Совершенствование финансового планирования на предприятии на примере ООО Техноавиа (стр. 11 из 16)
На нашем предприятии система планирования как элемента в управлении финансовой стратегией отсутствует. Поэтому предлагаем ввести этот элемент в структуру управления и внедрить систему бюджетного управления путем автоматизации самого процесса управления.
Бюджетное управление – это оперативная система управления компанией по центрам ответственности через бюджеты, позволяющие достигать поставленные цели путем наиболее эффективного использования ресурсов.
Постановка бюджетного управления – это комплекс организационно-технических мероприятий по разработке и внедрению системы, которая обеспечит осуществление мероприятий по разработке и внедрению системы, осуществление самого процесса управления.
Проведение работ по постановке системы компанией предлагается осуществить поэтапно в следующем порядке:
1. Проектирование финансовой структуры.
На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются Центры Финансовой Ответственности (ЦФО). Далее их выстраивают друг перед другом в иерархической подчиненности, отражающей уровни ответственности.
2. Проектирование бюджетной системы.
Описываются и структурируются статьи планирования и учета всей хозяйственной деятельности предприятия, которые являются составляющими элементами бюджетов. Далее статьи группируются в бюджеты, которые объединяются в единую структуру, через которую управляют показателями ответственности ЦФО и предприятия в целом.
3. Разработка внутренней учетной политики.
Формируются организационные основы ведения учета, выбираются принципы документирования хозяйственных операций и методы оценки имущества, определяются методика и техника ведения учета.
4. Разработка системы планирования.
Определяется порядок планирования – от формирования плана продаж предприятия до утверждения основного бюджета предприятия, с указанием участников процесса планирования, регламентов их действий, формата документов и сроков их разработки, согласования и утверждения.
5. Разработка системы анализа.
Формируется система анализа результатов хозяйственной деятельности предприятия: описывается структура и взаимосвязь управленческих отчетов, выбираются основные показатели для оценки финансового состояния компании. Также приводятся источники данных для анализа, и регламентируется процедура его проведения.
6. Регламентация.
Результаты всех проведенных работ должны быть формализованы, то есть закреплены в регламентных документах предприятия. Для этого все этапы завершаются подготовкой соответствующих Положений: Положение о финансовой структуре; Положение о бюджетной структуре; Положение об учетной политике; Положение о планировании; Положение о финансово-экономическом анализе.
Описанный порядок работы иллюстрирует схема на рис. 4.
Программный продукт представляет собой инструмент, созданный для решения определенных задач. В качестве программного модуля для автоматизации бюджетирования мы предлагаем приобрести «1С:Предприятие, Конфигурация «Финансовое управление», разработанная фирмой 1С при участии КВФ «Инталев». Данная программа требует минимальных затрат на установку и предварительную настройку. В качестве платформы для автоматизации используется учетная многопользовательская система «1С:Предприятие 7.7», которая на нашем предприятии установлена и успешно работает 4,5 года.
Автоматизированная система бюджетирования состоит из следующих составляющих:
1. Система бюджетов. Это карта отчетной информации, по которой руководители будут определять свое состояние, судить о достижении своих целей, или отклонении от них.
2. Финансовая структура. Это отдельные отделы нашего предприятия, у каждой из которых должна стоять своя определенная задача, и должны быть определены свои показатели успешности выполнения этой задачи.
3. Аналитик управленческого учета. Анализ выполнения плана, и особенно анализ отклонений, полезно проводить по дополнительным аналитическим признакам, которые будут добавлять полезную информацию для руководителя и помогать в выработке корректирующего действия.
4. Технических параметров, обеспечивающих хранение и обработку данных. Эти параметры зависят от выбранной программы. В предлагаемой нами программе надо будет определить сценарии планирования, твердую валюту системы, способ ввода фактических данных и т.п.
Схема управления применительно к бюджетированию имеет вид, представленный на рисунке 4.
Рис. 4 «Петля управления» применительно к бюджетированию
Бюджетное управление базируется на данных бюджета о движении денежных средств, показывающий платежеспособность компании; бюджета доходов и расходов (или прибылей и убытков), содержащий информацию о рентабельности деятельности компании; бюджета по балансу, содержащий информацию для определения стоимости компании.
На рисунке 5 показан конкретный пример автоматизации процесса планирования для нашего предприятия:
Рис. 5 Логическая схема бюджетов
Рассмотрим на практическом примере реализацию технологии бюджетирования. Ввод первичных бухгалтерских документов осуществляется в системе «1С:Предприятие 7.7» и одновременно передаются в модуль «1С:Предприятие, Конфигурация «Финансовое планирование», где отражаются в столбце «Факт» соответствующих бюджетов.
Для реализации подобной схемы в системе разработаны соответствующие бюджетам документы. Следует отметить, что внесение информации в систему по части бюджетов удобно выполнять не только через документы (в терминах 1С), а через электронные таблицы, которые свободно интегрируются в систему «1С:Предприятие 7.7». Часть данных является расчетными показателями. Для этого в системе разрабатываются соответствующие справочники. Например, на приведенной схеме планирования бюджет закупок получится автоматически из бюджетов продаж, остатков, и т.д.
Недостаточно просто разработать объекты и формы отчетности. Процесс составления планов – есть коллективный процесс работы менеджеров, в течение которого планы обсуждаются, корректируются, утверждаются.
Рассмотрим этот процесс на примере планирования накладный расходов.
1. Финансовый директор (менеджер) делает в системе пометку о начале планирования.
2. Автоматически всем указанным ранее пользователям рассылается сообщение о начале планирования следующего периода, и о сроках предоставления плана. Все это в «1С» можно реализовать.
3. Например, начальник отдела ИТ, в числе прочих ответственных, получает указанное сообщение и начинает планировать, допустим, следующий месяц.
4. Он указывает номер декады (недели, точную дату – все зависит от выбранной модели), статью расхода и сумму. Кстати, планируя закупку нового компьютера, автоматическим можно спланировать его амортизацию по специальному или общему графику, спланировать график оплаты исходя из договора с поставщиком техники и т.д.
5. Завершив планирование, менеджер оценивает свои планы, что-то меняет и ставит отметку.
6. Автоматически система формирует сообщение, что тогда-то такой-то меняет и ставит отметку.
7. Финансовый директор, таким образом, получает автоматически консолидированную информацию от всех отделов.
8. Затем, как правило, полученные планы не удовлетворяют финансового директора (а может – генерального директора или акционеров). Финансовый директор или дает задания подразделениям что-то изменить, или в пределах дозволенного меняет сам. Но с автоматическим предупреждением всех заинтересованных лиц.
9. В результате в системе формируются приемлемые для всех сторон (естественно, с учетом их веса) бюджеты расходов и платежей.
10. Финансовый директор закрывает указанный период для планирования, после чего всем автоматически рассылаются оповещения об утверждении (невозможности дальнейшего изменения) бюджетов.
Это упрощенный вариант планирования. Учитывая требования конкретного менеджмента, процедура может быть проще или сложнее, например:
1. Финансовый директор может отредактировать плановые суммы, а начальник отдела ИТ их еще уточнить. То есть количество операций может быть разным.
2. Расход на приобретение техники может рассчитываться как определенный процент (норматив) от, скажем, объема продаж. Тогда достаточно менеджерам спланировать продажи, как автоматически начальник отдела ИТ узнает плановую величину расходов по своему отделу.
В результате сформированы четкие планы расходов и выплат предприятия на предстоящий период. На практике процедура разработки и утверждения подобных планов занимает от 3 до 10 дней в зависимости от сложности бизнеса и скорости принятия решений.
Для наглядного примера предлагаем посмотреть на таблице 10 как будет выглядеть в предлагаемой программе бюджет движения денежных средств нашей компании.
Таблица 10
Бюджет движения денежных средств
| Показатели | Январь 2006 | Февраль 2006 | Март 2006 | Итого за период |
| Сценарий | Сценарий | Сценарий | Сценарий | |
| Бюджет движения денежных средств | 4.00 | 4.00 | 4.00 | 4.00 |
| Остаток денежных средств на начало периода | 0.00 | 86013 | 137183 | 0.00 |
| Безналичные денежные средства | 0.00 | 86013 | 137183 | 0.00 |
| Наличные денежные средства | 0.00 | 0.00 | 0.00 | 0.00 |
| Поступления за период | 179900 | 637000 | 646100 | 1463000 |
| Наличные денежные средства | 16100 | 7000 | 16100 | 39200 |
| Безналичные денежные средства | 163800 | 630000 | 630000 | 1423800 |
| Выплаты за период | 93888 | 125300 | 93100.00 | 312288.00 |
| Наличные денежные средства | 16100 | 7000 | 16100.00 | 39200.00 |
| Безналичные денежные средства | 77788 | 118300 | 77000.00 | 273088.00 |
| Остаток денежных средств на конец периода | 86016 | 597713.00 | 690183.00 | 1373912.00 |
| Наличные денежные средства | 0.00 | 0.00 | 0.00 | 0.00 |
| Безналичные денежные средства | 86016 | 597713.00 | 690183.00 | 1373912.00 |
| Норма минимального остатка денежных средств | 100 000.00 | 100 000.00 | 100 000.00 | 100 000.00 |
| Потребность в дополнительном финансировании | - 86016 | - 497713.00 | - 590183.00 | - 590183.00 |
Таким образом, бюджетирование – это своеобразный образ мышления категориями планов и бюджетов, стержень, вокруг которого объединяется деятельность предприятия, и что позволяет подразделениям объективно оценивать и сравнивать свои результаты, мотивировать на достижение целей.