На следующем этапе ревизор акцентирует свое внимание на вопросах инвентаризации. Прежде всего он определяет наличие или отсутствие ситуаций, при которых инвентаризация проводится в обязательном порядке. При выявлении таких ситуаций ревизор обязан изучить результаты инвентаризаций по каждому случаю за проверяемый период. При этом обращается внимание на то, проводятся ли инвентаризации постоянно действующей комиссией, либо она назначается по каждому случаю отдельно. Ревизор оценивает полноту, достоверность и точность данных в описи фактических остатков материалов, правильность оформления результатов инвентаризации, а также наложенных взысканий.
Неотъемлемой частью проверки является проведение ревизором самостоятельных инвентаризационных процедур. До начала такой проверки ревизору следует получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении МЦ. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам) с указанием надписи «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным. МОЛ дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все МЦ, поступление под их ответственность оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица имеющие доверенности на получение имущества. Проверенные на складе партии сырья и материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в которой идет инвентаризация. Записи делают в черновиках, причем ведется, как минимум, два черновика - один составляет МОЛ, другой - один из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи сверяются и лишь по окончании оформляется инвентаризационная опись. В инвентаризационной описи МЦ расположены по наименованию и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответствует порядку их расположения на складе. Достоинства указанного метода записи (сначала на черновиках, а лишь потом в описи) в том, что записи о МЦ вносятся в черновики в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвентаризации не внес в свой экземпляр черновика партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения. В некоторых случаях запись проверенных в натуральном выражении материальных ценностей целесообразно вести даже по трем лицам: МОЛ, председателю ревизионной комиссии и внешнему ревизору.
Инвентаризационная опись заполняется не менее чем в двух экземплярах, четко и ясно, без помарок. Наименование инвентаризируемых МЦ, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице указывают прописью число, номер МЦ и общий итог их количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. Запрещено записывать массу товаров по трафарету, указанному на таре без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключения допускаются лишь в случаях, когда распаковка может повлечь снижение качества товара либо товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Вместе с тем даже в указанных случаях необходима выборочная проверка.
В описях не допускается оставлять не заполненными строки – они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производящих эту проверку. Нельзя записывать в опись остатки ТМЦ по данным бухгалтерского учета либо со слов кладовщика. Каждую страницу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают все участники ревизии, в том числе МОЛ. В конце описи МОЛ дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценности, ревизия проведена правильно и претензий к комиссии нет. На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Ели ТМЦ учитываются в натуральном и стоимостном выражении, то сумма излишков (недостач) в сличительных ведомостях указывается в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведения о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определят простым делением, а затем сверяют с прейскурантной ценой. Бывают случаи, когда по учетным данным остатки МЦ значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту, или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят в сличительные ведомости и выводят расхождения. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сличительной ведомости необходимо проверить соответствует ли учетная цена цене по прейскуранту или документам поставщика. Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. За «книжные» остатки по бухгалтерии расписывается бухгалтер.
В результате инвентаризации может быть выявлена пересортица. В этом случае взаимозачет излишков и недостач от пересортицы может быть допущен за один и тот же проверяемый период у одного и того же МОЛ в отношении МЦ одного и того же наименования.
МОЛ по результатам инвентаризации, в том числе по пересортице, дают подробные объяснения. Если при зачете недостач излишками по пересортице, стоимость недостающих МЦ выше стоимости МЦ, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостач, образовавшихся не по вине МОЛ, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения относительно причин, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
МЦ, переданные для переработки сторонним организациям, инвентаризуют путем взаимной сверки остатков этих МЦ, значащихся в бухгалтерии проверяемой организации и организации подрядчика. Для этого ревизор в служебной записке сообщает подрядчику об имеющихся у него показателях с просьбой подтвердить их.
Инвентаризационные ведомости составляются отдельно на материалы в пути, МЦ, принятые на хранения или переработку, на материалы, переданные для переработки сторонним организациям.
Иногда при инвентаризации обнаруживаются ТМЦ, не пригодные к использованию. Они фиксируются в отдельных инвентаризационных описях. Инвентаризационная комиссия устанавливает причины порчи ТМЦ и виновных в этом лиц. Если принято решение списать ТМЦ, их приходуют по цене возможного использования, а разность между учетной стоимостью и ценой возможной реализации относят на виновных должностных лиц либо на финансовые результаты. Особенно внимательно следует проверить законность и размер применяемых норм естественной убыли на отдельные материалы, правильность исчисления суммы естественной убыли и ее списания (не списывались ли материалы под видом естественной убыли до установления недостачи данного вида ТМЦ)
Инвентаризационная опись по завершении инвентаризации должна иметь все необходимые реквизиты и не содержать несанкционированных исправлений. Работа ревизора по данному участку оформляется протоколом. В протоколе отражаются результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании сличительной ведомости ревизор дает свои выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленной недостачи. Очень важно правильное составление сличительных ведомостей. Такая работа ведется в 2 направлениях:
1. Выверяются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризационных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации (удобнее всего это делать непосредственно в сличительной ведомости).
2. Данные отраженные в описи, подтверждают лица, проводившие проверку по факту. Инвентаризационные описи составляются раздельно по подразделениям предприятия.
Задание № 2.
Расписка
К началу проведения инвентаризации все ценности, принятые на мое ответственное хранение, оприходованы, а все выбывшие – списаны в расход.
____________ _______________________________________________________ ___________
(должность) (Ф.И.О.) (подпись)
На основании приказа № 41 от 15.01.2009 года проведена инвентаризация ценностей, находящихся на ответственном хранении ____________________ за период с 2008 г., по 2009 г.
Ревизией установлено следующее.
1. Остатки товаров на начало ревизуемого периода: 246 800 руб.
2. Поступило товаров за ревизуемый период: 2 440 210 руб.
3. Выбыло товаров за ревизуемый период: 2 440 330 руб.
4. Согласно акту инвентаризации ценностей, составленному бухгалтерией, сумма недостачи в секции не превышала норм естественной убыли и составила в ее пределах: 180 руб.
Остаток товаров на конец отчетного периода по данным бухгалтерского учета составил: 246 800 + 2 440 210 - 2 440 330 = 246 680 руб.
Результат инвентаризации: установлено, что заведующим секцией не были оприходованы поступившие от оптового предприятия товары по двум счетам-фактурам на общую сумму 380 руб.
При проверке документов было выявлено завышение суммы начисленной естественной убыли товаров на: 60 руб.
5. При проверке документов за межинвентаризационный период ревизией установлено: что заведующим секцией не были оприходованы поступившие от оптового предприятия товары по двум счетам-фактурам на общую сумму 380 руб.