Организация управления персоналом (стр. 5 из 5)

3. Должностные инструкции менеджеров и специалистов торговой фирмы носят чаще всего общий характер и тем самым теряется организующее и регулирующее значение этого документа.

4. Не обеспечивается необходимая полнота и четкость при определении обязанностей, прав и ответственности персонала.

5. Зафиксированные в должностной инструкции обязанности, права и ответственность работника оказываются оторванными от тех условий, которые необходимы для успешного выполнения.

5. Организация контроля в управлении

Внутренний контроль на предприятии ООО «Актив» осуществляется в соответствии с Уставом предприятия и возлагается на контрольно-ревизионный орган Общества и на менеджмент высшего звена. Ревизию финансовой и хозяйственной деятельности общества осуществляет ревизор, который назначается учредителем сроком на три года.

Именно ревизор готовит заключение к годовому отчету и бухгалтерскому балансу. При этом без заключения ревизора годовой отчет и бухгалтерский баланс утверждению учредителем не подлежит. Все должностные лица и работники ООО «Актив» по запросу ревизора предоставляют необходимую информацию, документы, личные, устные и письменные пояснения, связанные с деятельностью торговой фирмы.

Ревизия проводится не реже одного раза в год. Обязательным является хранение в тайне, конфиденциальной и коммерческой информации, ставшей известной ревизору в результате своей деятельности. Кроме того, общество может заключить договор со специализированной организацией для проверки и подтверждения правильности годовой финансовой отчетности (внешний аудит).

Аудитор ставит свою подпись на годовом отчете в подтверждение его соответствия имеющейся информации о реальном положении дел. Обязательным условием привлечения внешнего аудитора является его профессионализм и отсутствие имущественного интереса с обществом и генеральным директором.

Внутренний контроль обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. К функциям внутреннего контроля ООО «Актив» относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция в современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения в деятельности торговой фирмы, защищает ее от нежелательных последствий тех или иных действий.

Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля - формальный. Выбор формы внутреннего контроля зависит от: сложности организационной структуры; правовой формы; видов и масштабов деятельности; целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности; отношения руководства организации к контролю. Важнейшая форма внутреннего контроля - внутренний аудит на основании проверок ревизора торговой фирмы.

Особое место занимает классификация по типам внутреннего контроля ООО «Актив». В организации используются следующие типы внутреннего контроля: неавтоматизированный; неполностью автоматизированный; полностью автоматизированный.

Внутренний контроль целесообразно классифицировать и по значимости субъектов внутреннего контроля с точки зрения их участия в общей, т.е. совокупной, деятельности по внутреннему контролю на предприятии. В этом аспекте всех субъектов внутреннего контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости: 1) субъекты внутреннего контроля первого уровня - это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов); 2) субъекты внутреннего контроля второго уровня. В их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования); 3) субъекты внутреннего контроля третьего уровня - выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров); 4) субъекты внутреннего контроля четвертого уровня. В их обязанности входят контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал; персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности); 5) субъекты внутреннего контроля пятого уровня. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники отделов входного и технического контроля и т.п.).

Одним из методов контроля на торговом предприятии является инвентаризация. Порядок и сроки проведения инвентаризаций ООО "Актив" определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Офис торговой фирмы «Актив» располагается в помещении одного из магазинов. Это небольшое служебное помещение, где хранятся все учредительные документы предприятия, в том числе трудовые книжки сотрудников. Всю работу в офисе осуществляет секретарь-референт в обязанности которого входят общение с клиентами по телефону; оформление входящей и исходящей документации; ведение личных дел сотрудников, разработка и заключение договоров с сотрудниками; текстовая разработка различных документов (приказов, функциональных обязанностей, договоров, писем, распоряжений).

6. Рекомендации предприятию по улучшению его деятельности

С тем чтобы оптимизировать деятельность менеджеров всех уровней в ООО «Актив» необходимо внедрение комплексной программы по следующим направлениям:

- совершенствование организационной структуры управления, сокращение числа управляющего аппарата за счет четкого перераспределения квалификационных и должностных обязанностей;

- пересмотр должностных инструкций для сбалансированности обязанностей сотрудников торговой фирмы, прав и ответственности, поддержания наиболее эффективной технологии управления в ООО «Актив», предусматривая порядок выполнения и взаимосвязь управленческих работ в пространстве и времени;

- составление профессиограммы менеджера по управлению инфраструктурой торговой фирмы;

- учет в этапности в становлении и развитии трудового коллектива фирмы по мере ее развития;

- определение путей и методов оказания влияния на трудовую этику и мораль подчиненных торговой организации;

- формирование организационной приверженности персонала фирмы.

Рассмотрим предлагаемые мероприятия более детально.

Организационная структура аппарата управления торговой фирмы должна иметь следующий вид (рис. 2):

Рис. 2. Предлагаемая схема аппарата управления ООО «Актив»

Управленческий аппарат может быть сокращен за счет упразднения должностей:

- заместителя директора (его функции будут выполнять директора магазинов);

- администратора (эти функции в магазинах могли бы быть возложены на старших продавцов);

- должности главного инженера, инженера по техники безопасности, заведующего складом целесообразно объединить работой единого техническо-материального отдела; функции отдела снабжения также должны быть переданы в этот отдел.

Таким образом будут укреплены вертикальные и горизонтальные связи между менеджерами фирмы с большим объемом делегирования полномочий.

Положительные факторы делегирования полномочий:

- делегирование освобождает руководителя от выполнения несвойственных, рутинных операций, высвобождая время для решения важных и творческих вопросов;

- делегирование является целенаправленной формой повышения квалификации сотрудников и способствует использованию их профессиональных знаний и опыта;

- делегирование положительно влияет на мотивацию сотрудников. Они чувствуют себя хозяевами на участках работы, а это способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности.

приложение 1

Программа социологического исследования сотрудников магазина «Актив»

Уважаемые сотрудники!

В целях изучения ваших ценностных ориентаций и мотивов труда, просим Вас ответить на нижеследующие вопросы, с тем чтобы оптимизировать Ваши трудовую деятельность на основе полученных результатов:

1. Чем для Вас является работа в магазине?

· Средство существования

· Основная ценность жизни

· Возможность творческого роста

· Средство общения с коллегами

· Уверенность в завтрашнем дне

2. Отметьте, пожалуйста, Ваши мотивы труда?

· Четко поставленные цели

· Вознаграждение соразмерное труду

· Возможность учиться и совершенствоваться

· Нужность и важность работы

· Возможность роста

· Высокое доверие руководителя

· Импульс торгового предприятия

Приложение 2

Различия во взглядах и деятельности менеджеров директоров магазинов ООО «Актив»

Аспект управленческой деятельности менеджера	Более ограниченное, приземленное мировоззрение менеджера	Более широкое, продвинутое мировоззрение менеджера
1	2	3
Должность руководителя магазина "Актив"	Позволяет рассчитывать на пониженные требования, поблажки со стороны вышестоящего руководства	Обусловливает повышенные требования к человеку, занимающему должность руководителя
Привилегии руководителя	Атрибуты, способствующие эффективному управлению организацией	Цель личной активности
Мысленное моделирование результатов управленческой деятельности	Отсутствует или находится в зачаточном состоянии	Эффективно
Управленческая ситуация	Стремится, разрешить исключительно с пользой для себя и своей карьеры	Гармонизирует
Отношение к подчиненным	Пренебрежительное, считает их «винтиками в машине организации»	Уважительное
Главные критерии оценки подчиненных	Управляемость	Профессионализм и человеческие качества, результативность деятельности
Отношение к вышестоящему руководству	Подобострастное	Уважительное
Отношение к организации	Рассматривает как средство сделать карьеру	Рассматривает руководство организацией как важный жизненный урок для себя
Отношение к трудовому коллективу	Безликая масса, объект и средство управления	Имеет самостоятельную ценность
Основой мотив в отношениях с другими руководителями по горизонтали	Самоутверждение, соревнование в карьерных вопросах	Сотрудничество, расширяющее собственные возможности по решению задач организации
Средства достижения цели	Их выбор оправдывается целью	Выбираются с учетом требований профессиональной этики руководителя
Подход к управлению	Формальный	Содержательный
Результаты деятельности организации	Оценивает с позиций фиксации личного вклада и достижения карьерных целей	Сопоставляет с целями организации и оценивает с позиций общественной пользы
Стратегия развития организации	Не видит, не учитывает, пренебрегает, избегает этих проблем	Держит постоянно в поле зрения, занимается стратегией специально
Текущие результаты деятельности	Абсолютизирует в ущерб долговременным и стратегическим целям организации	Соотносит с текущими задачами организации и увязывает со стратегией развития организации
Опыт руководящей деятельности	Выстраивание отношений с вышестоящим руководством, интриги	Решение проблем организации и ее участников
Преимущественно исполняемые роли менеджера	Представительская	В зависимости от управленческой ситуации
Собственная роль в решении конкретной задачи организации	В случае успешного решения задачи приписывает заслуги себе, в случае неудачи свалить вину на подчиненных	Организация решения задачи с наибольшей эффективностью с точки зрения затраченного времени и ресурсов
Роль мировоззрения руководителя для эффективного управления	Не имеет значения для эффективности управления организацией	Имеет ключевое значение для эффективности управления организацией
Методология социального управления	Руководителю не требуется	Является основой в деятельности руководителя
Управленческий инструментарий	Абсолютизирует роль инструментария	Рассматривает его как средство управления, хотя и весьма важное