расходы | 26 26 26 26 | 71 71 71 71 | 800 1400 269 100 | 21600 27800 7263 2700 |
| 3 | Расходный кассовый ордер №74 от 22.03.ХХг. Выдан Смирнову И.И. перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета (курс-27 руб./евро) ((2569-2280)*27) | 71 | 50 | 289 | 7803 |
| 4 | Расчет курсовой разницы. Списана курсовая разница по операции (2280*26*289*27-2569*27) | 71 | 91 | - | 2280 |
К расчетам организации с работниками по прочим операциям относятся расчеты по выданным работникам займам на индивидуальное жилищное строительство, обзаведение домашним хозяйством; по взысканию материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и материальных ценностей и других видов ущерба. Учет расчетов с персоналом ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (таблица 7).
К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты субсчета по видам расчетов, например:
73-1 «Расчеты по предоставленным займам»
73-2»Расчеты по возмещению материального ущерба»
При выдаче организацией своему работнику займа на жилищное строительство, приобретение дачных домов, обзаведение домашним хозяйством и т.д. сумма выданного займа отражается на счете 73-1.Погашение займа работником может производиться либо за счет удержаний из зарплаты, либо взносами в кассу или на расчетный счет.
Таблица 7- Расчеты с персоналом по прочим операциям[16]
| Увеличение задолженности работников организации | Кр.счет | Уменьшение задолженности работников организации | Кр.счет |
| Сальдо-долг работников организации на начало периода Оплачены расчетные документы магазина по товарам ,купленным работником организации в счет займа у организации Предоставлен заем работнику организации. Предъявлена к взысканию с работника организации сумма недостачи материальных ценностей: -фактическая себестоимость ценностей -разница между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью ценностей Сальдо-долг работников организации на конец периода | - 51 50, 51 94 98-4 - | Удержаны из зарплаты работника: суммы займа, сумма возмещения материального ущерба Получены от работника: возврат сумм займа, суммы возмещения материального ущерба | 70 50,51 |
Материальная выгода определяется следующим образом[17]:
МВ= ¾ Í Сцб /100 ÍДз/Дгод ÍЗ-Сф/100 ÍДз/Дгод ÍЗ,
где Сцб - ставка рефинансирования ЦБРФ, действовавшая на дату выдачи займа работнику, %, Дз-число дней в рассчитываемом периоде, Дгод - число дней в году З-остаток непогашенного займа на начало расчетного периода, Сф-ставка фактически уплачиваемых работником процентов по полученным заемным средствам, %.
Материальная выгода от экономии на процентах включается в совокупный годовой доход работников организации и облагается налогом на доходы по ставке 35%.
Материальный ущерб, причиненный работником организации, может быть взыскан по балансовой или рыночной стоимости недостающих или испорченных материальных ценностей. В случае взыскания недостач и порчи материальных ценностей по рыночным ценам в учете дается запись:
Д сч.73-2\недостача и порча материальных ценностей по рыночным ценам.
Ксч.94-балансовая стоимость материальных ценностей.
Ксч.98-4-разница между рыночной и балансовой стоимостью материальных ценностей.
Возмещение материального ущерба производится либо удержанием из заработной платы, либо взносами работника в кассу или на расчетный счет организации(Д сч.50,51,70 К сч.73-2). Превышение рыночной стоимости над балансовой стоимостью материальных ценностей относится на финансовые результаты организации (Д сч.98,К сч.91)того периода, в котором произведено возмещение материального ущерба[18].
Основная цель контроля расчетов с подотчетными лицами – установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации. В ходе контроля расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:
- проверка правильности оформления первичных документов по выдаче и использованию подотчетных средств;
- подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Объектами контроля являются расчеты предприятия с каждым подотчетным лицом.
Источниками информации для проверки расчетов с подотчетными лицами являются первичные учетные документы, подтверждающие получение и расходование подотчетных средств, авансовые отчеты, учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", а так же Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др.
Контроль расчетов с подотчетными лицами может быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами принимается решение о методе проверки: сплошной или выборочный.
Условием применения выборочного контроля является высокая эффективность функционирования названных систем. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. В противном случае методом сплошной проверки авансовых отчетов устанавливаются суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировки, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах командировки) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым вычетам.