Работники магазина при приемке товаров и тары руководствуются Постановлением Кабинета министров Республики Беларусь «Об утверждении положения о приемке товаров по количеству и качеству» от 26.04.1996г. № 285, если в договорах поставки, стандартах и ТУ не предусмотрен другой порядок приемки товаров. Приемка товаров по количеству проводится по следующим параметрам: сверяется масса, число мест, единиц фактически поступивших товаров с показателями сопроводительных документов. Приемка товаров по качеству проводится по следующим параметрам: выявление качества и комплектности товара, целостность упаковки, соответствия тары, упаковки, маркировки установленным требованиям, а также сопроводительным документам (сертификат качества, санитарный сертификат, ветеринарный сертификат).
При поступлении товаров в магазин ответственные за приемку товаров проверяют исправность упаковки, ее соответствие нормативно-технической документации. Затем проводится вскрытие коробок, проверка наименований и пересчет товара с целью удостоверения соответствия этих позиций информации, представленной в товарно-транспортной накладной. Для импортных товаров обязательным является наличие маркировки на русском языке.
Для проверки качества продуктовых товаров просматривается не менее 3% изделий от поступившей партии, и не менее 3 мест. При проверке качества таких товаров определяется соответствие поставленных товаров требованиям нормативно-технической документации по органолептическим показателям: внешний вид, однородность, цвет, запах изделий. При несоответствии органолептических показателей требованиям нормативно-технической документации бракуется вся партия (если дефекты выявлены в изделиях, составляющих более 3% партии), или бракуют только фактически выявленные изделия (если браковочные изделия составляют менее 3% от партии). Также обращается внимание на сроки хранения. Изделия, срок хранения которых истек, реализации не подлежат. Так как продуктовые товары обязательно сопровождаются удостоверением качества, то при их приемке обязательно проверяется наличие таких удостоверений.
Формирование ассортимента в магазине проводится с целью выполнения плана продаж и удовлетворения покупательского спроса. Для этого разрабатывается, согласовывается с Главным государственным санитарным врачом и утверждается ассортиментный перечень товаров, реализуемых в магазине. Также проводится постоянное изучение покупателей и их требований к товару, после чего производится подбор товаров различных видов, групп, подгрупп, разновидностей и сортов товара с учетом предпочтений и вкусов покупателей.
В целях повышения эффективности управления товарными запасами на предприятии ведется работа по планированию товарооборота и расчету товарного обеспечения. Указанная работа ведется экономической службой. Для расчета товарного обеспечения определяется точка безубыточной работы при помощи расчета разницы между валовым доходом и издержками. Далее определяется план продаж (месячный, квартальный, годовой) по основным группам товаров с учетом вовлечения в оборот сверхнормативных товарных запасов.
Коммерческая служба ТПЧУП охватывает вопросы изучения спроса населения и рынка сбыта товаров, выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров, организацию рациональных хозяйственных связей, включая разработку заявок и заказов на товары, заключение договоров на поставку товаров, организацию учета и контроля за выполнением поставщиками договорных обязательств.
Руководитель коммерческой службы в лице заместителя директора отвечает за следующие направления деятельности магазина:
• организация обеспечения необходимыми товарами требуемого качества;
• руководство разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического снабжения, планов создания необходимых товарных запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах с использованием прогрессивных норм расхода;
• обеспечение подготовки специалистами коммерческой службы заключения договоров с поставщиками, изучение целесообразности и возможности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материальных ресурсов и прочее.
Стратегией предприятия является расширение и укрепление хозяйственных связей. Взаимоотношения торгового предприятия и основных поставщиков строятся на долговременных договорах, при которых оплата товаров, как правило, осуществляется либо по факту поставки с отсрочкой платежа, либо по мере реализации полученного товара, что позволяет снизить потребность предприятия в дополнительных оборотных средствах.
В настоящее время поставщиками предприятия являются около 100 субъектов хозяйствования – предприятия пищевой промышленности, фирмы негосударственной формы собственности, индивидуальные предприниматели.
Предприятие сотрудничает со следующими белорусскими поставщиками: РУП «Минский хлебокомбинат № 3», КУП «Минский мясокомбинат», КПУП «Минский гормолзавод № 3», КУП «Минский маргариновый завод», РУП «Минск Кристалл», ОАО «Крыница», УЧП «Дарида», ОАО «Бабушкина крынка», ОАО «Городской молочный завод № 1», ОАО «Птицефабрика Дзержинская», ООО «Колорэкспресс». Среди импортеров, с которыми взаимодействует ТПЧУП, можно отметить ОДО «Мостра групп», ООО «Авалонторг» и др.
Проведя анализ структуры поставщиков, можно отметить, что коммерческая служба ТПЧУП сотрудничает как с белорусскими предприятиями-изготовителями, посредниками белорусских производителей, так и с посредниками, представляющими импортные товары. В основном используется 30%-ая наценка на эти товары, однако торговая наценка на продукцию некоторых поставщиков не превышает 25%. Как правило, оплата поставленных товаров происходит по мере реализации, но с некоторыми поставщиками практикуется оплата в течение 10-20 банковских или календарных дней.
Специалисты коммерческой службы предприятия постоянно производят контроль за своевременностью и качеством поставок товаров, отслеживают недобросовестных поставщиков, принимают меры при необходимости. Как правило, поставщик обязан представить товары в торговую организацию в течение 5 дней с момента подачи заявки.
Закупке товаров в магазине предшествует планирование, т.е. выявление потребности в товарах с учетом спроса со стороны потенциальных покупателей, определяются качественные и количественные характеристики товара. Оно осуществляется на основе данных предыдущих периодов. Ответственно проведя планирование закупок, можно рассчитывать на быструю реализацию, высокую товарооборачиваемость, а, следовательно, получение прибыли.
Количество закупаемых товаров определяется товароведами самостоятельно в зависимости от финансовых возможностей предприятия. В целях удовлетворения потребностей населения и обеспечения широкого выбора отечественной продукции магазин стремиться обеспечивать наличие товаров белорусского производства не менее 70% от общего количества закупаемой продукции.
Источниками закупок являются отрасли народного хозяйства, кооперативы, частные производители, поставщики импорта. Закупка товаров производится у белорусских предприятий-производителей, а также импортеров, представляющих зарубежных производителей.
Закупка осуществляется по требованиям-заявкам (заказам) товароведов в соответствии с договорами, заключенными на оптовых ярмарках.
Договора на поставку товаров заключаются по общим формам. В них определены предмет договора, сроки и условия поставки, качество, упаковка, маркировка, сумма договора, цена товара, порядок расчетов, претензии по качеству и количеству, ответственность, реквизиты сторон, дополнительные и прочие условия. Как правило, договора со всеми оптовыми продавцами заключаются на срок один год, действуют до 31 декабря отчетного года и должны перезаключаться с 1 января следующего года. Разовые, сезонные договора заключаются в случаях, когда продукция является сезонной, либо если у основного поставщика на складе нет необходимого количества товара.