11 июля он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 40, 5 руб./евро.
В командировке работник потратил 850 евро, что подтверждено соот-ветствующими документами.
По возвращении из командировки он обменял остаток в размере
150 евро в обменном пункте по курсу 39 руб./евро.
Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.
19 июля работник представил авансовый отчет (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.
Курс ЦБР на 19.07.2011 составил 39, 5894 руб./евро.
Израсходовано на покупку валюты 40 500 руб. (1 000 евро х 40, 5 руб./евро).
Получено от продажи остатка аванса 5 850 руб. (150 евро х 39 руб./евро).
Итого работник фактически израсходовал 34 650 руб. (40 500 - 5 850). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.
Работнику следует вернуть в кассу организации 6 350 руб. (41 000 - 34 650).
Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения отчета, и составят 33 650, 99 руб. (850 евро х 39, 5894 руб./евро).
Постоянная разница равняется 999, 01 руб. (34 650 - 33 650, 99). Постоянное налоговое обязательство (ПНО) составит 199, 8 руб. (999, 01 руб. х 20%).
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 08.07.2011 | |||
| Выдан командированному работнику аванс в рублях | 71 | 50 | 41 000 |
| 19.07.2011 | |||
| Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету | 26 | 71 | 34 650 |
| Возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетным лицом | 50 | 71 | 6 350 |
| Отражено ПНО | 99 | 68-НП | 199, 8 |
В вышеупомянутых письмах Минфина (№ 03 03 06/1/193) и ФНС (№ КЕ-4-3/4408) предусмотрена и ситуация, когда командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рубля в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену. В этом случае сумма подлежащих возмещению работодателем расходов ра-ботника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть утверждения авансового отчета.
Полагаем, Минфин имел в виду, что сумма компенсации работнику будет пересчитываться по официальному курсу ЦБР на дату утверждения отчета. Это означает, что разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникнет.
Пример 3.
Воспользуемся условиями примера 2. При этом учтем, что справки о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 08.07.2011 | |||
| Выдан командированному работнику аванс в рублях | 71 | 50 | 41 000 |
| 19.07.2011 | |||
| Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету | 26 | 71 | 33 650, 99 |
| Возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетным лицом (41 000 - 33 650, 99) руб. | 50 | 71 | 7 349, 01 |
Как видно из приведенного примера, официальный курс ЦБР на дату утверждения авансового отчета ниже, чем тот курс, по которому валюта приобреталась в обменном пункте. Поэтому работник, который не представил справку банка о покупке (продаже) валюты, получит компенсацию в меньшем размере, чем он фактически потратил. А вот в ситуации, когда курс ЦБР на дату утверждения отчета выше курса покупки валюты, работнику выгоднее не представлять документы, подтверждающие курс покупки валюты.
О пластиковых карточках и дорожных чеках
Выдавать денежные средства под отчет командированному сотруднику можно путем их перечисления на банковскую карту. Имейте в виду, что речь идет о банковской карте организации (корпоративной), а не о карте самого работника.
Обратите внимание:
Нормативными актами ЦБР не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (имеются в виду счета, открытые для совершения операций с банковскими картами) (Письмо ЦБР от 18.12.2006 № 36-3/2408).
Корпоративные карточные счета учитываются на отдельном субсчете «Специальные счета в банках» счета 55. При использовании банковских карт составляется слип (первичный документ на бумажном носителе). Слипы и выписки банка по специальному счету являются оправдательными документами, подтверждающими командировочные расходы сотрудника.
Кроме этого, сотруднику, направляющемуся в загранкомандировку, могут быть выданы дорожные чеки (трэвел-чеки). Это платежные документы, используемые как средство обеспечения гражданина международной валютой или валютой страны пребывания. Дорожные чеки представляют собой денежное обязательство выплатить обозначенную сумму денег владельцу, чей образец подписи проставляется на чеке в момент его продажи. Эти чеки выступают как средство оплаты товаров и услуг, равноценное наличным деньгам и кредитным карточкам. В бухгалтерском учете дорожные чеки учитываются на счете 50 «Касса», субсчет «Денежные документы».
Командировочные расходы в «редкой» валюте
Для того чтобы определить расходы для целей налогообложения, осуществленные в валюте, и выявить курсовую разницу, необходимо сделать пересчет в рубли по курсу, установленному ЦБР.
До 2010 года ЦБР устанавливал курсы 118 иностранных валют по отношению к рублю (при этом для 18 валют курс устанавливался каждый рабочий день, для остальных – один раз в месяц).
С начала 2010 года был введен Перечень иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к рублю устанавливаются Банком России ежедневно (по рабочим дням)[10] (далее – Перечень), который содержал 36 наименований валют. В 2011 году[11] из перечня убрали эстонскую крону, и в нем осталось 35 наименований.
1. Австралийский доллар
2. Азербайджанский манат
3. Армянский драм
4. Белорусский рубль
5. Болгарский лев
6. Бразильский реал
7. Венгерский форинт
8. Датская крона
9. Евро
10. Индийская рупия
11. Казахский тенге
12. Канадский доллар
13. Киргизский сом
14. Китайский юань
15. Вона Республики Корея
16. Латвийский лат
17. Литовский лит
18. Молдавский лей 19. Норвежская крона
20. Польский злотый
21. Новый румынский лей
22. СДР (специальные права заимствования)
23. Сингапурский доллар
24. Фунт стерлингов Соединенного Королевства
25. Доллар США
26. Таджикский сомони
27. Турецкая лира
28. Новый туркменский манат
29. Узбекский сум
30. Украинская гривна
31. Чешская крона
32. Шведская крона
33. Швейцарский франк
34. Южноафриканский рэнд
35. Японская иена
Нередко работникам, находящимся в зарубежной командировке, приходится совершать расходы в местной валюте, курс которой ЦБР не устанавливает. Каким образом можно пересчитать данную валюту в рубли для целей исчисления налога на прибыль?
Курсом того банка, где приобреталась валюта, воспользоваться нельзя, ведь, как правило, он отличается от официального курса. Где же взять этот официальный курс?
По мнению Минфина (Письмо от 11.02.2011 № 03 03 06/1/87), расходы на командировки, выраженные в иностранной валюте, курс которой не устанавливается ЦБР, могут быть пересчитаны в рубли в соответствии с рекомендациями, приведенными в Письме ЦБР от 14.01.2010 № 6-Т.
В этом письме ЦБР разъяснил следующее. При необходимости использования в случаях, установленных законодательством РФ, курса к рублю иностранной валюты, не включенной в Перечень на дату определения курса, курс данной валюты может быть определен с использованием установленного ЦБР официального курса доллара США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса, и курса иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса.
Представим данное разъяснение в виде формулы.
Курс руб./валютыНВП = курс руб./USD / курс валютыНВП/USD, где:
Курс руб./валютыНВП – курс иностранной валюты, не включенной в перечень, к рублю (на дату определения курса);
Курс руб./USD – официальный курс доллара США к рублю, установленный ЦБР (на дату определения курса);
Курс валютыНВП/USD – курс иностранной валюты, не включенной в перечень, к доллару США (на дату, предшествующую дате определения курса).
В качестве курсов иностранных валют, не включенных в Перечень, к доллару США могут быть использованы котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете «Financial Times» (в том числе в их представительствах в Интернете).
Вот, к примеру, как можно найти курс валюты к доллару США или евро на сайте газеты «Financial Times» (www.ft.com):
1. В главном меню находим пункт «Markets».
2. В этом пункте есть выпадающий список. Находим в нем раздел «Markets Data».
3. В данном разделе есть подраздел «Data Archive». Открываем его.
4. В открывшемся новом окне внизу страницы находим категории и производим выбор:
в окне «Choose a Category» (выбрать категорию) – «Currencies» (валюты); –
в окне «Choose a Report» (выбрать сообщение) – «FT Guide to World Currencies»; –
в окне «Select a date» выбрать дату. –
5. Нажимаем «Download» (загрузить).
На экране появится отчет, где представлены список курсов нескольких десятков валют к основным мировым валютам – фунту стерлингов, доллару США, евро и японской иене, а также изменение курса за неделю.
Настоятельно рекомендуем сохранить эту информацию в электронном виде или распечатать, чтобы у налогового инспектора не возникло вопросов, откуда взялись данные по курсу «экзотической» валюты.