При выборе поставщиков предприятию необходимо руководствоваться следующими основными критериями:
· финансовое положение поставщика;
· возможность поставлять продукцию на условиях отсрочки платежа или ее оплаты после продажи;
· возможность предоставления поставщиком товарного кредита;
· возможность бесплатной доставки приобретенных товаров;
· сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
· наличие резервных мощностей;
· повышение качества выпускаемой продукции;
· удаленность поставщика от потребителя;
· организация управления качеством у поставщика;
· профессиональный уровень персонала поставщика, текучесть кадров;
Особое внимание предприятие уделяет таким критериям, как возможность предоставления отсрочки платежа или поставки продукции «под реализацию», возможности предоставления поставщиком товарного кредита и бесплатной доставки приобретаемой продукции.
Для улучшения системы учета и контроля целесообразным представляется введение на предприятии специализированной системы «1С: Автоматизация», адаптированной под оптовую торговлю тканями.
Программой поддерживаются различные схемы приема товаров от поставщиков, прием на ответственное хранение, на реализацию. Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» – товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов они автоматически «связываются» с реальными продажами товаров.
В программе реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов – поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Система позволяет вести учет товаров в различных единицах измерения (упаковках), складской учет на множестве складов (мест хранения).
Поддерживается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение.
В программе отражена специфика учета тканей и поролона.
Учет поролона на складе ведется одновременно в нескольких единицах измерения – листах и килограммах. Возможен учет нестандартных товаров (фигур из поролона).
Учет тканей ведется в разрезе рулонов. Есть возможность разрезать рулоны на 2 новых и вести их учет. Реализован учет товаров по штрих-кодам. Программа отличается продуманной эргономикой для быстрой выписки заказов.
В программе реализован многовалютный учет. Есть возможность вести взаиморасчеты с клиентами с оплатой бартером, а также за наличный и безналичный расчет. Осуществляется резервирование товаров по предварительному заказу. Возможно автоматическое формирование заказа поставщику по заказам от покупателей. В программе реализована сложная система отпускных цен и скидок. Обеспечивается также ведение взаиморасчетов с сотрудниками.
Программа позволяет вести учет различных видов накладных расходов – затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству.
В программе реализован учет по нескольким фирмам. Для пользователей создан большой набор разнообразных отчетов, учитывающих вышеперечисленные особенности программы.
Программа обеспечивает детальный учет и непрерывный контроль взаиморасчетов с контрагентами, поддерживает различные уровни детализации взаиморасчетов вплоть до отдельных операций. Она позволяет отражать реальные особенности взаимоотношений с контрагентами, например, объединить в управленческом учете взаиморасчеты с группой юридических лиц, рассматривая их в качестве единого контрагента, или наоборот, организовать раздельный контроль взаиморасчетов с различными структурными единицами одной компании.
Обеспечивается контроль предельно допустимого размера задолженности – программа не позволит сотруднику предприятия, не имеющему соответствующих полномочий, отпустить товар клиенту, превысившему лимит кредита или произвести очередную оплату поставщику, не выполнившему обязательств по ранее оплаченным поставкам.
Эффективная работа с клиентами – один из ключевых факторов повышения рентабельности и надежности бизнеса в условиях высокой конкуренции. Рассматриваемая программа включает комплекс средств, позволяющих компании поставить заботу о клиентах на индустриальную основу:
· отслеживать каждое обращение, эффективно использовать каждый контакт;
· строить систему взаимоотношений, оптимально организовать работу с различными категориями клиентов;
· оперативно реагировать на запросы клиентов, четко планировать взаимодействие с ними;
· оценивать результаты различных маркетинговых и рекламных акций по привлечению клиентов.
Сегментирование покупателей с использованием интегрированного ABC(XYZ) – анализа позволяет автоматически разделить клиентов:
· на классы «А» (важный), «В» (средней важности) и «С» (низкой важности), исходя из того, какова доля этих клиентов в выручке или прибыли компании;
· по статусам (потенциальный, разовый, постоянный, потерянный) и по регулярности закупок – стабильные (X-класс), нерегулярные (Y-класс), эпизодические (Z-класс).
Результаты такого анализа помогают оптимально организовать работу и распределить усилия сотрудников. Например, обеспечить приоритетную обработку заказов важных постоянных клиентов, закрепить за ними наиболее опытных и ответственных специалистов, самых активных и «пробивных» менеджеров ориентировать на работу с перспективными потенциальными клиентами и т.д.
Программа позволяет также отслеживать историю изменения статусов клиентов. Это помогает выявить, в какой момент изменилось отношение клиента к компании, и какие действия к этому привели.
В программе организована выгрузка документов в «1С – Бухгалтерию».
Основной проблемой финансового менеджмента на предприятии является разрозненность работы с финансовой информацией. Для объединения ее в одном центре предлагается введение на предприятии должности финансового аналитика.
3.2 Пределы компетенции и должностные обязанности финансового аналитика
Как уже отмечалось выше, на предприятии необходимо создать должность финансового аналитика с окладом согласно штатного расписания и премиальными по результатам его работы. Непосредственный руководитель финансового аналитика – коммерческий директор предприятия. Горизонтальные связи – с бухгалтерией предприятия, его отделом сбыта и отделом снабжения. Вышеперечисленные отделы обязаны предоставлять финансовому аналитику по его запросу всю необходимую информацию.
Должностными обязанностями финансового аналитика является анализ разнообразной финансовой информации. К ней относится: организационно-распорядительная документация предприятия, регламентирующая бухгалтерскую и финансовую деятельность (положения, инструкции, приказы и т.д.);
формы финансового и управленческого учета и отчетности (бухгалтерская отчетность, бюджеты, платежные календари, бизнес-планы, отчеты о структуре затрат, отчеты об объемах продаж, отчеты о состоянии запасов, балансы оборотных средств, ведомости-расшифровки задолженности дебиторов и кредиторов и т.д.);
кредитные соглашения, договора, кредитные заявки, гарантийные письма, залоговые свидетельства, реестры акционеров, эмиссионные документы, счета-фактуры, платежная документация и иные документов, регулирующие финансовые отношения между предприятием и иными юридическими (физическими) лицами.
Анализ, проводимый финансовым аналитиком, включает в себя ряд направлений.
1. Система безналичных расчетов:
Анализ и оценка используемой на предприятии системы безналичных расчетов, а именно:
структура различных форм расчетов по договорам (включая: а) относительно факта совершения сделки: предоплата и т.д., б) с точки зрения условий оплаты: акцептная, аккредитивная и т.д., в) по используемым платежным средствам: без использования платежных средств, т.е. расчеты требованиями, поручениями и т.д., и с их использованием, векселя и т.д.);
уровень исполнения предприятием своих платежных обязательств, уровень исполнения платежных обязательств перед предприятием;
применяемые методы обеспечения платежных обязательств (залог, гарантии и т.д.);
своевременность и надлежащее оформление расчетно-платежной документации, своевременность рассмотрения причин отказа контрагентов выполнить свои платежные обязательства, результативность претензионной работы.
Анализ и оценка структуры дебиторской задолженности:
по срокам погашения;
по типам дебиторов (покупатели, заемщики и т.д.);
по удельному весу отдельных крупных дебиторов (предполагается ранжирование дебиторов по их значимости или суммам задолженности);
по уровням задолженности (перед предприятием, его структурными звеньями и т.п.);
по качеству (вероятность оплаты в срок и т.д.).
Анализ и оценка структуры кредиторской задолженности:
по срокам погашения;
по удельному весу отдельных крупных кредиторов;
по типам кредиторов (обязательства перед бюджетом должны быть рассмотрены по их структуре);
по качеству.
Установка и оценка причины несоблюдения платежной дисциплины (как предприятием, так и его контрагентами), возможные варианты ее нормализации (контроль финансового состояния контрагентов, меры по взысканию просроченной задолженности, взаимные сверки задолженности, отслеживание своевременности ее погашения, распределение платежей по приоритетности и т.д.), оптимизации расчетов (ранжирование контрагентов по категориям риска и более продуманная политика в отношении заключения договоров, составление графиков платежей, факторинг долгов предприятия, покупка в рассрочку, лизинг т.д.).