Современный этап развития человеческой цивилизации характеризуется переходом к информационному обществу, в котором в результате процессов информатизации, компьютеризации информационные технологии во всех сферах деятельности играют более важную роль, нежели индустриальные, аграрные и другие. Решение проблем рационального использования современных и перспективных методов и средств обработки информации в практической деятельности людей приобретает первостепенное значение. Это обусловлено рядом причин. Во-первых, таковы актуальные потребности общества, связанные с необходимостью решения все более усложняющихся политических, экономических и других проблем различного масштаба. Во-вторых, это единственный путь значительного повышения эффективности профессиональной деятельности человека. В-третьих, широкое распространение получили технические и программные средства, позволяющие реализовать новые технологии при приемлемом расходовании ресурсов. Наконец, пользователями этих технологий становится все большее число людей. Информационные технологии реализуются на практике в автоматизированных информационных системах различного назначения. Они позволяют автоматизировать ту или иную сферу профессиональной деятельности людей за счет использования компьютерных средств и технологий. В качестве основных средств автоматизации профессиональной деятельности людей выступают средства электронно-вычислительной техники и связи. С самого начала не следует рассматривать автоматизированную систему управления просто как вычислительную систему. Чтобы ее применение стало успешным, ее принципы должны стать «образом жизни» организации. Вся организация от самого верхнего уровня до простых работников должны проникнуться, что принципы автоматизированной системы управления являются правильными и его цели должны стать целями организации. Если этого не будет, организации не следует и браться за внедрение, так как это станет только дорогостоящим приобретением.
3.1 Необходимость создания АСОИ.
Современное общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере. В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Роль информации в общественной жизни существенно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Качественно новое обслуживание информационных процессов человеческой деятельности связано с использованием современной персональной электронно-вычислительной технике, систем телекоммуникаций, созданием сетей ЭВМ.
Стремительное развитие товарных и финансовых рынков в России явилось мощным толчком к интенсивному нарастанию процессов информатизации во всех сферах жизни общества. Изменились подходы к оценке роли информации и информационному обслуживанию производственно-хозяйственной, управленческой деятельности и различных категорий пользователей. Информация пронизывает все стороны деятельности субъектов экономики и производства, предоставляет высшему менеджменту безотказный механизм управления при условии правильной постановки задач и обоснованного выбора их технологического решения. В результате законно-творческой и регулирующей деятельности государства возросли требования к достоверности, своевременности и законности отчетно-статистической информации, вырабатываемой на уровне микро- и макроэкономических объектов. Информационное сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства – главного потребителя финансово-экономической информации. Для современных микроэкономических структур обладание информацией не мене важно, так как неопределенность в окружающей среде возросла в сто крат. Что приводит нередко к сбоям в деятельности фирм, предприятий, корпораций, банков. Необоснованное принятие решений на любом уровне руководства может обернуться для хозяйствующих субъектов непоправимыми отрицательными последствиями.
Сегодня руководитель и исполнитель на своем рабочем месте могут практически мгновенно получить исчерпывающую информацию для анализа конкретной производственной или рыночной ситуации. Такие преобразования в организации управленческого труда стали возможны благодаря существенным качественным изменениям в его технологии. Оформление потоков информации, применение методов обработки данных, представление баз данных - все это приняло в настоящее время совершенно новые конкретные способы реализации.
Актуальность вопросов информатизации всех сфер общественно-экономической жизни вполне очевидна. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий сегодня возрастает. Внесение порядка в хаос и свободу рынка - первая и пока не до конца осознанная необходимость субъектов предпринимательской деятельности. И здесь компьютерная технология незаменима, поскольку она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.
Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация, представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях отраслевого и регионального управления народным хозяйством. Для экономической информации характерны большие объемы, многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды, многообразие ее источников и потребителей, значительный удельный вес логических операций при ее обработке. Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке.
В настоящее время все предприятия испытывают острую потребность в расширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку, разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация предприятий на базе ЭВМ становится объективной необходимостью. Она обусловлена ростом значения качественного информационного обслуживания процесса управления деятельностью предприятий, бурным развитием технических возможностей современных компьютеров, особенностями настоящего периода развития экономики.
Создание и внедрение АСОИ на предприятии любой организационно-правовой формы необходимо в целях:
1) Обеспечения оптимального решения организационно-экономических, производственных, социальных задач в кратчайшие сроки.
2) Обеспечения эффективности деятельности предприятия и управления им на основе использования современных средств и достижений вычислительной техники и связи, новейших программно-математических средств.
З) Обеспечения руководства предприятия оперативной информацией для принятия им своевременных управленческих решений.
Методика экономического анализа, ориентированная на применение ЭВМ, должна удовлетворять требованиям системности, комплексности, оперативности, точности, прогрессивности, динамичности.
Только на условии выполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективности его деятельности по результатам анализа. Существенное значение для автоматизации на базе ЭВМ имеет формализованное описание задач анализа, исходя из единых принципов построения условных обозначений показателей. В чем же необходимость создания АСОИ?
- Формализация задач облегчает их последующую алгоритмизацию и программирование для ЭВМ.
- Формализация задач четко определяет действительную потребность в исходных данных для анализа.
- Формализация устраняет дублирование аналитических задач, облегчает группировку их в блоке для одновременной обработки.
Применение АСОИ позволяет реально повысить производительность труда.
Таким образом, сущность автоматизированной системы обработки информации заключается в организации технологического процесса, выполнения информационных процедур с использованием технических и программно-математических средств автоматизированной системы управления для решения задач организационно-экономического характера.