Если на предприятии бухгалтерия выделена в отдельную службу – как на ЗАО «Мустанг Плюс», – в учетной политике необходимо отразить ее структурное строение. Данное положение в основном необходимо крупным предприятиям, имеющим в своем составе различные производственные, вспомогательные и обслуживающие подразделения, которые могут быть переведены на отдельные балансы.
Структура бухгалтерии напрямую зависит от формы организации учета на предприятии.
Под учетной службой понимается структурная единица предприятия, выполняющая функции сбора, обработки и группировки информации в виде сводных бухгалтерских документов, внесения записей на счета бухгалтерского учета. В зависимости от организационной структуры учетными службами могут являться бухгалтерия, группа учета налогов, группа сводной отчетности, группа работы с дебиторами, экономический, финансовый отделы и т. д.
Следует иметь ввиду, что некоторые так называемые функциональные (иными словами, управленческие) службы (например, различного рода расчетные центры), отдел работы с покупателями (отдел продаж), коммерческие группы) также могут выполнять часть учетных функций по первичному учету и обработке информации для ее дальнейшей регистрации в бухгалтерском учете.
При этом на каждом уровне управления учетные службы обеспечивают сбор и обработку информации с целью предоставления данных пользователям для выработки, обоснования и принятия решений на своем уровне управления, а также для обеспечения вышестоящих органов управления информацией, необходимой для выработки, обоснования и принятия решений наиболее высоком уровне управления.
Что касается непосредственно бухгалтерского учета, то по определению, данному в Законе о бухгалтерском учете, он представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (35, с. 202).
Несмотря на то, что ответственность за состояние бухгалтерского учета несет руководитель предприятия, ведущую роль в организации и постановке учета играет, конечно же, его главный бухгалтер.
Поэтому в учетной политике ЗАО «Мустанг Плюс» целесообразно выделить основные моменты, касающиеся взаимоотношений главного бухгалтера (бухгалтерских служб) с другими подразделениями (особенно выполняющими какие-либо учетные функции) и руководством организации в целом. Следует четко определить права и обязанности всех этих структур.
В части получения информации, необходимой для целей как бухгалтерского, так и управленческого учета, эта задача на ЗАО «Мустанг Плюс» решается путем составления схемы документооборота, утверждаемой, как правило, в виде приложения к учетной политике (о ней речь будет идти ниже).
В части отражения прав и обязанностей бухгалтерии это могут быть ссылки на типовые положения законодательства (к примеру, Закон о бухгалтерском учете), на внутренние должностные инструкции главного бухгалтера и других сотрудников бухгалтерской службы, а также разработанное главным бухгалтером на основании действующих законодательных и нормативных актов Положение о бухгалтерской службе.
Последнее, кстати, может быть утверждено как в составе общей системы Положений о подразделениях (структурах) предприятия, так и в виде приложения к его учетной политике.
Приведем Положение о бухгалтерской службе ЗАО «Мустанг Плюс».
к учетной политике ЗАО «Мустанг Плюс»
Утверждено
приказом генерального директора
ЗАО «Мустанг Плюс»
№ 1 от 03.01.03
ПОЛОЖЕНИЕ
о бухгалтерской службе ЗАО «Мустанг Плюс»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Бухгалтерия является самостоятельным подразделением ЗАО «Мустанг Плюс» и подчиняется непосредственно генеральному директору.
2. Структуру и штат бухгалтерии утверждает генеральный директор ЗАО «Мустанг Плюс» с учетом объемов работы и особенностей финансово-хозяйственной деятельности.
3. Главному бухгалтеру непосредственно подчинены: заместитель главного бухгалтера, бухгалтеры, бухгалтер-кассир.
4. Главный бухгалтер назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора ЗАО «Мустанг Плюс». При назначении и увольнении главного бухгалтера прием и сдача дел оформляется актом после проверки состояния учета и отчетности.
5. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, болезнь, отпуск), права и обязанности главного бухгалтера переходят к его заместителю, а при отсутствии последнего - к другому должностному лицу, о чем объявляется приказом генерального директора по ЗАО «Мустанг Плюс».
6. На должность главного бухгалтера назначаются лица, имеющие высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы не менее 5 лет, в том числе на руководящих должностях.
7. Все распоряжения по бухгалтерии отдаются по подчиненности соответственно: заместитель главного бухгалтера – бухгалтерам-кассирам.
8. Работники бухгалтерии в своей деятельности руководствуются приказами ЗАО «Мустанг Плюс», а также действующими законодательными и нормативными документами.
2. ЗАДАЧИ
1. Формирование полной и достоверной информации о деятельности ЗАО «Мустанг Плюс», его имущественном положении, доходах и расходах для пользователей бухгалтерской отчетности.
2. Бухгалтерский учет и отчетность должны обеспечить необходимую информацию для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью и эффективностью, наличием и движением имущества и обязательств, а также за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами и сметами.
3. Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов, обеспечивающих финансовую устойчивость ЗАО «Мустанг Плюс».
4. Ведение бухгалтерского учета непрерывно с момента создания ЗАО «Мустанг Плюс» до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5. Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков и изъятий.
3. ФУНКЦИИ
1. Организация учета основных фондов, материалов, денежных средств, исполнение смет расходов, издержек производства и обращения.
2. Организация расчетов по заработной плате с работниками.
3. Составление отчетных калькуляций себестоимости продукции, балансов и бухгалтерской отчетности.
4. Отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начислением и перечислением налогов и других платежей в бюджет.
5. Осуществление контроля за своевременным проведением Инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и расчетов.
6. Принятие мер к предупреждению недостач, растрат и других злоупотреблений и нарушений.
7. Участие в проведении анализа финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «Мустанг Плюс» с целью выявления внутрихозяйственных резервов, ликвидации потерь и непроизводственных расходов.
8. Применение утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных форм первичной учетной документации, строгое соблюдение порядка оформления этой документации.
9. Осуществление мероприятий по повышению уровня автоматизации учетно-вычислительных работ.
10. Обеспечение строгого соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходование полученных в ЗАО «Мустанг Плюс» средств по назначению.
11. Обеспечение сохранности первичных документов и бухгалтерского архива.
12. Осуществление контроля за своевременным оформлением приема и расхода денежных средств и товарно-материальных ценностей, правильным расходованием фонда заработной платы, исчислением и выдачей всех видов премии, соблюдение смет расходов.
13. Распределение обязанностей между отделами регламентирует главный бухгалтер в соответствии с должностными инструкциями.
14. Бухгалтерия выполняет также следующие функции:
- готовит отчетность для представления ее в налоговые и другие финансовые органы;
- обеспечивает правильность оформления первичных документов, их своевременную обработку;
- осуществляет своевременное начисление налогов;
- своевременно готовит платежные документы для представления их в банк;
- оперативно решает возникающие в процессе работы вопросы по ведению бухгалтерского учета;
- акцептует счета, проводит сверку взаимных расчетов за товары, выполненные работы, оказанные услуги, ТМЦ, основные средства, составляет акты сверок;
- осуществляет переписку по работе с дебиторами и кредиторами.
4. ПРАВА
1. Требовать от других отделов (служб) ЗАО «Мустанг Плюс» своевременного предоставления первичных документов согласно установленным нормативными актами срокам, а также предоставления других сведений для осуществления работы, входящей в компетенцию бухгалтерии.
2. Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, оборудования, материальных и других ценностей.
3. Предоставлять руководству ЗАО «Мустанг Плюс» предложения о наложении взыскания на лиц, допустивших недоброкачественное оформление и составление документов, несвоевременную передачу их для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности, а также за недостоверность содержащихся в документах данных.