Анализ деятельности учреждения и разработка предложений по улучшению его работы на примере МУК ВЦ 2 (стр. 22 из 28)
Параметрический ряд деловых АРМ позволяет создать единую техническую, организационную и методологическую базу компьютеризации управления. Первоначально информационная технология локализуется в пределах персонального или группового АРМ, а в последующем (при объединении АРМ средствами коммуникации) создаются АРМ сектора, отдела, учреждения и формируется коллективная технология. Тем самым достигается гибкость всей структуры и возможность наращивания информационной мощности.
Можно выделить три класса типовых АРМ: АРМ руководителя; АРМ специалиста; АРМ технического и вспомогательного персонала.
Состав функциональных задач и видов работ (административно-организационный, профессионально-творческий, технический...) требует применения различных инструментальных средств при создании АРМ.
Например, административно-организационная работа - контроль исполнения, анализ текущего состояния дел и планирования работы; профессионально-творческая - разработка документов, анализ информации; техническая работа - получение, передача, хранение, печать документов, сводок, контроль за движением документов. Для автоматизации каждой категории работ в настоящее время ПЭВМ оснащены различными ППП. Программное обеспечение любого АРМ (рис.6) подразделяется на общее и функциональное.
Схема программного обеспечения АРМ.
Рис. 6АРМ должен быть укомплектован необходимыми программно-инструментальными средствами:
- операционные системы ЭВМ;
- трансляторы (интерпретаторы) с различных алгоязыков и языков пользователей;
- средства проектирования и обработки данных (экранные редакторы текстовой, графической информации, СУБД, табличные процессоры, генераторы выходных форм);
- собственно пользовательские программы (обрабатывающие, обучающие, СУБД знаний и др.).
АРМ включает в себя следующие основные элементы: ЭВМ; программно-инструментальные средства, БД и База знаний пользователя. Комплектация АРМ техническими и программными средствами, а также перечисленными выше элементами зависит от назначения и состава решаемых задач.
Под автоматизированным рабочим местом аналитика понимают профессионально-ориентированную малую вычислительную систему, предназначенную для автоматизации работ по анализу хозяйственной деятельности. Базовыми программными средствами при создании АРМ являются программные средства для подготовки текстов, программные средства для подготовки табличных документов, программные средства для автоматизации работ по созданию и ведению баз данных, поиску требуемых сведений для подготовки различных документов.
Большое распространение на практике получили интегрированные пакеты функционального программного обеспечения, включающие в свой состав текстовый процессор, табличный процессор системы управлениями базами данных, а также конкретный командный файл настройки программного обеспечения на конкретный вид (режим) обработки информации. Система АСОИ включает определенную совокупность задач, сгруппированных по определенным признакам. Такими признаками при выделении подсистем, являются:
- функциональный, соответствующий функциям системы управления;
- временной, отражающий время, на которое принимается управленческое решение;
- организационно-административный, соответствующий структуре деления объекта управления.
Разработка и внедрение программных средств коснется всех структурных единиц, входящих в организацию. На современном этапе, в учреждении автоматизированы работы, связанные с учетом и анализом экономической информации. Это позволяет повысить их оперативность и достоверность учетной информации.
При построении АСОИ следует учитывать то, чтоее структура в любой организации должна включать в себя:
1.Обеспечивающую часть, состоящую из:
а) информационного обеспечения;
б) программного обеспечения;
в) технического обеспечения;
г) организационного обеспечения;
д) правового обеспечения.
2.Функциональную часть, в которую входят такие подсистемы как:
а) подсистема текущего управления и оперативного управления производством;
б) подсистема управления финансами;
в) подсистема управления кадрами;
г) бухгалтерский учет;
д) подсистема управления реализацией;
е) подсистема управления материально-техническим снабжением;
ж) подсистема управления подготовкой производства.
з) подсистема управления сбытом и др.
Как правило, основой всей функциональной части считаются подсистема текущего и оперативного управления производством, подсистема управления финансами, подсистема бухгалтерского учета. Учреждение имеет множество задач в каждом подразделении и, соответственно, множество информационных потоков.
Рассмотрим некоторые из подсистем АСОИ.
1) Подсистема управления подготовкой производства.
Основными задачами здесь являются:
а)расчет всех необходимых норм и нормативов для организации производственного процесса экспериментальной лаборатории художественных ремесел;
б) расчет плановых показателей.
2) Подсистема текущего управления.
Ее цель: обеспечение балансовой увязки материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Основные задачи:
а) составление плана производства;
б) планирование потребности в ресурсах;
в) калькулирование себестоимости;
г) планирование прибыли.
3) Подсистема управления материально-техническим обеспечением.
Ее цель; удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах при минимуме затрат.
Основные задачи:
а)учет обеспеченности материалами на складе;
б)расчет потребности в материалах;
в)контроль за состоянием запасов материалов.
4) подсистема управления сбытом.
Основные задачи:
а) учет движения готовой продукции;
б) учет отгруженной и реализованной продукции,
в) составление отчетности по сбыту,
г) расчет плана поставок готовой продукции в разрезе потребителей и ассортимента.
5) Подсистема управления кадрами.
Основные задачи:
а) учет личного состава работающих,
б) учет движения кадров,
в) составление отчетности по кадрам.
4) подсистема управления сбытом.
Основные задачи:
а) расчет и составление плана потребности в финансовых ресурсах,
б) учет движения финансовых ресурсов,
в) составление отчетности по финансам.
7) Подсистема бухгалтерского учета (рассмотрена далее).
3.2.2. Задачи автоматизации отделов МУК ВЦ «Галерея».
Автоматизация отдела художественных ремесел.Задачи автоматизации отдела художественных ремесел: разработка наиболее эффективной стратегии проведения рекламной компании МУК ВЦ «Галерея» и студии «Гармония», разработка и изготовление рекламных вывесок, табличек, стендов, плакатов, листовок, приглашений, штендеров, щитов; разработка художественно-конструкторских проектов сувенирно-бытовой продукции; подготовка технической документации на проектируемое изделие; авторский надзор за реализацией проекта, разработка проектов благоустройства интерьеров помещений; изучение передового опыта в области дизайна и рекламных технологий.
Автоматизация делопроизводства, отдела кадров. Задачи автоматизации офиса: редактирование (набор, проверка, оформление), печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п. В настоящее время в связи со значительным ростом информационных потоков все большее значение уделяется системам автоматизации документооборота организаций и учреждений. Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого предприятия, фирмы, организации все имеющие место там информационные потоки должны управляться и отслеживаться. Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации принято называть деятельность по организации прохождения документов внутри данной организации.
Основными задачами автоматизации документооборота и систем доставки информации являются следующие:
- интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
- ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;
- автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;
- формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);
планирование и управление ресурсами;
- автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
- организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;
- обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;
- обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы);
- формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.
Автоматизация аналитической обработки экономической информации.
Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано с потребностью разработки и обоснования планов учреждения, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью. Планово – бухгалтерский отдел выполняет функции экономического отдела. Задачи, решаемые экономическим отделом: разработка смет, бюджетов, планов, составление калькуляции себестоимости на изготовляемую продукцию, осуществление контроля финансового состояния предприятия, составление штатного расписания по согласованию с руководителем, ведение карточек по доходам организации, ведение форм по расходам организации, анализ хозяйственной деятельности по всем направлениям деятельности организации.