4. Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.
5. Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.
Обеспечить создание необходимой технической инфраструктуры:
1. Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.
2. Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.
3. Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.
4. Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.
Управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников.
1. Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.
2. С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого — попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.
3. Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.
4. Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.
После проведенных мероприятий можно приступать непосредственно к внедрению системы.
2.4. Этапы внедрения информационной системы
Следует выделить три этапа внедрения информационной системы:
1. Исследование. Компания-внедренец проводит исследование бизнес процессов вашей компании.
2. Доработка системы. Программисты компании-внедренца настраивают или дорабатывают требуемую функциональность системы.
3. Запуск системы. Начало реального использования системы, включает процессы обучения персонала.
Исследование бизнес процессов.
Любая компания поставщик системы отводит определенное время для исследования бизнес процессов компании, где будет внедряться информационная система.
На данном этапе необходимо как можно более точно описать представителям компании, какие процессы необходимо улучшить.
Как правило, функциональность информационной системы несколько шире, чем реальные бизнес процессы компании. На данном этапе необходимо определить как присутствие тех или иных функций скажется на конечную стоимость системы, время внедрения, и что самое важно, соответствует ли предлагаемая функциональность целям компании.
Важно, чтобы результаты исследования бизнес процессов были предоставлены в качестве отдельного документа, где в соответствии с требованиями компании должны быть детально описаны изученные бизнес процессы.
Доработка системы.
После исследования бизнес процессов компания поставщик должна точно ответить на вопрос о стоимости и сроках внедрения информационной системы.
На этапе доработки системы важно контролировать процесс реализации требуемых функций в информационной системе. Необходимо проверять соответствие реализации требованиям компании и при необходимости использовать установленный механизм для влияния на компанию-внедренца.
Важно, чтобы со стороны компании выступал менеджер проекта внедрения, хорошо знакомый с задачами компании и её бизнес процессами. Необходимо понимать, что этот человек также должен иметь опыт по поддержке внедрения подобных систем в компании.
Запуск системы.
На этом этапе важно переключить бизнес процессы компании на использование внедренной системы. Основная задача быстро обучить и мотивировать персонал использовать новую информационную систему.
Многие проекты по внедрению информационных систем проваливались или не приносили желаемых результатов из-за нежелания людей использовать новую неудобную систему, необходимо проводить тренинги и показывать, как использование системы позволит избавиться от рутинных задач и оптимизировать работу.
Развитие информационной системы.
Внедренная система, как правило, не начинает работать сразу. Необходимо проанализировать насколько внедрение было успешно, достигнуты ли основные цели внедрения.
Внедрение можно считать успешным, только если система позволяет получать выгоду, а именно оптимизирует работу служб, позволяет выполнять работу быстрее, повышает качество процессов. Необходимо постоянно анализировать показатели работы системы, а также степень заинтересованности персонала в использовании данной системы.
Процесс внедрения информационной системы занимает как минимум несколько месяцев. На протяжении этого времени важно фокусироваться на целях, которые ваша компания хочет достигнуть, внедряя систему, также необходимо помнить о возможных рисках и финансовых издержках. Организуйте работу правильно, и внедрение информационной системы в компании будет успешным.
Заключение
Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
- Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
- Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
- Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
- Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.
- Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
- Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.
Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.
Итак, для успешного внедрения системы управления предприятием необходимо:
-при выборе системы основываться не на ее присутствии на рынке, а на том, насколько она подходит для удовлетворения потребностей бизнеса компании;
-приступить к внедрению, имея сильного руководителя проекта и план проекта, который был тщательно продуман;
-пересмотреть методы ведения хозяйственной деятельности компании до выбора системы;
-регулярно общаться с сотрудниками, стремясь привлечь их к участию во внедрении системы и дать им возможность убедиться в том, что их потребности учтены;
-следить за ходом выполнения проекта, сверяясь с намеченными основными этапами и сроками выполнения задач;
-установить реальные сроки и составить незаниженный бюджет;
-привести в соответствие с новыми требованиями уровень подготовки сотрудников отдела информационных систем;
-поручить осуществление проекта кому-либо из тех, кто знает деятельность вашей компании изнутри.
Типовой план внедрения был разработан в компании Oliver Wight, но опыт показывает, что в той или иной степени практически все фирмы следуют этой стратегии.
Данный план состоит из следующих этапов:
1. Предварительное обследование и оценка состояния компании;
2. Предварительная переподготовка;
3. Техническое задание (анализ проблемы построения системы);
4. Технико-экономическое обоснование (анализ «затраты-эффект»);
5. Организация проекта (назначение ответственных лиц, состав комитетов);
6. Выработка целей (что мы ожидаем от проекта);
7. Техническое задание на управление процессами;
8. Начальная переподготовка (переподготовка сотрудников);
9. Планирование и управление верхнего уровня;
10. Управление данными;
11. Одновременное внедрение различных технологий организации и управления;
12. Программное обеспечение;
13. Опытный пример;
14. Получение результатов;
15. Анализ текущего состояния;
16. Постоянная переподготовка.
Информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Объект управления – фирма не перестала существовать, даже если она стала виртуальной, внешнее окружение продолжает существовать, и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке. Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.
Список источников:
1. Барановская Т. П. и др. Информационные системы и технологии в экономике Издательство: Финансы и статистика , 416 стр., 2003 г.
2. Баронов В.П., Титовский И.Л., статья «Методы построения систем управления»
3. Божко В. П. Информационные технологии в статистике Издательства: Финстатинформ, КноРус, 144 стр., 2002 г.