Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов’язаний подати авансовий звіт про витрачену у зв’язку з відрядженням грошову суму, а також посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, й документи (оригінали) про наймання житла та проїзд.
Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів (оригіналів), а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.
Витрати в зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються. Витрати пов’язані з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, який підтверджує витрати.
Для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, установлюються додаткові обмеження відповідно до чинного законодавства.
Витрати на харчування, вартість якого включено в рахунки на сплату вартості проживання в готелях або проїздних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових. Витрати на проживання понад установлені граничні норми та на перевезення понад 30 кг багажу державним службовцям, а також іншим особам, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково(фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, відшкодовуються згідно з підтвердними документами (оригіналами) лише з дозволу керівника. Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 – 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1 – 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїздними документами. Відшкодування витрат на службові телефонні переговори здійснюються в розмірах, погоджених із керівником.
Керівники підприємств, що повністю або частково(фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання про відшкодування своїх витрат на наймання житла, які перевищують граничні норми, встановлені відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 663, та витрати на проїзд у м’якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 – 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1 – 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го та бізнес-класу.
Розділ 5. Порядок відрядження за кордон.
Відряджання за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначається мета виїзду, термін умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах, які зумовлені реальними потребами в країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивезення іноземної валюти за кордон. Працівника ознайомлюють із довідкою-розрахунком на виданий йому аванс та з чинними положеннями щодо звітування про його використання.
Перерахунок граничних норм добових витрат, що встановлені в гривнях, у долари США здійснюється за прогнозом офіційним обмінним курсом національної валюти України до долара США на поточний рік. У разі потреби в авансуванні коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахунок граничної норми, обчисленої в доларах США, на валюту країни, куди відряджається працівник, здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України, офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України до цих валют і долара США на день видачі авансу*.
Придбання валютних коштів у впровадженому банку та бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюється згідно з вимогами чинного законодавства.
За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються такі витрати:
- На проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;
- На оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання іншого житла, а також уключені у такі рахунки витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, й ремонт взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему оплату), кондиціонером;
- На оплату телефонних рахунків;
- На оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд, на комісійні ( в разі обміну валютних коштів), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з додержанням правил в’їзду й перебування в місці відрядження, в тому числі й будь-які збори та податки
Зазначені витрати відшкодовуються лише за наявності документів (оригіналів), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб’єктів, які надають послуги з розміщення і проживання відрядженого працівника, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо. Крім зазначених витрат, відрядженому працівникові відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 663 відшкодовується (в межах установлених норм) не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати) у зв’язку з відрядженням.
У разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається за позначками в закордонному паспорті контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України; в разі відрядження до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з позначками в посвідченні про відрядження сторони, що відряджає, та сторони, що приймає.
Добові витрати на час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах установлених норм за кожен день відрядження, включаючи дні виїзду й приїзду; в разі внесення витрат на харчування в рахунки за наймання житла та у випадках, коли відряджений працівник за умовами запрошення забезпечується стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (в дорозі), – в межах норм з урахуванням кількості разів харчування на добу. Залежно від кількості разів харчування на добу протягом відрядження перерахунок здійснюється за кожну добу окремо. Якщо дата виїзду у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається із датами, зазначеними в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовується в порядку передбаченому для відряджень у межах України. Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень в межах України. Якщо такої зупинки немає, то добові витрати відшкодовуються за кожен день відрядження, включаючи дні вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон.
Працівникові, якого направлено на роботу в зарубіжні країни терміном, що перевищує 60 календарних днів, і який у період перебування за кордоном отримує заробітну плату в іноземній валюті, в разі відрядження в межах та до інших країн добові витрати відшкодовуються відповідно до граничних норм.
У разі виїзду у відрядження із зарубіжних країни до України відшкодування витрат на відрядження здійснюється у порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.
Виїзд у відрядження із зарубіжної країни до України й повернення в один і той самий день вважається одним днем відрядження. З дозволу керівника може братися до уваги затримка у відрядженні (в разі захворювання або з інших причин, що не залежать від працівника) тривалістю понад добу, але не більш як 60 календарних днів. Потреба в затримці має бути підтверджена довідкою дипломатичної або консульської установи України за кордоном. За час затримки в дорозі баз поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житла та інше.
Не дозволяється відшкодування витрат на придбання алкогольних напоїв, тютюнових виробів, на видовищні заходи, а також сум «чайових», за
винятком випадків, коли суми «чайових» включаються в рахунки згідно із законами країни перебування.
Якщо сторона, котра приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (кріс витрат на проїзд до країни призначення та наймання житла) або добових, то сторона, яка відряджає, виплату працівникові добових зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, котра приймає, відповідає встановленим нормам добових витрат або перевищує їх, то сторона, яка відряджає, добові не виплачує.
5.1. Строки відрядження за кордон
Термін відрядження працівника визначається керівником, але має не перевищувати 60 календарних днів.
Позначки у посвідченні про відрядження щодо прибуття й вибуття працівника звіряється тією печаткою, котрою користуються у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису посадовця, на якого наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження та прибувають з нього. За відсутності таких позначок (у паспорті чи в посвідченні про відрядження) добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовується. Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.