Совершенствование структуры управления предприятием 2 (стр. 6 из 14)

– чрезмерно развита система взаимодействия по вертикали, а именно подчинение иерархической структуры.

Для организации управления всеми подразделениями предприятия первостепенное значение имеет закрепление обязанностей, установление за каждым исполнителем прав, ответственности.

Руководящий состав ООО «Диана» выполняет функции, связанные с организацией, планированием и управлением процессами, количеством подразделений. В течении недели на предприятии проводятся оперативные совещания, которые непродолжительны по времени и проводятся с теми лицами, которые необходимы для решения рассматриваемых вопросов.

Руководитель предприятия проводит совещания с начальниками отделов по мере необходимости. Для решения вопросов, касающихся деятельности предприятия.

Каждый руководитель в своем подразделении выполняет следующие функции:

– анализ текущих процессов, принятие решений по совершенствованию деятельности своего подразделения;

– планируют работу отделов;

– определяют участие подчиненных в выполнении поставленных задач и меру ответственности каждого;

– контролируют ход работ;

– оценивают и стимулируют деятельность работ;

– обеспечивают информационной системой управления.

Для того чтобы организации обеспечить сбалансированное, стабильное положение в современных условиях рыночной экономики, ему необходимо тесно контактировать с внешними факторами среды существования. Работники должны маневрировать в жестких условиях конкуренции, четко оценивать свои силы, анализируя проделанные мероприятия.

С экономической точки зрения, служащие оперативно предоставляют информацию о текущем состоянии цен на рынке топлива, нефтепродуктов, товаров, услуг, материалов и т.д. В постоянно меняющихся условиях на рынке, стараются «идти в ногу со временем» в налоговом законодательстве, темпах инфляции. Как уже отмечалось ООО «Диана» является торговой фирмой. Торговля относится к сфере услуг. Одна из наиболее важных отличительных черт сферы услуг заключается в характере проектирования этих услуг. Сфера услуг имеет ряд важных с точки зрения управления операциями характеристик:

– требуется большой ассортимент товаров в соответствии с потребностями клиентов;

– сфера услуг более трудоемкая, чем промышленность;

– постоянное расширение клиентской базы.

Эти три особенности делают управление операциями в сфере услуг более трудным полем с точки зрения обеспечения эффективности.

Система проектирования предоставления услуг ООО «Диана» учитывает ряд важных факторов:

– месторасположение складов и офиса, обусловлено удобством подъезда для клиентов фирмы;

– торговые представители должны владеть хорошими навыками общения с клиентами;

– осуществление доставки товара в торговые точки потребителей;

География продаж ООО «Диана» распространяется на все юго-западные районы Новосибирской области и Алтайский край и включает следующие операции:

– передача заявки на заводы – производители;

– принятие товаров на склад;

– реализация товара клиенту.

Обеспечение эффективной деятельности предприятия зависит от многих факторов, например, от выбора поставщиков материальных ценностей, наличие и потребность в трудовых ресурсах, государственных законов, наличие потребителей. Все это можно назвать средой прямого воздействия на организацию, которую можно представить в виде рисунка 6.

Рисунок 6 – Среда прямого воздействия на организацию

Эффективность работы персонала в компании тяжело поддается измерению, поскольку низкий уровень продаж обусловлен отсутствием спроса со стороны клиентов. Показатель эффективности деятельности предприятия представлен на рисунке 7.

Рисунок 7 – Показатель эффективности работы организации

Любая торговая операция начинается с заключения договора купли-продажи с клиентами. Менеджер по продажам обсуждает ассортимент товара, цены, способы доставки товаров - все эти и другие параметры отражаются в договоре, а также в приложениях или других документах сопровождающих договор. После заключения договора клиенту выписывается счет-фактура, и выдаются сертификаты качества на купленную продукцию. Один экземпляр счета-фактуры менеджер передает в бухгалтерию организации. После оформления документов клиент направляется на погрузку. Если договор не предусматривает отсрочку платежа, товар клиенту отпускается при поступлении денежных средств на расчетный счет организации или при оплате за наличный расчет через кассу организации.

Информацию о поступлении денежных средств менеджер получает у бухгалтера организации. Так же в должностные обязанности менеджера (торгового представителя) входит поиск потенциальных клиентов. На эту операцию отводится время в течении рабочего дня. В конце каждого месяца проводится сверка остатков товара на складе с начальником склада. И готовится отчет по складу и продажам, который передается начальнику отдела (коммерческому директору).

В конце каждой недели начальник отдела проводит совещание, на котором обсуждаются итоги недели. Также коммерческий директор может принимать участие в обсуждении условий договора, когда требуется принять ответственное решение (например, о предоставлении отсрочки платежа).

После выписки документов клиент получает товар на складе, товар отпускается по распоряжению начальника склада, или ответственного по складу на основании выписанных документов.

Кроме отпуска товара рабочие склада выполняют следующие операции:

– приемка товара от поставщика;

– складирование товара;

– паллетирование товара.

В конце каждого месяца кладовщик подготавливает отчет об остатках товара на складе, режим работы определяется количеством полученных заказов.

Для рациональной организации труда на предприятии используются средства механизации проводимых работ и средства оргтехники. Помещения и рабочие места соответствуют санитарно- гигиеническим нормам и обеспечивают комфортные психофизиологические условия труда.

Современная динамика, совершенствование деловых операций требует инструмента, позволяющего постоянно «держать руку на пульсе» финансово-хозяйственной деятельности предприятия, в любой момент получать полную отчетность обо всех ее аспектах. На предприятии ООО «Диана» для этих целей используется «Комплексная система автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельности, 1С Предприятие». Эта система устанавливалась с учетом интересов всех подразделений предприятия, прежде всего в интересах руководства, отдела продаж, бухгалтерии.

Управление потребностей этих групп пользователей стало возможным только при комплексном подходе к построению информационной системы.

Данный подход позволил:

– обеспечить полноценный поток данных между различными отделами;

– снять противоречия, возникающие при решении задач, находящихся на пересечении интересов различных служб;

– легко и просто получать любую оперативную и отчетную информацию по всему набору данных.

Взаимосвязанные модули этой системы охватывают все основные процессы управления – от отчета финансовых и материальных средств, до управления закупом и реализацией товара. Информация вводится в информационную систему, и становится доступной любому нуждающемуся в ней сотруднику (если он имеет доступ на получение этой информации).

Так же система позволила повысить управляемость предприятием. Благодаря встроенной системе электронного документооборота ускоряется процесс согласований и принятия решений. Всегда можно точно указать кто, когда и при каких обстоятельствах принял (или не принял) то, или иное решение. Развитая аналитика позволяет выяснить, какие подразделения сработали хорошо, а какие плохо, операции с какими товарами принесли прибыль, а с какими в убыток и т.д.

Эта программа позволяет оформлять платежные документы, договора, вести учет средств по счетам и товаров на складах, позволяет рассчитать зарплату и готовить балансовый отчет.

Повышение технико-организационного уровня в работе компании во многом определяется степенью использования трудовых ресурсов.

2.3 Анализ обеспеченности компании трудовыми ресурсами

Обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами определяется путем сравнения фактического количества работников по категориям и профессиям с плановой потребностью. Особое внимание, в организации, уделяется анализу обеспеченности предприятия кадрами наиболее важных профессий представленному в таблице 4.

Таблица 4 – Обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами

Показатели	Численность, чел.		Обеспеченность, %
	План	Факт
1	2	3	4
Среднесписочная численность персонала	49	48	98
Директор	1	1	100
Коммерческий директор	1	1	100
Начальник транспортно–экспедиционной службы	1	1	100
Логистики	1	1	100
Транспортный отдел (механик)	2	2	100
ОТЦ (административный ассистент, операторы)	3	3	100
Бухгалтер	1	1	100
Кассир	1	1	100
Водители	10	10	100
Экспедиторы	10	9	90
Торговые представители	10	10	100
Грузчики, кладовщики, технический персонал	8	8	100

По данным показателям в таблице видно, что предприятие в целом обеспеченно кадрами на 98%. В настоящее время вакантные места отсутствуют. Квалификационный уровень работников во многом зависит от их возраста, стажа работы, образования.