19. Структура и содержание информационного обеспечения
Информационное обеспечение - важнейший элемент АИС, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и является, основой для принятия управленческих решений.Особенности экономической деятельности предполагают высокие требования к актуальности информации, достоверности, простоте доступа и скорости её обработки.Основной функцией информационного обеспечения является надёжное хранение на машинных носителях всей совокупности необходимых данных для решения задач пользователя и удобный доступ к этим данным. Решения по состоянию и организации необходимой информации принимаются во внемашинной и внутримашинной сферах. Это обусловлено тем, что первичная информация зарождается во внемашинной сфере, в процессе принятия решений управленческим персоналом.Как правило, первичная информация фиксирующаяся в документах внемашинной сферы, содержит как нормативно-справочную, так и отчётно-оперативную информацию. Для создания приложений пользователя на компьютере и работы с ними в некоторой предметной области, данные внемашинной сферы должны быть перенесены, на машинный носитель, где они образуют внутримашинную информационную базу.В ходе проектирования информационного обеспечения, выполняемого совместно с пользователями экономистом осуществляются следующие работы:- определяется состав показателей, необходимых для решения экономических задач, их объёмно-временные характеристики и информационные связи;- разрабатываются различные классификаторы и коды, изучается возможность использования общегосударственных классификаторов;- выявляются возможности использования унифицированной системы документации для отражения показателей;- проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям новой машинной обработки, ведётся организация информационного фонда;- определяется состав базы данных и её организация;- проектируется форма вывода результатов обработки.Создание информационного обеспечения осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.
20. Внемашнное информационное обеспечение
Внемашинное информационное обеспечение включает в себя внемашинную информационную базу и средства её ведения. Информационная база объединяет, информацию внемашинной сферы предметной области, а средства её организации и ведения предназначены для обеспечения работы с ней.Внемашинную информационную базу образуют данные, содержащиеся в документах.Внемашинное информационное обеспечение включает документы нормативно-справочной информации (справочники, номенклатурные ценники, календарно-плановые документы, организационно-распорядительные документы, договоры) и документы оперативной информации (приходные и расходные документы, данные о выполнении планов, данные операционного учёта, платёжные документы).К средствам организации ведения внемашинной информационной базы относятся:1. система классификации и кодирования технико-экономической информации, содержащейся в документах;2. система унифицированной документации, которая содержит типовые формы документов;3. система организации и ведения документации.Обработка экономических задач заканчивается составлением на ЭВМ различных сводок, таблиц, в которых информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка информации осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико-экономическую информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники.Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения самых разнообразных классификаторов: общегосударственных, разработанных в централизованном порядке и являющихся едиными для всей страны; отраслевых - единых для какой-либо отрасти деятельности, локальных, которые составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка, разработка их ведётся на местах. Составление классификатора ведётся в два этапа:1. Классификация информации;2. Кодирование.Классификация осуществляется в такой последовательности:Сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. При этом соблюдается логическая зависимость различных признаков в рассматриваемой номенклатуре. Такой упорядоченный список, т.е. полный перечень однородных наименований, состоящий из отдельных строк-позиций, называется номенклатурой. В каждой номенклатуре предусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появления новых объектов.Таким образом, можно отметить, что классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимостей внутри их.После составления классификации выполняется следующий этап -кодирование (процесс условного обозначения).Код - условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определённым правилам, установленным системой кодирования.После присвоения кодов создаётся классификатор -систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Классификаторы имеют двоякое применение:1. Для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.2. Применение кодов предусматривает хранение всех классификаторов в памяти машины, т.е. на машинном носителе в банке данных в качестве словарного фонда. Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки как поиск, хранение, выборка информации, значительно сокращает время её передачи по каналам связи.В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений и организаций документов, типизации их форм, снижения трудовых, материальных и временных затрат на обработку и подготовку информации применяются унифицированные системы классификации. В основе унифицированных систем документации лежит метод унификации, т.е. установления единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач. В настоящее время действуют следующие системы управленческих документов: система плановой документации, система первичной учётной документации, система организационно-распорядительной документации, система расчётно-денежной документации, система первичной отчётной бухгалтерской документации, система отчётно-статистической документации, система документации по ценообразованию, система документации по материально-техническому снабжению и сбыту, система документации по торговле.Система организации и ведения документации включает в себя методические и инструкционные материалы по ведению документов, содержащие описание состава используемых документов предметной области и правила их заполнения.
21.Состав и организация внутримашинного информационного обеспечения
Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы, массивы, базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.По содержанию ВИО представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Состав и структура ВИО определяется способами организации файлов, баз и банков данных, взаимосвязями между ними, развитием их во времени.Пофайловая организация информационного обеспечения состоит в формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным признакам: по смысловому содержанию, по способам использования, по назначению, по методам организации.Файл - это совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанная на магнитном диске с присвоением имени.Технологически понятия массив и файл близки по содержанию. И тот и другой представляют собой совокупность однородной жёстко организованной и поименованной информации. Однако для файла точно определено место расположения - магнитный диск, а массив информации может быть представлен совокупностью однородных бумажных документов.Для идентификации каждому файлу при записи на магнитный диск присваивается уникальное имя и расширение, уточняющее разновидность файла.По смысловому содержанию выделяют массивы данных и программные массивы.Программные массивы описывают процессы работы с данными и входят в подсистему программного обеспечения. Массивы данных являются основной частью внутримашинного информационного обеспечения.По роли машинной обработки и технологии использования массивы классифицируются следующим образом:Постоянные массивы - относятся к категории нормативно-справочных, составляют информационный базис АИТ и содержат сравнительно редко меняющиеся сведения.Формируются они до начала эксплуатации системы, в процессе работы они обновляются и изменяются по мере надобности.Текущие массивы - включают переменную информацию, поступающую в систему от управляемого объекта и характеризующую состояние внешней среды, а также сам процесс управления объектом. Чаще всего они образуются на основе первичных документов.Промежуточные массивы - возникают на этапах решения задачи и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач.Формирование этих массивов связано с потребностью в промежуточной информации, не имеющей самостоятельного значения для целей управления.Выходные массивы - хранят информацию, полученную в результате обработки исходной информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений.Хранимые массивы - чаще всего формируются на основе выходных и содержат информацию, необходимую для обработки в будущих отчётных периодах для сравнения, сопоставления данных за разные отчётные периоды, для расчётов нарастающим итогом.Поисковые информационные массивы - представляют собой совокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либо содержание определённых документов, либо конкретный объект.Служебные массивы - содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов.Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляют собой динамическую совокупность взаимосвязанных элементов информации. Создание единого информационного фонда обеспечивает систематизацию и унификацию показателей, позволяет установить терминологическое единство, однозначность описаний и связей между показателями во внутримашинном информационном обеспечении.